Praxisbeitrag: Kreative Feedbackmethoden zur Unterstützung von Prozessen und Veranstaltungen der Bürger:innen- und Öffentlichkeitsbeteiligung

Zusammenfassung

Verfahren der Bürger- und Öffentlichkeitsbeteiligung beziehen oftmals wissenschaftliches Wissen und konkrete Forschungserkenntnisse ein, sind im Rahmen der konkreten Fragestellung aber ergebnisoffen. Die Bürger:innen bzw. die beteiligten Akteur:innen (oftmals u. a. Wissenschaftler:innen) stehen im Mittelpunkt und definieren gemeinsam das Ergebnis, oder kommen je nach Verfahren auch zu unterschiedlichen Ergebnissen. Mit Blick auf die Ergebnisse ist für gute Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung das Erwartungsmanagement wichtig: Welche Form sollen die Ergebnisse haben und welchen inhaltlichen Spielraum haben die beteiligten Akteure? Für einen optimalen Austausch mit den Bürger:innen in der Wissenschaftskommunikation und in Beteiligungsverfahren braucht es daher eine kontiinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und Methoden innerhalb der Verfahren selbst. Der Beitrag gibt einen Überblick über verschiedene Formen des Feedbacks und beleuchtet konkrete Feedbackmethoden anhand von Praxisbeispielen.

1 Einführung: Feedback in der Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsbeteiligung

Aktuelle und fortwährende Krisen wie die Corona-Pandemie oder der Klimawandel machen deutlich, wie bedeutend wissenschaftliche Fakten und ihr Verständnis für die Bewältigung gesellschaftlicher Herausforderungen und die Akzeptanz damit verbundener politischer Maßnahmen sind. In einer vielfältigen Wissensgesellschaft mit zahlreichen Informationsangeboten, in der jede:r ohne viel Aufwand die eigene Interpretation der Wirklichkeit verbreiten kann, wächst die Bedeutung von guter Kommunikation über Wissenschaft und Forschung. Im Kontext von Verfahren der Bürger:innen- und Öffentlichkeitsbeteiligung ist dabei die erfolgreiche Vermittlung wissenschaftlichen Wissens und neuester Forschungserkenntnisse als ein gemeinsamer Ausgangspunkt des Prozesses relevant. Diese Informationen müssen daher die Zielgruppe erreichen und die kommunizierten Inhalte den Beteiligten nachhaltig im Gedächtnis bleiben. Aus diesem Grund ist das Einholen von Feedback der Beteiligten bei Verfahren der Bürger:innen- und Öffentlichkeitsbeteiligung und damit verbundener Wissenschaftskommunikation ein wichtiger Bestandteil.

Die folgenden drei Beispiele machen deutlich, warum Feedback so wichtig für erfolgreiche Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung ist. Der vorliegende Praxisbeitrag beschreibt im Anschluss das ‚Warum?‘ und ‚Wie?‘ von Feedback in der Bürger:innen- und Öffentlichkeitsbeteiligung als Teil der Verfahrensevaluation, und stellt konkrete Beispiele für Feedbackmethoden vor.

Einblicke in die Praxis: O-Töne

Scoping-Termin für ein wichtiges Infrastrukturvorhaben in einer nordrhein-westfälischen Großstadt. Nach einer ersten Bürger:innenkonferenz geht es nun darum, das erarbeitete Beteiligungskonzept unter Mitwirkung der Öffentlichkeit zu finalisieren. Als es um die Frage geht, wie das Vorhaben, wichtige Verfahrensschritte und Beteiligungsmöglichkeiten kommuniziert werden, meldet sich ein Schüler aus der Gegend zu Wort: „Wenn ihr die junge Generation erreichen wollt, dann dürft ihr nicht nur mit Postwurfsendungen und einem E-Mail-Newsletter arbeiten, sondern dann müsst ihr auf YouTube sein“, so sein Credo. (ifok-Veranstaltung 2017. [Eigenes Gesprächsprotokoll])

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Öffentlichkeitsbeteiligung zur Kulturpolitik eines Bundeslandes. Nach den ersten Workshops melden die Beteiligten zurück, dass die Themen zu breit und zu komplex seien, und es kaum möglich sei, konkrete Empfehlungen zu entwickeln. Man brauche mehr Austausch und Zeit zur Vertiefung der Themen. (ifok-Veranstaltung 2021. [Eigenes Gesprächsprotokoll])

