Zusammenfassung
Viele der Konzepte, die wir mit elektronischen Arbeitsprozessen verbinden, entstammen noch der Papierwelt. Dies betrifft unsere Arbeitsorganisation nach individuellen Zuständigkeiten. Es setzt sich fort in der Strukturierung unserer Ablage nach Organigramm („Siloablage“). Objektorientierte Aktenpläne stammen aus der Papierwelt und erweisen sich als Modell für die E-Akte als wenig geeignet. Und schließlich entpuppen sich auch viele Workflows und etliche Standardverfahren als Relikte aus einer anderen Zeit. Eine Bewusstmachung dieses Verhaftetseins unseres Denkens in der Vergangenheit kann uns helfen, die digitale Akte mit ganz neuen Ideen zu gestalten.
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Notes
- 1.
- 2.
Deshalb wird in der älteren Literatur zur Schriftgutverwaltung ein „Vorgang“ noch definiert als „ein eingehendes Schriftstück mit zugehöriger Antwort“.
- 3.
Der folgende Abschnitt folgt weitgehend dem Buch von Martina Müll-Schnurr und mir, [3].
- 4.
Wirkliche Prozessoptimierung ist aber noch etwas anderes. Ich gehe darauf noch einmal ausführlich in Kap. 4 ein.
- 5.
Zur Tendenz unserer Verwaltungen und Unternehmen, mit komplizierten Verfahren auf Zunahme von Komplexität zu antworten, vgl. [5].
- 6.
Vgl. [2].
- 7.
Zur Abgrenzung von den papierbasierten Aktenplänen verwenden wir dafür den Begriff „Ordnerplan“. Das Wort „Aktenplan“ bedeutet künftig in diesem Buch immer „papierbasierte eindimensionale Ordnungsstruktur“.
- 8.
Staatliche Behörden auf Bundes- und Länderebene sind weniger betroffen, weil die Anzahl ihrer Prozesse und der von ihnen betreuten Objektkategorien sehr viel geringer ist.
- 9.
Zu Fachverfahren und der Schnittstellenproblematik bei der DMS-Beschaffung siehe auch Kap. 8.
- 10.
„Bank findet neue Mails zu EnBW“, Stuttgarter Zeitung, 29. März 2012.
Literatur
Thea Miller: The German Registratur, Dissertation, University of British Columbia, 1997
Wolf Steinbrecher: Produktorientierte Ablage: Optimierung des Dokumentenmanagements in der Kommunalverwaltung, Richard-Boorberg-Verlag, 2007
Wolf Steinbrecher, Martina Müll-Schnurr: Prozessorientierte Ablage. Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur; 3., überarbeitete Auflage, SpringerGabler, 2014
Optimal Systems: http://www.optimal-systems.de/software/spezialloesungen/post-rechnungseingangsbearbeitung.html?gclid=CLLag9KC4LYCFc3HtAodBG4AdA (abgerufen am 31. Mai 2014)
Yves Morieux: Six Simple Rules. How to Manage Complexity without getting complicated, The Boston Consulting Group, 2014
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Steinbrecher, W. (2020). Was uns bremst: der Geist des Papiers. In: Steinbrecher, W. (eds) Agile Einführung der E-Akte mit Scrum. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7_2
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Publisher Name: Springer Gabler, Berlin, Heidelberg
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