E-Mail-Archivierung – von der Blackbox zum Information Management

E-Mails haben unser (Geschäfts-)Leben nicht nur verändert – sie haben es auf den Kopf gestellt. Die Qualität und der Stil unserer Kommunikation sind anders geworden, das Tempo der Korrespondenz hat sich drastisch erhöht. Und weil es so einfach ist, E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig zu schicken oder weiterzuleiten, wächst das Mailaufkommen stetig. Ein Ende ist nicht in Sicht. Die Archivierung von E-Mails wird dennoch in vielen Unternehmen vernachlässigt. Im Posteingangsordner werden Mails oft so lange gespeichert, bis die Systeme überlastet sind, und danach irgendwo abgelegt – meist erledigt dies jeder Mitarbeiter nach eigenem Ermessen, es gibt häufig weder einheitliche Regeln noch Strukturen dafür. Dabei ist die E-Mail-Archivierung ein äußerst brisantes Thema – denn es geht nicht nur um die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen und Richtlinien, sondern um viel mehr: E-Mails enthalten Informationen. Und diese Informationen bzw. der schnelle Zugriff darauf sind das Betriebskapital eines Unternehmens.