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EU-Bürger:innenforum zur Zukunft Europas. Nach einem ersten Zusammentreffen zufällig ausgewählter EU-Bürger:innen mit EU-Politiker:innen herrscht Ernüchterung: Die Bürger:innen beklagen, dass sie teilweise kaum zu Wort gekommen, und keine richtige Diskussion möglich gewesen sei. Stattdessen seien zusammenhanglose Statements der verschiedenen Politiker:innen aneinandergereiht worden, ohne Bezug aufeinander, und ohne Ergebnisse. (ifok-Veranstaltung 2022. [Eigenes Gesprächsprotokoll])

2 Warum und wofür? Feedback als Teil der Evaluation

Verfahren der Bürger:innen- und Öffentlichkeitsbeteiligung beziehen oftmals wissenschaftliches Wissen und konkrete Forschungserkenntnisse ein, sind im Rahmen der konkreten Fragestellung aber ergebnisoffen. Die Bürger:innen bzw. die beteiligten Akteur:innen (oftmals u. a. Wissenschaftler:innen) stehen im Mittelpunkt und definieren gemeinsam das Ergebnis, oder kommen je nach Verfahren auch zu unterschiedlichen Ergebnissen. Mit Blick auf die Ergebnisse ist für gute Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung das Erwartungsmanagement wichtig: Welche Form sollen die Ergebnisse haben und welchen inhaltlichen Spielraum haben die beteiligten Akteur:innen? Geht es zum Beispiel darum, politische Empfehlungen, Gesetzesentwürfe, Rückmeldung zu möglichen Trassenverläufen einer neuen Bahnstrecke oder räumliche Ideen für die Planung der Neugestaltung einer Innenstadt zu erarbeiten?

Ergebnisoffene Verfahren sind lernende Verfahren, die methodisch und strukturell auf die Bedürfnisse der beteiligten Akteur:innen reagieren müssen. Für den Erfolg des Verfahrens ist es zentral, dass die beteiligten Akteur:innen mit der Durchführung zufrieden sind, um hinterher auch das Ergebnis als legitim zu empfinden (auch wenn manche Akteur:innen den Ergebnissen final nicht zustimmen können oder wollen). Um diese Verfahrenslegitimation zu erreichen, sollten Rückmeldungen und Kritik der Beteiligten gehört und, wenn sinnvoll und möglich, auch berücksichtigt werden. Wichtig ist aber: Die konzeptionelle und methodische Steuerung des Verfahrens liegt nicht bei den beteiligten Akteur:innen, sondern sollte von erfahrenen Gestalter:innen und Moderator:innen der Öffentlichkeits- und Bürger:innenbeteiligung umgesetzt werden. Andernfalls wird der Prozess schnell unstrukturiert und beliebig.

2.1 Funktionen von Feedback

Das Feedback in der Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsbeteiligung kann grundsätzlich zwei Funktionen haben, die je unterschiedliche Evaluationsansätze haben. Einerseits kann Feedback dazu beitragen, ein laufendes Verfahren zu verbessern. Es handelt sich dann um einen Beitrag zu einer formativen bzw. prozessualen Evaluation. Andererseits soll Feedback helfen, aus abgeschlossenen Verfahren für zukünftige Projekte zu lernen. Entsprechendes Feedback zahlt auf die summative Evaluation ein (vgl. dazu auch den Beitrag von Sophia Volk in diesem Band).

