Prüfung und Reklamation

Zusammenfassung

Nach Erhalt der Tantiemenzahlungen und den zugehörigen Abrechnungen, in welchem Datenformat auch immer, gilt es aufseiten des Verlages darauf basierende Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu gehört die Zuordnung der Tantiemen zu Rechteinhaber*innen, Erstellung entsprechender Abrechnungen sowie Durchführung der Zahlungen.

Es ist tatsächlich das Aufwendigste ist einfach glaub ich das Reklamationswesen. Also ich persönlich finde am alleraufwendigsten das Reklamationswesen für Live-Musik (P3, Absatz 68)

[Am aufwendigsten sind] Reklamationen. Und Reklamation der Reklamation. (P4, Absatz 84)

Nach Erhalt der Tantiemenzahlungen und den zugehörigen Abrechnungen, in welchem Datenformat auch immer, gilt es aufseiten des Verlages darauf basierende Geschäftsprozesse durchzuführen. Dazu gehört die Zuordnung der Tantiemen zu Rechteinhaber*innen, Erstellung entsprechender Abrechnungen sowie Durchführung der Zahlungen.

Doch bevor diese naheliegenden Schritte durchführbar sind, empfiehlt es sich, die Abrechnungen auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen. Dies gilt selbstverständlich grundsätzlich für alle betriebswirtschaftlichen Interaktionen, sofern die Datenlage eine Überprüfung zulässt und diese wirtschaftlich sinnvoll ist. Der Bereich der Lizenzierung musikalischer Werke weist nun hinsichtlich dieser Kriterien große Unterschiede zwischen den verschiedenen Medien und Arten der Lizenzierung auf (siehe auch Abschn. 2.1.2). Tab. 6.1 gibt einen Überblick der Bandbreite von Aufwand und Nutzen anhand von jeweils drei Kriterien und Nutzungsarten.

Tab. 6.1 Aufwand Nutzen der Prüfung von Lizenzierungen

Während bei Synchronisationslizenzen aufgrund der hohen finanziellen Volumina und vergleichsweise geringen Zahl einzelner Transaktionen (weniger im TV, mehr im Kinobereich) die Überprüfung der Lizenzierungen manuell handhabbar ist und auch durchgeführt wird, ist beim Streaming der Aufwand für Überprüfungen sehr hoch oder kann aufgrund fehlender Referenzdaten gar nicht stattfinden.

In der Praxis von kleinen bis mittleren Verlagen ist daher insbesondere die Überprüfung von Abrechnungen der Lizenzierungen bei Livekonzerten relevant. Die Höhe der Lizenzzahlungen rechtfertigt eine Überprüfung, gleichzeitig sind Daten zu Aufführungen zumeist vorhanden oder mit vertretbarem Aufwand erhebbar. Ebenso treten diese zumeist in handhabbaren Größenordnungen auf. Demgegenüber steht eine vergleichsweise hohe Fehlerquote, aufgrund zahlreicher Medienbrüche oder ungünstigen Verantwortlichkeiten und Interessen unterschiedlicher Rollen (Veranstalter, Rechteinhaber, Interpreten).

Demzufolge stellt die Überprüfung von Liveabrechnungen und darauf basierender Reklamation einen wichtigen, aber ohne Softwareunterstützung auch sehr aufwendigen Schritt bei der Wahrnehmung musikalischer Urheberrechte dar. Dieser wird in den folgenden Abschnitten am Beispiel der GEMA betrachtet. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass zumindest die Abläufe bei anderen Verwertungsgesellschaften ähnlich sind.

6.1 Vorgehen, Fehler und Formate – Reklamationen im Livebereich

Der Prozess einer Lizenzierung im Livebereich beginnt mit dem Anmelden einer Veranstaltung durch ein*e Veranstalter*in. Dadurch werden verschiedene, lizenzrelevante Rahmenbedingungen wie Veranstaltungsgröße oder Eintrittspreise angegeben. Die Nutzung ist somit seitens der Lizenznehmenden (Veranstalter*innen) schon vor der Veranstaltung bei der Verwertungsgesellschaft anzumelden.

