Abschied vom Papierarchiv – Steuerberater schaffen Grundlage zum rechtssicheren ersetzenden Scannen und leisten damit einen Beitrag zur Entbürokratisierung

Zusammenfassung

In der Diskussion um den Bürokratieabbau in Deutschland wird häufig betont, dass insbesondere die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland Nutznießer sein sollen. Gleichwohl kommen die Entbürokratisierungsbemühungen oftmals nicht bei ihnen an. So verursacht beispielsweise das Handling und die Archivierung von Papierrechnungen jährliche Kosten in Höhe von 3,2 Mrd. Euro.

Die Steuerberater wollen und können hier als Multiplikatoren wirken, um das Thema Entbürokratisierung in die KMU zu tragen. Denn die Übernahme von Aufgaben im Bereich der Buchführungs‐ und Aufbewahrungspflichten ist nach wie vor eine Kerntätigkeit des steuerberatenden Berufs. Hierbei wird zunehmend mit digitalen und digitalisierten (gescannten) Belegen gearbeitet. In der Praxis führt dies allerdings bislang zu einer Verdopplung des Arbeitsaufwandes, indem sowohl die Papier‐ als auch die gescannten Belege aufbewahrt werden, da bei den KMU und den Berufsangehörigen häufig noch Unsicherheit bei der praktischen Durchführung eines ersetzenden Scannens, d. h. der Vernichtung des Papierbelegs nach dem Scanvorgang, besteht.

Vor diesem Hintergrund haben der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam eine Muster‐Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege entwickelt, die im März 2014 veröffentlicht wurde. Sie bietet als erstes branchenspezifisches Vorgehensmodell für Berufsangehörige und KMU eine Hilfestellung, Belege in einem strukturierten Verfahren zu scannen und sodann zu vernichten, ohne gegen geltende Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen.

Richard Deußen ist Steuerberater und vereidigter Buchprüfer in Heinsberg und zugleich Vorsitzender des Verbändeforums EDV des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) sowie Vorsitzender des Vertreterrats der DATEV eG, Nürnberg.