Im Rahmen der formativen Evaluation mit Fokus auf den Prozess wird laufend oder zu bestimmten Zeitpunkten der Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen Feedback der Zielgruppe(n) eingeholt, um daraus für die weitere Verfahrensgestaltung zu lernen und diese anzupassen (vgl. Volk in diesem Band). Grundsätzlich ergeben Feedback und eine formative bzw. prozessuale Evaluation dann Sinn, wenn ein Verfahren über einen längeren Zeitraum läuft und Verbesserungen überhaupt noch implementiert werden können. Dies kann zum Beispiel im Rahmen eines Bürger:innenrates erfolgen, der über einen bestimmten Zeitraum mehrfach tagt und dessen Sitzungen verbessert werden können. Auch wenn im Rahmen eines Beteiligungsprojekts mehrfach das gleiche Format mit verschiedenen Teilnehmenden umgesetzt werden soll, beispielsweise eine Bürger:innenkonferenz oder Fokusgruppe, empfiehlt sich dieses Vorgehen, sofern die exakt gleiche Umsetzung nicht aus anderen (verfahrenstechnischen oder wissenschaftlichen) Gründen notwendig ist. Nicht sinnvoll und umsetzbar ist eine formative Evaluation bei einmaligen Veranstaltungen oder Kommunikationsmaßnahmen.

Die summative Evaluation wird zum Ende eines Projekts gemacht und bezieht Erkenntnisse aus dem ganzen Verfahrensverlauf ein (vgl. Volk in diesem Band). So lassen sich die Ergebnisse feststellen und Schlüsse für zukünftige, ähnliche Prozesse ziehen; eine Wirkung auf das evaluierte Verfahren oder die abgeschlossenen Kommunikationsmaßnahmen selbst ist aber nicht möglich. Denn das Feedback der beteiligten Akteur:innen holt man im Rahmen der summativen Evaluation erst am Ende des Prozesses ein, zum Beispiel im Rahmen eines Fragebogens oder einer Feedbackwand (siehe Beschreibung der Methoden im zweiten Teil des Beitrags).

2.2 Inhalte von Feedbacks und was es zu beachten gilt

Inhalt von Evaluationen können verschiedene Aspekte von Verfahren der Öffentlichkeits- und Bürger:innenbeteiligung sein. Das beginnt bei der Vorbereitung, bei der Einladung zum Verfahren und der Begleitung der Teilnehmenden über die konkrete Veranstaltungs- und Prozessorganisation, die methodische, technische und organisatorische Umsetzung und Moderation, die Neutralität, Ausgewogenheit und gleichberechtigte Einbeziehung aller Beteiligten, die Transparenz bis hin zur Qualität und Umsetzung der Ergebnisse. Zu allen Bereichen lässt sich Feedback der Beteiligten einholen, sowohl im Rahmen einer summativen als auch – je nach Prozessschritt für bestimmte Bereiche – im Rahmen einer formativen Evaluation.

Wie Feedback konkret erhoben werden kann, folgt im zweiten Teil des Beitrags. Grundsätzlich richten sich die eingesetzten Methoden nach Zeitpunkt und Zweck des Feedbacks, aber auch nach der Gruppengröße, dem Verfahrensaufbau und dem Grad der Formalität sowie danach, ob das Verfahren online oder analog stattfindet. Für jede Form des Feedbacks gilt es, folgende Grundregeln zu beachten:

• Das Feedback sollte fester Bestandteil des Verfahrens sein. Es muss für alle Beteiligten zugänglich sein und alle müssen gleichermaßen gehört werden.

• Feedback sollte transparent sein und transparent umgesetzt werden, mindestens für die beteiligten Personen.

• Bei formativer Evaluation: Die mit der Durchführung betrauten Personen müssen auf das Feedback reagieren. Nicht jedes Feedback muss umgesetzt werden, aber: Wo möglich und sinnvoll, sollten Anpassungen vorgenommen werden und in jedem Fall die Reaktion mindestens innerhalb des Verfahrens transparent und nachvollziehbar gemacht werden.

Wie Feedback in der Durchführung von Öffentlichkeits- und Bürger:innenbeteiligung wirken kann, zeigen die Beispiele vom Anfang: Im Rahmen eines Infrastrukturvorhabens einer nordrhein-westfälischen Großstadt haben die Vorhabensträger neue Wege der Kommunikation auch über WhatsApp und Facebook ausprobiert, sowie YouTube-Videos erstellt. Die zuständige Ministerin hat den Beteiligungsprozess zur Kulturpolitik ausgedehnt und den Akteur:innen mehr Raum für die Arbeit an ihren Ideen gegeben. In beiden Fällen hat die Rückmeldung also zur Verbesserung der Verfahren beigetragen. Und auf europäischer Ebene überlegen die durchführenden Institutionen jetzt, wie sie bei den nächsten Zusammentreffen von Bürger:innen und Politiker:innen in Arbeitsgruppen und gemeinsamen Sitzungen die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern können.