Da Nutzungsrechte pauschal am gesamten Repertoire vergeben werden, müssen Verwertungsgesellschaften im Nachgang des Konzerts über die konkreten Nutzungen einzelner Musikwerke informiert werden, damit die sich aus der Nutzung ergebenen Lizenzeinnahmen den Rechteinhaber*innen zugeordnet werden können. Dabei sind die Metadaten der Nutzung und zugehöriger Musikwerke entscheidend für eine korrekte Zuordnung und damit eine sachgerechte Vergütung der Rechteinhaber*innen. Bei mechanischen Wiedergaben, wie sie in Clubs und Diskotheken häufig vorkommen, werden die Nutzungsdaten von Monitoring-Dienstleistern automatisch erfasst und gemeldet. Im Bereich von Liveaufführungen ist dies (noch) nicht möglich, weshalb die Meldung in diesem Fall durch die Lizenznehmer*innen selbst erfolgen muss.¹

Dies geschieht bei der GEMA durch die Einreichung einer Musikfolge, welche im Wesentlichen eine mit verschiedenen Metadaten angereicherte Setlist darstellt. Mit Vorliegen der Musikfolge kann die GEMA dann die Abrechnung für die Lizenzgeber*innen erstellen, welche in einem letzten, bestenfalls nicht notwendigen Schritt reklamiert werden kann. Auch der Erfolg der Reklamation ist zu überprüfen, wodurch ein Zyklus entsteht. Abb. 6.1 zeigt einen solchen, idealisierten Ablauf, die Abweichungen in der Realität und deren Gründe werden nachfolgend erläutert.

Abb. 6.1

Idealisierter Ablauf Lizenzierungen Livemusik

6.1.1 Fehler im System

Die ersten größeren Friktionen entstehen bei der Einreichung der Musikfolge. Eigentlich tragen Veranstalter*innen als Lizenznehmer*innen die Verantwortung für die Einreichung der Musikfolgen. Diese haben jedoch meist kaum Kenntnis über alle aufgeführten Werke, weshalb an dieser Stelle Zuarbeiten seitens der aufführenden Interpret*innen notwendig sind. Weiterhin ist zu beachten, dass Veranstalter*innen auch keine Motivation hinsichtlich einer möglichst korrekten Erstellung bzw. Abrechnung einer Setlist haben, da sich die durch sie zu zahlenden Lizenzbeträge nur anhand o. g. Parameter der Veranstaltung bemisst und somit unabhängig davon ist, welche urheberrechtlich geschützten Werke aufgeführt oder gemeldet werden.

Die Motivation und die Voraussetzungen für die Realisierbarkeit für Überprüfung und Reklamation dieser Liveaufführungen erwachsen im Wesentlichen durch die heutzutage sehr verbreitete Doppelrolle aus Urheber*innen (Komponist*innen oder Textdichter*innen) und aufführenden Interpret*innen. Führt eine Band selbstkomponierte Werke auf, so stehen ihr neben Gagen für die Aufführung somit auch Lizenzzahlungen für ihre Rolle(n) als Urheber*innen zu. Kommt es zu falschen oder fehlenden Abrechnungen, entsteht bei den Verlagen und Rechteinhaber*innen ein wirtschaftlicher Schaden. Anzumerken ist, dass im Umkehrschluss Interpret*innen von Werken, welche keine Eigenkompositionen sind, an denen die Interpret*innen somit keine Anteile als Urheber*innen haben, auch kaum Interesse an einer vollständigen und korrekten Meldung und Abrechnung haben. Für sie entstehen, analog zu den Veranstaltern, aus einer korrekten Abrechnung keine (finanziellen) Vor- oder Nachteile.

Die geschilderte Problematik hat mehrere Effekte in der Praxis. Zunächst führt dies dazu, dass manche Rechteinhaber*innen – und zwar vorrangig diejenigen, die ihre eigenen Werke aufführen – ein Interesse an der Sicherstellung einer Nutzungsmeldung haben und diese teilweise zusätzlich oder anstatt der Veranstalter*innen auch an die GEMA melden². Gleiches gilt für die sie ggf. vertretenden Verlage. Daraus entsteht ein Prozess weit ab des idealen Ablaufs (siehe Abb. 6.2). Ebenso liegt eine vollständige und korrekte Abrechnung der Nutzungen im finanziellen Interesse dieser Gruppe von Rechteinhaber*innen, weshalb diese die Zusatzaufwände einer Überprüfung und Reklamation von Nutzungsmeldungen auf sich nehmen.

Abb. 6.2

Ablauf Lizenzierungen von Livemusik in der Praxis

Aus den aufgeführten Gründen liegt der Fokus im Weiteren somit auf dieser Gruppe von Rechteinhaber*innen. Die Rolle der Verlage in diesem Prozess ist variabel und reicht von der nach Veranstalter*in und Interpret*in ggf. inzwischen mehrfach redundanten Einreichung der Musikfolgen bis hin zur Durchführung der Reklamation. Entscheidend ist, dass die Kommunikation zwischen Verlag und Urheber*in/Interpret*in über gespielte Veranstaltungen und aufgeführte Setlisten stattfindet.

