Kontrolle — Auswertungen

Zusammenfassung

Die Produktionsabteilung der Chemischen Werke AG ist in sechs (große) Kostenstellen mit Unterkostenstellen gegliedert. Die Kostenstellen FS201 und FS202 sind Herrn Ackermann unterstellt, Herr Besberger ist für FS203, eine sehr große Kostenstelle, verantwortlich, und Herr Schiemens ist für FS204 bis FS206 zuständig. Die Kostenstellenleiter der Produktionsabteilung treffen sich regelmäßig am zweiten Montag jeden Monats um 8 Uhr zu abteilungsspezifischen Kostenbesprechungen. Wenn der Montag ein Feiertag ist, dann verschiebt sich die Sitzung auf den nächsten Werktag. Dazu erhalten sie jeweils am davor liegenden Freitag bis 14 Uhr einen Kostenbericht von der Controlling-Abteilung. Ist der Freitag ein Feiertag, so muß dieser Bericht bereits am Donnerstag bis 16 Uhr vorliegen.

Diese Regelung wurde von der Geschäftsleitung getroffen, um den Kostenstellenleitern die Möglichkeit zu geben, den jeweiligen Kostenbericht über das Wochenende in Ruhe zu studieren. Möglich wurde der kurze Auswertungszeitraum von oft weniger als einer Woche nach Monatsende dadurch, daß die Geschäftsleitung vor einem Jahr Horst Friedrich von der Beselheimer GmbH wegengagniert und ihm die Neuorganisation der Controlling-Abteilung übertragen hatte. Davor dauerten derartige Auswertungen meist einen ganzen Monat, sodaß die Kostenstellenleiter gar nicht mehr wußten, wie es zu den Abweichungen kam. Sie sträubten sich daher auch immer wieder gegen einen Jour Fixe für die Kostenbesprechungen, meist derart, daß sie kurzfristig wichtige Termine außer Haus wahrnahmen.

Am 9. Juni findet wieder eine Kostenbesprechung der Kostenstellenleiter der Produktionsabteilung statt. Der Abteilungsleiter Herbert Huber leitet die Sitzung. Als Auskunftsperson ist Maria Wegener von der Controlling-Abteilung anwesend. Die Kostenstellenleiter bekamen am Freitag davor, wie üblich, den Kostenbericht für den Monat Mai. Er ist in Tabelle 1 wiedergegeben. Der Kostenbericht enthält für jede Kostenstelle die Istkosten und Sollkosten (in Tsd) des jeweiligen Monats und auch kumulierte Kosten von Januar bis Mai. Für jede Kostenstelle werden damit zwei Abweichungen ermittelt und sowohl mit ihrem absoluten Betrag als auch in Prozent der Sollkosten ausgegeben. Die Sollkosten entsprechen den Plankosten, bereinigt um Beschäftigungsabweichungen und um Preisabweichungen der Inputfaktoren. Die Abweichungen sind daher im wesentlichen Verbrauchsabweichungen (Mengenabweichungen).

Die Controlling-Abteilung kennzeichnet ungewöhnliche Abweichungen und damit erklärungsbedürftige Abweichungen automatisch mit zwei Sternchen (**). Eine Abweichung ist ungewöhnlich, wenn sie größer ist als ± 100 (monatliche Werte) bzw ± 500 (kumulierte Mai-Werte, dh 100 pro Monat) oder wenn sie mehr als ± 10 Prozent der Sollkosten ausmacht.

Der Mai-Kostenbericht enthält diesmal übermäßig viele Sternchen. Dies sind die Abweichungen, für die Huber Aufklärung erwartet. Manche davon können leicht erklärt werden, wie diesmal wieder von Besberger (FS203), der mit einem Mangel an Facharbeitern zu kämpfen hat und deswegen bestimmte Arbeiten außer Haus geben muß. Andere Abweichungen können von den Kostenstellenleitern zum Teil durch ihre Kenntnis außergewöhnlicher Umstände gerechtfertigt werden. Vielfach gibt Huber aber der Controlling-Abteilung und damit der für die Produktionsabteilung zuständigen Maria Wegener den Auftrag, eine genauere Auswertung der Abweichung durchzuführen.

Herr Schiemens hat in seinen beiden Kostenstellen Sternchen zu verantworten. FS205 ist ein Problem. Die Maiwerte sind noch schlechter als die bisherigen Jahreswerte. Schiemens schiebt sämtliche Verantwortung auf die Planungsabteilung: “Die sind ja sowas von weltfremd. Zwei Mann kamen voriges Jahr einmal zu mir, hörten sich alles an, und dann entdeckte ich diese Vorgaben. Wenn sie sich nur ein bißchen mit der Kostenstruktur in FS205 beschäftigten, müßten sie diese Vorgaben auf realistische Werte von zumindest 900 pro Monat abändern, und aus dieser Sicht hätten wir gut gewirtschafiet.” Wegener wird sich ansehen, ob dies so zutrifft. Bezogen auf FS206 meint Schiemens lapidar: “Wir haben uns hier sehr bemüht. Ich verstehe auch gar nicht, weshalb ich hier Sternchen bekommen habe, obwohl wir unter den Sollkosten liegen.” Wegener meint verschmitzt: “Das machen wir deshalb, um auch einmal Lob verteilen zu können.” Schiemens schüttelt den Kopf. Huber weiß zwar auch nicht, warum Schiemens hier etwas erklären soll, aber Horst Friedrich wird schon gewußt haben, was er da einführte.

Auch Ackermann schüttelt den Kopf Er konnte sich an die neuen Kostenberichte noch immer nicht gewöhnen. Sie enthalten nur Unsinn. Die Abweichung in FS201 muß er nicht erklären, und da fällt ihm ein Stein vom Herzen. Denn eigentlich ist ihm da ein großer Fehler bei der Produktionsplanung unterlaufen — er hatte einfach keine Zeit dafür, private Probleme... Zufälligerweise sind aber einige andere Dinge sehr gut gegangen, und damit konnte er dies gut kaschieren. Die kumulierte Abweichung weist zwar noch immer Sternchen auf, aber sie ist prozentual im Vergleich zu April sogar gesunken, was als erfreulich kommentiert wird. Bei seiner FS202 beträgt die Abweichung nur 39, trotzdem wurde er hier mit Sternchen bedacht.“Das fällt doch überhaupt nicht ins Gewicht.” Wegener ist anderer Meinung: “Wir haben mit dieser Methode der Sternchenvergabe bisher nur gute Erfahrungen gemacht; 10 Prozent Kostenüberschreitung müssen einfach erklärt werden.” Der Fertigungsprozeß in FS202 erfolgt weitgehend automatisch. Ackermann fragt sich deshalb ohnedies, wozu eine Kostenkontrolle dafür gut sein soll, denn 80 Prozent der Kosten sind ohnedies vorbestimmt. Zu seiner Rechtfertigung meint er, daß sich vielleicht bei einer Anlage eine Störung ergeben hat, die bisher unentdeckt blieb. Huber bittet Ackermann und auch Wegener, dies näher zu untersuchen und gegebenenfalls die Herstellerfirma mit einer Kontrolle zu beauftragen. Ackermann wirft noch ein, daß dies vermutlich relativ teuer kommen wird; ob man nicht noch einen weiteren Monat warten könne? Huber blickt Wegener fragend an. Sie sagt: “Wenn sich wirklich eine Störung eingeschlichen hat, sollte sie sofort beseitigt werden. Sonst haben wir auch künftig Abweichungen, und außerdem kostet die Reparatur immer mehr, je länger wir warten.” Huber gibt sein o.k.