3 Praxisbeispiele kreativer Feedbackmethoden und -formate

Bevor einzelne Methoden vorgestellt werden, geht es um die Frage, wozu es eigentlich spezifische Methoden zum Einholen von Feedback braucht. Methoden sind das Werkzeug und die Art und Weise, wie ein Ziel, in dem Fall das konstruktive Feedback, erlangt werden kann. Sie helfen dabei, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmenden systematisch zu erfassen sowie laute und leise Stimmen in Workshops und Veranstaltungen gleichwertig zu Wort kommen zu lassen.

Doch auch wenn innovative Methoden bei der Konzeption jener Verfahren eine große Rolle spielen, sei an dieser Stelle ausdrücklich gesagt: Es kommt nicht immer darauf an, innovativ und neu zu denken, vielmehr steckt der Teufel auch bei altbewährten Methoden im Detail. Entscheidend ist, den Kern der Methode zu verstehen und sie dementsprechend umzusetzen, um das gewünschte Feedback zu generieren. Auch die Feedback-Fragen sollten im Vorfeld gut und sorgfältig durchdacht sein. Eine Anregung für die Wahl der geeigneten Methoden können folgende Fragen liefern:

• Was ist der Nutzen der Feedbackabfrage? Was soll mit dem Feedback erreicht werden?

• Welche Art des Feedbacks wird benötigt? Geht es darum, ein laufendes Verfahren zu verbessern (formative Evaluation), oder soll ein abgeschlossenes Projekt bewertet werden (summative Evaluation)?

• Geht es darum, inhaltliches oder prozessuales Feedback einzuholen?

• Zu welchem Zeitpunkt im Verfahren/Projekt soll und kann Feedback eingeholt werden?

• Welches Budget steht dafür zur Verfügung?

Je nachdem, wie die Fragen beantwortet werden, lässt sich das Design des Feedbacks anlegen und eine konkrete Methode auswählen. Beispielsweise kann das Feedback entweder direkt nach einer Veranstaltung oder im Nachgang – einige Tage oder wenige Wochen später – eingeholt werden. Auch eine Kombination der beiden Varianten ist möglich.

Die folgenden Ausführungen geben eine Übersicht über einige ausgewählte Feedbackmethoden und ermöglichen einen Einblick in Verfahren, in denen umfangreiche Feedbackprozesse Einzug gefunden haben.

3.1 Das Blitzlicht

Die Blitzlicht-Methode eignet sich besonders dazu, Meinungs- und Stimmungsbilder einer mittelgroßen Gruppe von bis zu 20 Teilnehmenden zum Ausdruck zu bringen. Die Moderation stellt eine gezielte Frage zum Prozess oder einer Veranstaltung, zu der sich Freiwillige zu Wort melden. Dabei dürfen die restlichen Teilnehmenden das Gesagte nicht kommentieren und auch die Moderation leitet keine Diskussion zu dem Gesagten an. Lediglich Verständnisfragen durch die Moderation sind zugelassen. Das aus einer Blitzlichtrunde entstandene Bild kann helfen, die Arbeitssituation positiv zu gestalten und lösungsorientiert zu verändern. Für diese Feedbackmethode sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden. In der Praxis hat sich die Regel 1–2 min pro Person bewährt.

Eine gute Visualisierung und Ergebnissicherung durch die Moderation spielen eine besondere Rolle bei der Durchführung des Blitzlichts. Sie soll den Teilnehmenden Wertschätzung und Verständnis vermitteln und Raum für Bedürfnisse und Befindlichkeiten einräumen. Jede Aussage, egal ob zu den Inhalten des Projekts, dem eigenen Wohlbefinden oder zum Wetter, wird aufgenommen. Dabei entscheidet die Moderation nicht über die Wichtigkeit einer Aussage! Mit etwas Abstand lassen sich auch aus scheinbar unwichtigen Bemerkungen wertvolle Hinweise gewinnen.

