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Teamarbeit! Eine Vision der E-Akte

Wie wollen wir unsere Arbeit im 21. Jahrhundert gestalten?

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Agile Einführung der E-Akte mit Scrum

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Zusammenfassung

Die Zukunft gehört der Teamarbeit. Selbstorganisierte Teams, die ihre Aufgaben als sinnvoll und herausfordernd betrachten, sind von einer geradezu überbordenden Produktivität. Die öffentliche Verwaltung wird ihre Herausforderungen nur meistern können, wenn sie Teamarbeit dort, wo sie sinnvoll ist, unterstützt. Digitalisierung ist ein wesentliches Mittel dazu. Aber neue Technik reicht nicht aus, sie ist nur Mittel zum Zweck. Was not tut, ist Zukunftsvisionen zu entwerfen, die an bestehenden Erfahrungen und Tendenzen kollaborativen Arbeitens anknüpfen.

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Notes

  1. 1.

    Ich denke hier vor allem an Kommunalverwaltungen, die mit einzelnen Bürgeranliegen zu tun haben.

  2. 2.

    Vgl. die Aussage von Andreas Schleicher, Leiter des OECD-Direktorats und Chefkoordinator der Pisa-Studie, von Anfang 2019: „Es muss Schluss mit dem Einzelkämpfertum in den Klassenräumen sein. Lehrer müssen viel mehr gemeinsam Unterricht vorbereiten und auf Plattformen gezielt Unterrichtskonzepte austauschen. Da sind andere Länder viel weiter – bis hin zum regelmäßigen gegenseitigen Unterrichtsbesuch.“ (in [12]).

  3. 3.

    Eine gewagte Behauptung. Malik ignoriert zum Beispiel die Arbeitssymbiose von Goethe und Schiller ebenso wie die Entstehungsgeschichte des „West-östlichen Diwan“. Auch wie Brechts Stücke auf der Bühne, im Schauspielerteam, entstanden (wie vermutlich auch die Shakespeares).

    „Außerdem sind künstlerische Tätigkeiten ein sehr schmales (wenn auch bedeutendes) Segment unseres Tuns. Im Gegenzug würde ich fragen, welcher Einzelkämpfer denn eine Rheinbrücke, eine Autobahn oder einen Wolkenkratzer gebaut hat. Oder um bei den bedeutenden Zeichen der Menschheit zu bleiben: die Freiheitsstatue, den Eiffelturm oder die Chinesische Mauer.“ (Anmerkung Franz Noll).

  4. 4.

    Aber die (mangelnde) Effizienz von Teams war in Wahrheit nicht die Frage von Prof. Malik. Sondern die, ob Führungskräfte teamfähig sein müssten. Und seine, auch für Professoren, tröstliche Botschaft lautet: „Nein, müssen sie nicht.“

  5. 5.

    Anmerkung von Franz Noll, persönliche Mitteilung.

  6. 6.

    Vgl. zum Beispiel die Darstellung des Schulsystems in [10].

  7. 7.

    Sutherland und Schwaber (der zweite Begründer) verwahren sich dagegen, Scrum als „Projektmanagementmethode“ zu bezeichnen, weil es wesentliche Elemente nicht enthält, die zum Projektmanagement dazu gehören (z. B. kommt die Rolle des Auftraggebers nicht vor). Allerdings wird Scrum vorwiegend in der Projektarbeit und nicht bei Routineaufgaben angewendet.

  8. 8.

    Zu Retrospektiven siehe unten Kap. 6.

  9. 9.

    Wir verwenden hier das Kürzel PDSA (Plan – Do – Study – Adjust) anstatt des verbreiteteren PDCA (Plan – Do – Check – Act). Zur Begründung siehe [7].

  10. 10.

    Für den Menschen stellen Individuierung und Gesellschaftlichkeit einen Scheingegensatz dar. Der Satz von Margaret Thatcher es gebe keine Gesellschaft, sondern nur Einzelpersonen, stellt einander bedingende Dinge gegeneinander. Nur in Gesellschaft kann der Mensch sich zum Individuum entwickeln – und sich vereinzeln.

  11. 11.

    Vgl. [13], Seite 11.

  12. 12.

    Slack ist hier nur als Beispiel genannt. Auch „Teams“ und „yammer“ sind ähnliche Plattformen.

  13. 13.

    Und auch Projekte sind nach dem überkommenen klassischen Projektmanagement gar nicht als crossfunktionale Teams organisiert, sondern sehr hierarchisch… Alle Experten sind dem Dompteur (vulgo Projektleiter) untergeordnet; er organisiert die Arbeit im Projekt und verantwortet das Projektergebnis.

  14. 14.

    Siehe [4], Seite 37.

  15. 15.

    Derartig unscharfe Erläuterungen findet man in vielen Beiheften zu Aktenplänen (hier der Bayerische Einheitsaktenplan [6], zitiert nach [5], Seite 7). In der Drucksache zum eGovernment-Gesetz des Bundes wird die Definition des Vorgangs übersprungen und direkt zu einer nebulösen Erklärung dessen, was eine Akte sei, gegangen: „Eine elektronische Akte ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente…“ [16], Seite 38.

  16. 16.

    [9], S. 1031.

  17. 17.

    Flow (englisch „Fließen, Rinnen, Strömen“) bezeichnet das als beglückend erlebte Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung in einer Tätigkeit, die wie von selbst vor sich geht. Der Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi entwickelte die Flow-Theorie aus der Beobachtung u. a. von Chirurgen und Extremsportlern. (nach Wikipedia).

  18. 18.

    Vgl. die Interviews mit DMS-Anwendern in Kap. 16.

  19. 19.

    Das praktische Problem dabei ist, dass viele Software-Lieferanten diesen Aspekt völlig ausklammern. „Wir bieten ein Dokumentenmanagement an, keine umfassende Arbeitsorganisation.“ Solche Produkte bieten nur ein Drittel des möglichen Nutzens, der in der Digitalisierung steckt.

  20. 20.

    In englischen Texten wird hierfür der Begriff „entity“ verwendet, im Sinne eines Etwas „that exists at itself, as a subject or potentially, concretely or abstractly, physically or not.“ [8] Im Deutschen wird „Entität“ wenig verwendet, und der entsprechende Artikel in der deutschen Wikipedia fällt durch seine Unkonkretheit auf. Der Normenkontrollrat spricht im überbehördlichen Kontext von „Registern“. Wir haben uns für den Begriff „Objektkategorie“ entschieden.

  21. 21.

    Auf der anderen Seite führt das zu einer völligen Überbewertung der Schnittstellen des DMS zu Fachverfahren. Vgl. dazu Kap. 11.

  22. 22.

    [15], S. 2750. § 7 schreibt dann vor, dass nach dem Einscannen von Papierdokumenten diese in der Regel zu vernichten sind.

  23. 23.

    Dr. Christoph Popp, Leiter der Stadtarchivs Mannheim, in [14].

  24. 24.

    [16], Seite 38 f.

  25. 25.

    Für dieses und die folgenden Zitate siehe [16], Seite 38 f.

Literatur

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  1. Forum Agile Verwaltung e. V., Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland

    Wolf Steinbrecher

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Steinbrecher, W. (2020). Teamarbeit! Eine Vision der E-Akte. In: Steinbrecher, W. (eds) Agile Einführung der E-Akte mit Scrum. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7_1

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  • Publisher Name: Springer Gabler, Berlin, Heidelberg

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