Trotz diverser Verbesserungen seitens der GEMA, wie der Einführung eines webbasierten Formulars für Musikfolgen mit Kollaborationsunterstützung zwischen Veranstalter*innen und aufführenden Künstler*innen bzw. generellen Digitalisierungsbestrebungen des gesamten Prozesses kommt es immer noch zu fehlerhaften Abrechnungen. Diese reichen von vollständig fehlenden Aufführungen, über falsche oder fehlende Werke auf der Musikfolge bis hin zu Abrechnungen falscher Werkfassungen. Die Gründe hierfür sind ebenso wie die Fehlerbilder vielfältig, beginnend bei falschen Angaben auf den Musikfolgen, Fehlern bei der manuellen Übertragung analog eingereichter Setlisten, über falsche Zuordnungen beim Abgleich zwischen den ggf. redundanten Musikfolgen und der Veranstaltungsmeldung bis hin zu ganz allgemein technischen oder logischen Fehlern an irgendeiner Stelle im Prozess.

6.1.2 Reklamationen

Stellen sich die Abrechnungen als unvollständig oder nicht meldungsgemäß im Abgleich mit den dokumentierten Nutzungen heraus, können Rechteinhaber*innen dies bei der Verwertungsgesellschaft reklamieren. Wird der Prozessablauf aus Abb. 6.2 auf die Verarbeitungsschritte der Werkdaten beschränkt, ergibt sich ein vereinfachter Ablauf (Abb. 6.3), anhand welchem sich die kritischen Punkte zeigen lassen.

Abb. 6.3

Chronologie der anfallenden Daten bei einer Werknutzung

Grundsätzlich sollten die übermittelten Werke in allen drei Schritten – Aufführung, Meldung und Abrechnung – identisch sein. Dies ist in der Praxis jedoch selten der Fall. Abweichungen zwischen aufgeführten und gemeldeten Werken können auftreten, wenn aus Unwissenheit, Nachlässigkeit oder durch Vorsatz falsche Angaben auf den gemeldeten Setlisten enthalten sind. Letzteres kann durch wirtschaftliche „Optimierungen“ motiviert sein und äußert sich in der ausschließlichen Meldung des eigenen Repertoires. Differenzen zwischen aufgeführten und gemeldeten Werken lassen sich nur aufwendig und ungenau durch manuelle Kontrollen oder automatisierte Erfassungen prüfen. Im Gegensatz zu Diskotheken ist bei Livekonzerten eine automatische Erkennung noch nicht praxistauglich (siehe auch Fußnote 91, S. 129). Abweichungen zwischen gemeldeten und abgerechneten Werken treten, wie im vorigen Abschnitt dargestellt, bei der Verarbeitung der Meldungen durch die GEMA auf. Genau diese werden dann von den Rechteinhaber*innen reklamiert.

Abb. 6.3 illustriert auch die besondere Situation, welche aufführende Rechteinhaber*innen im Livebereich durch ihre Doppelrollen als Urheber*innen und Interpret*innen zugleich haben: Sie haben als einzige Akteure in jedem der drei Prozessschritte Kenntnis der jeweils verarbeiteten Werke. Neben den aufgeführten Werken, die im weiteren Verlauf nicht näher betrachtet werden sollen, liegen diesen Rechteinhaber*innen somit neben der Abrechnung gleichzeitig die Daten für die Nutzungen vor, was beispielsweise beim Streaming nicht der Fall ist.

Um nun die Abrechnungen zu überprüfen, muss ein Abgleich zwischen abgerechneten Lizenzierungen und den gemeldeten Nutzungen vorgenommen werden. Aufführende Urheber*innen haben somit die notwendigen Voraussetzungen für eine Überprüfung, da sie Zugriff sowohl auf die Abrechnung als auch auf die Aufführungsdaten haben, welche als Referenz für einen Abgleich dienen.

Der Abgleich von Abrechnungen mit den dokumentierten Nutzungen ist dabei aber nur möglich, wenn eine Zuordnung zwischen Meldung und abgerechneter Nutzung und Meldung eindeutig getroffen werden kann. Dazu müssen aus der Abrechnung entsprechende Daten ableitbar sein, im Fall von Livemusik beispielsweise Werk, Aufführungsdatum und Ort (siehe Abschn. 6.2). Sind in der Abrechnung nicht genügend Informationen enthalten, weil beispielsweise nur Werk und Datum gelistet sind, ist kein gesicherter Abgleich möglich (siehe Abschn. 6.3). In den folgenden Kapiteln werden diese beiden Fälle anhand von zwei Anwendungsszenarien illustriert.

6.2 Reklamationen Live – Das Beispiel der GEMA

Während im Online-Bereich ein weitgehend breitflächig eingesetzter Standard für die Erfassung und Meldung von Nutzungsberichten existiert (DDEX), werden im Livebereich die Formalien für die Erfassung und Einreichung von Nutzungsberichten von Verwertungsgesellschaften individuell festgelegt. Im Folgenden werden beispielhaft Formate und Vorgehensweisen der GEMA vorgestellt.