Die Blitzlichtrunde wird häufig am Ende einer Veranstaltung oder eines Prozesses durch eine konkrete Frage eingeleitet. (z. B. „Was nehme ich mit?“; „Was ist mir klar geworden?“; „Was ist für mich unklar geblieben?“). Sie kann jedoch zu jeder Zeit und flexibel eingesetzt werden. Am Ende der Runde sollte die Moderation die Anmerkungen bündeln und eventuell Schlussfolgerungen zur Diskussion stellen. Vor Ort werden für diese Methode lediglich Moderationswände und -karten sowie Stifte benötigt. Im digitalen Raum eignen sich virtuelle Whiteboards wie bspw. Mural, Miro, Conceptboard etc.

Varianten

Die Teilnehmenden finden sich kurz in spontanen Zweier- oder Dreiergruppen zusammen und diskutieren über eine durch die Moderation vorgegebene Fragestellung. Im Plenum werden die Zweier- oder Dreierteams um ein kurzes Statement gebeten. Die Zahl der Blitzlichter kann dadurch wesentlich niedriger ausfallen (bspw. max. fünf). Bei Bedarf können auch Gegenstände genutzt werden, die der Reihe nach herumgegeben werden. Dabei haben die Teilnehmenden bspw. die Wahl zwischen einem Koffer (alternativ einer Tasche) und einem Radiergummi/Blitz. Der Koffer steht für die wichtigsten „Takeaways“ aus dem Prozess, wohingegen der Radiergummi/Blitz für die Dinge steht, die sich die Teilnehmenden anders gewünscht hätten. Beide Varianten lassen sich sowohl vor Ort als auch digital umsetzen.

3.2 Feedbacksitzung

Mithilfe einer dem Prozess/Verfahren nachgelagerten Feedbacksitzung lässt sich in einer offenen Runde konstruktives Feedback, sei es Lob oder auch Kritik der Teilnehmenden, einholen. Eine solche Sitzung lässt sich ebenfalls direkt nach bzw. zum Ende einer Veranstaltung umsetzen. Erfahrungsgemäß eignet sich hierbei die Kopplung weiterer Methoden, wie beispielsweise die Arbeit mit einer Feedbackwand (siehe Abschn. 3.3).

Im Bürger:innenrat Klima 2021 bspw. haben unter der Schirmherrschaft von Bundespräsident a. D. Horst Köhler insgesamt 160 zufällig ausgewählte Bürger:innen Empfehlungen und Leitsätze erarbeitet, wie Deutschlands Klimapolitik gestaltet werden müsste, um die Pariser Klimaschutzziele einzuhalten. Ein insgesamt sehr komplexer und umfangreicher Prozess, in den neben Bürger:innen auch Akteur:innen (Expert:innen) aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft eingebunden waren. In insgesamt zwölf Sitzungen haben die Bürger:innen in der Auseinandersetzung mit den Informationen seitens der Expert:innen in intensiver Kleingruppenarbeit konkrete Maßnahmenbündel erarbeitet und im Anschluss an die Politik übergeben. Um diesen komplexen Prozess zu evaluieren, hat sich das Projektteam für eine Kombination aus formativer und summativer Evaluation entschieden. Diese sah wie folgt aus:

Zur Halbzeit des Bürger:innenrates hat eine „Feedbacksitzung“ mit zufällig ausgewählten Teilnehmenden (insgesamt acht Bürger:innen der 160 Teilnehmenden des Bürger:innenrates, jeweils zwei Teilnehmende pro Themenfeld des Bürge:innnenrates) stattgefunden.

Die folgende Übersicht zeigt einen exemplarischen Ablauf der Feedbacksitzung:

• 1. Kurze Begrüßung und Dank, Vorstellung der Anwesenden, Intention und Erwartungsmanagement, kurze Runde zum Ankommen (nur Teilnehmende): Welches Gefühl ist bei Ihnen gerade am stärksten, wenn Sie an den Bürger:innenrat denken? Bitte nur einen Satz.

• 2. Fokus auf konkrete Fragen an die Teilnehmenden, dann immer einmal die Runde durch, sodass jede:r etwas sagen kann. Folgende Themen wurden diskutiert: Arbeitsweise und Struktur, Referent:innen, Qualität der Moderation und Diskussion, Technik und Informationsmaterial, Transparenz des Bürger:innenrat-Prozesses, Klarheit der Zielsetzung (Ist nachvollziehbar, worum es beim Bürger:innenrat Klima geht und warum er einberufen wurde?)

