Zusammenfassung
Ein entscheidender Faktor für das Gelingen eines E-Akten-Projekts ist der Geist der Innovation. Projekte, die aus diesem Geiste heraus leben, haben eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit als Projekte, die sich selbst nur der Erfüllung gesetzlicher Notwendigkeiten verstehen. Um den „wind of innovation“ wehen zu lassen, müssen im Projekt zwei Rollen gut besetzt sein: ein Product Owner, der ein Innovator ist, und Auftraggeber, die bereit sind, dem Projekt gegenüber eine unterstützende Haltung einzunehmen („dienende Führung“).
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Das wäre also ein Endpunkt der 5-Warum-Methode.
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Der technische Projekt-Bias ist eine Form des Planungsfehlschlusses (englisch planning fallacy). Damit wird die Tendenz beschrieben, den Aufwand einer komplexen Aufgabe oder eines Projekts systematisch zu unterschätzen. Vgl. [2].
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Das genauer zu beschreiben, würde den Rahmen dieses Buches sprengen. Ich habe gute Erfahrungen gemacht, innerhalb eines vorgegebenen Aktenplans Ableitungen zu bilden, die die Prozesse beinhalten (vgl. die Seminare „Prozessorientierte Anwendung des Einheitsaktenplans“ bei der bayerischen Verwaltungsschule. Die grundsätzliche Darstellung der prozessorientierten Ablage findet sich in [5].
Literatur
Bundesministerium des Innern, Referat O 1: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Webseite des BMI, ohne Datum, abrufbar unter http://www.verwaltung-innovativ.de/DE/E_Government/orgkonzept_everwaltung/orgkonzept_everwaltung_node.html
Dan Lovallo, Daniel Kahneman: Delusions of Success: How Optimism Undermines Executives’ Decisions. In: Harvard Business Review. July 2003, S. 56–63
Malcolm Gladwell: The Tipping Point: How Little Things Can Make a Big Difference, First Back Bay paperback edition, 2001
Gerhard Wohland, Matthias Wiemeyer: Denkwerkzeuge der Höchstleister: Warum dynamikrobuste Unternehmen Marktdruck erzeugen, Unibuch Verlag Lüneburg, 2012
Wolf Steinbrecher, Martina Müll-Schnurr: Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. 3. Aufl. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2014.
Dave Logan, John King, Halee Fischer-Wright: Tribal Leadership. Leveraging Natural Groups to Build a Thriving Organization, Harper Business, 2011 [2008]
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Steinbrecher, W. (2020). Phase A: Ein DMS-Projekt starten. In: Steinbrecher, W. (eds) Agile Einführung der E-Akte mit Scrum. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7_9
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