• 3. Kurze Abschlussrunde

Die Sitzung hat dem Projektteam geholfen, den weiteren Prozess zu optimieren und an die Bedürfnisse der Beteiligten anzupassen. Beispielsweise forderten die Bürger:innen insgesamt mehr Zeit für Austausch innerhalb der Kleingruppen, wodurch die Bürger:innen in den nachfolgenden Sitzungen mehr Zeit zur Diskussion und Reflexion bekamen.

Um den Gesamtprozess des Bürger:innenrates am Ende umfangreich auszuwerten, wurden zeitnah nach dessen Abschluss alle am Prozess beteiligten Akteur:innen um Feedback mithilfe eines Fragebogens (siehe auch Böhmert und Abacioglu in diesem Band) gebeten. Dieser wurde den Teilnehmenden digital mit einer Rücklauffrist von 14 Tagen zur Verfügung gestellt und der Link zur Teilnahme per per E-Mail versendet. Damit die Teilnehmenden motiviert und mit einem guten Erinnerungsvermögen Rückmeldung zum Prozess geben können, ist die zeitliche Komponente besonders wichtig. Aus diesem Grund hat die Moderation während der Veranstaltungen des Verfahrens bereits den Fragebogen angekündigt und die Teilnehmenden des Bürger:innenrates zur Teilnahme und aktiven Mitarbeit motiviert. Von insgesamt 160 Teilnehmenden des Bürger:innenrates haben sich 148 Teilnehmende an dem Fragebogen beteiligt, 109 Teilnehmende haben ihn abgeschlossen und ihre Eingaben abgeschickt. Als zentrale Erkenntnis aus den Rückmeldungen lässt sich festhalten, dass sich die Teilnehmenden solcher Prozesse mehr Zeit zur Deliberation im Prozess gewünscht hätten sowie die Verstetigung solcher und ähnlicher Formate. Dennoch: Mit 94,6 % würde der Großteil mit großer Wahrscheinlichkeit wieder an einem Bürger:innenrat teilnehmen. Die Stimmung wurde von den Teilnehmenden als gut (56,8 %) bis sehr gut (31,2 %) empfunden, und neben dem Gemeinschaftsgefühl wurde vor allem die Diskussion in den Kleingruppen besonders hervorgehoben. Ausschlaggebender Grund für die Teilnahme war das Interesse am Thema und der Wunsch zur Mitwirkung. In der Auswertung wurde deutlich, dass die Veranstaltung insgesamt besser bei Menschen mit hohem Bildungsabschluss sowie bei Frauen ankam.

3.3 Feedbackwand

Die Feedbackwand ist ein gängiges Medium, welches es Teilnehmenden ermöglicht, ihr Feedback (Wünsche, Anregungen sowie sonstige Rückmeldungen und Fragen) für alle sichtbar im (virtuellen) Raum anzubringen. Hierfür steht den Teilnehmenden eine Wand (Flipchart vor Ort oder digitales Whiteboard online) zur Verfügung. Da am Ende eines Prozesses/einer Veranstaltung häufig die Motivation der Teilnehmenden sinkt, empfiehlt es sich, explizit Zeit für eine kurze und stille Reflexionsrunde einzubauen und den Teilnehmenden konkrete Frage- oder Aufgabenstellungen für Feedback mitzugeben. Dies kann beispielsweise durch Icons und einer unterschiedlichen Farbgebung unterstützt werden. Vor Ort werden dafür Moderationswände, verschiedenfarbige Klebepunkte, Stifte und Brownpaper benötigt. Im digitalen Raum kann mit virtuellen Whiteboards, Symbolen und Skalenabfragen gearbeitet werden. Hier empfiehlt sich, den Teilnehmenden eine technische Einführung in die Nutzung des Tools zu geben.

Hier ein Beispiel für eine Feedbackwand (Abb. 1):

Abb. 1

(Quelle: eigene Darstellung)

Feedbackwand.

Varianten

Für die Ausgestaltung der Feedbackwand gibt es verschiedene Varianten.

Digitales Whiteboard: Im Rahmen des Strategiedialogs Automobilwirtschaft Baden-Württemberg (SDA) hat 2021 das Bürger:innenforum „Digitalisierung der Mobilität“ als Online-Veranstaltung stattgefunden. Ziel des Bürger:innenforums war es, die Nutzer:innenperspektive als einen Grundpfeiler digitaler Geschäftsmodellentwicklungen in den aktuellen Wandel der Automobilindustrie einfließen zu lassen. In insgesamt vier digitalen Sitzungen haben die Teilnehmenden über das Thema diskutiert und Handlungsempfehlungen an Politik, Wirtschaft und Gesellschaft entwickelt. Für eine kontinuierliche und transparente Dokumentation wurden die Diskussionen und Ergebnisse an einem umfangreichen digitalen Whiteboard festgehalten. Die Teilnehmenden erhielten die Möglichkeit, sich zu jeder Zeit frei auf dem Whiteboard zu bewegen und die Inhalte der Sitzungen einzusehen, etwa Präsentationen und Informationen zu Expert:innen und dem Prozess insgesamt, sowie Feedback, Fragen, Anregungen und Kritik zum Prozess zu geben. Diese Variante ermöglichte den Teilnehmenden, anonymes Feedback über den gesamten Zeitraum des Prozesses zu geben, auf welches noch während des Prozesses eingegangen werden konnte.

Insgesamt hilft diese transparente und kontinuierliche Art des Feedbacks, den Prozess noch während der Laufzeit zu optimieren und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmenden zu reagieren. Ein positiver Nebeneffekt: Die Teilnehmenden fühlen sich gehört. Im besten Fall sorgt ein kontinuierlicher Blick auf die Feedbackwand zu Beginn jeder Sitzung für eine positiven Arbeitsatmosphäre – denn: Die Teilnehmenden fühlen sich in den Prozess integriert und wertgeschätzt.

Hier ein Einblick in mögliche Fragen des digitalen Whiteboards mit integrierter Feedbackwand:

• Was war super/hat gut funktioniert und sollte beibehalten werden?

• Was war nicht so gut und sollten wir ändern?

• Gibt es Ideen, um noch effektiver im digitalen Whiteboard arbeiten zu können?

• Allgemeine Gedanken und Fragen

Die Punkteabfrage: Mithilfe dieser Variante können die Teilnehmenden konkrete Fragen zum Prozess/der Veranstaltung auf Moderationswänden „bepunkten“ und dadurch bewerten. Hierbei können mit Stimmungsbarometern wertvolle Erkenntnisse über Bedürfnisse und weitere steuerungsrelevante Informationen gewonnen werden. Dazu bekommen alle Teilnehmenden dieselbe Anzahl an Punkten (analog: Klebepunkte – digital: Symbole). Die Moderation leitet die Fragestellungen für das Feedback ein und gibt den Teilnehmenden einen Moment, sich auf den jeweiligen Skalen/Stimmungsbarometern zu verorten. Die Teilnehmenden dürfen ihre Punkte auf dem für sie relevantesten Thema häufen, oder aber sie verteilen die Punkte auf die unterschiedlichen Kategorien. Auch eine Kombination aus beidem ist möglich. Nachdem sie ihre Punkte vergeben haben, fasst die Moderation die Ergebnisse zusammen und gibt die Rangfolge der einzelnen Kategorien und Bewertungen wieder. Je nach Fragestellung sollte darauf geachtet werden, ob die Punkteabfrage in einem geschützten Rahmen stattfindet und die Teilnehmenden bei der Abfrage anonym bleiben, oder ob die Abfrage offen und für alle transparent verläuft.

Die Skalenabfrage: Mithilfe vorgefertigter Skalen, z. B. von 0 bis 10 oder von unwichtig bis sehr wichtig, lassen sich sehr unterschiedliche Inhalte abfragen. Zudem können sie während eines Prozesses oder am Ende für Feedback und Evaluation eingesetzt werden.

3.4 Aufstellung im Raum

Die Aufstellung im Raum ermöglicht es nicht nur Informationen und Stimmungsbilder für alle sichtbar zu machen, sondern bringt die Teilnehmenden in Bewegung. Die Methode kann also auch als Energizer genutzt werden. Hierzu gibt die Moderation Fragen vor, nach denen sich die Teilnehmenden im Raum positionieren. Zu Beginn eignet sich eine einfache Frage als Ice-Breaker wie beispielsweise „Wie geht es dir?“. Im Raum wird ein Punkt als „sehr gut“ und ein anderer, durch eine imaginäre Linie mit dem ersten verbunden, als „ausgelaugt und müde“ (o. ä.) definiert. Die Teilnehmenden stellen sich entlang der imaginären Linie auf, und einzelne können je nach Zeit von der Moderation auch zu ihrer Positionierung befragt werden. Anschließend kann mit den Themen und Fragen fortgefahren werden, die auf die konkrete Evaluation der Veranstaltung oder des Prozesses einzahlen.

Ein weiterer schöner Nebeneffekt: Die Methode sorgt für ein Gemeinschaftsgefühl und regt die Kommunikation der Teilnehmenden untereinander an. Für diese Methode werden vor Ort lediglich die entsprechenden Räumlichkeiten benötigt. Für eine digitale Alternative lässt sich die Aufstellung im Raum mithilfe eines vorbereiteten Whiteboards umsetzen. Dazu schreiben die Teilnehmenden ihre Namen auf ein Kärtchen und platzieren es an der entsprechenden Stelle im Whiteboard.

Varianten

Während der Veranstaltung geht ein Mitglied des Organisationsteams durch den Raum und sammelt O-Töne und Statements der Teilnehmenden. Diese werden für alle gut sichtbar auf Moderationswände notiert und an unterschiedlichen Orten im Raum platziert. In einer abschließenden Runde verliest die Moderation die verschiedenen Statements und bittet die Teilnehmenden, sich an dem jeweiligen Statement zu positionieren, das ihrer Haltung/Meinung am ehesten entspricht. Als Ergänzung können die Teilnehmenden dann zum von ihnen ausgewählten Statement interviewt werden.

4 Fazit

Gute Wissenschaftskommunikation und Beteiligung gelingen nur dann, wenn die Zielpersonen und Beteiligten aktiv an den Prozessen teilnehmen und sich mit ihren Ideen und Anregungen einbringen. Für einen optimalen Austausch mit Bürger:innen in der Wissenschaftskommunikation und in Beteiligungsverfahren braucht es eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und Methoden. Feedback ist hierfür ein essenzieller Bestandteil.

Nachdem die Funktionen und Abläufe verschiedener Feedbackmethoden mit entsprechenden Praxisbeiträgen näher beleuchtet wurden, schließt der Beitrag mit folgendem Appell:

• 1. Ergebnisoffene Verfahren sind lernende Verfahren und deshalb auf Feedback während des Prozesses angewiesen. Trotzdem sollte Feedback auch am Ende des Prozesses nicht außer Acht gelassen werden.

• 2. Feedback lässt sich bereits niedrigschwellig im Verfahren integrieren. Methoden wie die Aufstellung im Raum ermöglichen die Teilnahme aller und sorgen nicht nur für Rückmeldung zum Prozess, sondern wirken gleichzeitig als aktivierendes Element während laufender Veranstaltungen.

• 3. Die ausgewählten Feedbackmethoden müssen nicht immer innovativ sein. Auch klassische Methoden können Interessantes zutage fördern. Je konkreter die Fragen für die Formulierung von Feedback, desto präziser und konstruktiver fällt das Feedback der Teilnehmenden aus.

• 4. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sich bereits während der Konzeption des Verfahrens konstruktiv und kritisch mit dem Prozess auseinanderzusetzen und Feedback von Anfang an einzuplanen. Gut durchdachtes, strukturiertes und frühzeitiges Feedback trägt zum Erfolg von Austausch und Beteiligung bei, da es ermöglicht zu lernen und auf die Bedürfnisse der beteiligten Akteur:innen in einem Prozess zu reagieren. Aus diesem Grund ist Feedback zum Prozess gekoppelt mit Aspekten einer summativen Evaluation oftmals eine gute Lösung.

• 5. Zu guter Letzt braucht gutes Feedback eine Offenheit im Prozess. Feedback ist erst dann legitim, wenn es Veränderungen ermöglicht und zulässt.