Für Abrechnungen und Reklamationen im Livebereich sind zwei Dokumentationsformate der GEMA interessant. Dies ist zum einen das „NA“-Format (Nutzungsaufstellung), zum anderen das „EA“-Format (Einzelaufstellung). Beide enthalten die Daten im CSV-Format und sind somit mittels Software zur Tabellenkalkulation oder Datenbanksystemen vergleichsweise einfach einzulesen und zu verwalten (siehe Abb. 6.4).

Abb. 6.4

Beispielhafter Auszug einer Einzelaufstellung der GEMA

In der Nutzungsaufstellung werden, dem Namen entsprechend, die abgerechneten Nutzungen der Werke aufgeführt. In der Einzelaufstellung finden sich, nicht unbedingt sofort durch den Namen erschließbar, die für die jeweiligen Werke in den jeweiligen Segmenten im Abrechnungszeitraum erzielten Erlöse. Ein Segment ist dabei die Gewichtung einer Veranstaltung nach den Gesamteintrittseinnahmen – also ein Parameter und Beispiel dafür, wie sich verschiedene Tarifsätze für Veranstalter*innen (siehe auch Abschn. 6.1) auf die Vergütung der Rechteinhaber*innen auswirken.

Da die Einzelaufstellungen direkt von der Nutzungsaufstellung abgeleitet werden, ist die Einzelaufstellung für die Überprüfung der Abrechnung weniger interessant. Des Weiteren sind die Regelungen zur Ermittlung der Summe komplex und selten gut nachvollziehbar. So werden aus den gemeldeten Aufführungen sogenannte „gewichtete Aufführungen“, die laut GEMA eine Multiplikation mit verschiedenen tarif-, aufführungs- oder werkabhängigen Faktoren darstellt, welche wiederum in sogenannte „Hochgerechnete Aufführungen“ umgewandelt werden (GEMA 2021a). Damit eingeschlossen sind auch die Abrechnungen für Veranstaltungen, die zwar lizenziert wurden aber für die keine Musikfolgen vorliegen. Deren Abrechnung erfolgt über statistische Hochrechnungen der Nutzungen, die bei Veranstaltungen, für die Musikfolgen vorliegen, gemeldet wurden. Hinzu kommen weitere Regelungen und Spezialfälle, die nur schwer zu überblicken sind. Ebenso sind diese im Normalfall nicht für die Reklamation relevant, da sie kaum skalierbar überprüfbar sind.

Des Weiteren unterscheidet die GEMA bei der Abrechnung zwischen den zwei Sparten U- und E-Musik. Oftmals Anlass für Dispute und Rechtfertigung für unterschiedliche tarifliche Einordnungen werden die Werke im Aufführungs- und Senderecht bei der GEMA in Ernste Musik (E) sowie in Unterhaltungs- und Tanzmusik (U) eingeteilt. Auf Sinn, Rechtfertigung und Trennschärfe dieser Einteilung soll hier nicht eingegangen werden. Dennoch ist diese für die Reklamation relevant, da sich die beiden Sparten hinsichtlich des Formats der Nutzungsaufstellungen unterscheiden. Der Bedarf für unterschiedliche Formate für beide Sparten bleibt unklar. Interessant ist auch, dass die Struktur des NA-E-Formates keine Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit zulässt, da relevante Informationen dafür fehlen (siehe auch Abschn. 6.1.2). Wir beziehen uns im Folgenden somit auf das NA-U Format, also die Nutzungsaufstellung für Unterhaltungsmusik.

6.2.1 Das NA-U Format

Die Abrechnung im NA-U-Format wird, wie oben erwähnt, in einer CSV-Datei dargestellt (siehe auch Abschn. 8.1.1). Die der Natur der Daten zugrunde liegende hierarchische Struktur wird dabei in eine flache, eindimensionale Struktur verwandelt, sodass übergeordnete Daten, wie beispielsweise Metadaten zu Urheber*innen, redundant vorliegen.

Pro Zeile wird dann eine Aufführung eines Werkes zu einer bestimmten Veranstaltung aufgeführt (siehe Abb. 6.5). Für die Identifizierung des Werkes findet man dabei die Spalten für die Werk- und die Fassungsnummer. Angaben zum Titel, Komponist*in und ggf. Bearbeiter*in ergänzen diese, was dann hilfreich ist, wenn die Daten roh bzw. nicht verarbeitet betrachtet werden sollen. Zudem erspart dies auch das Nachladen der entsprechenden Daten aus anderen Quellen.

Abb. 6.5

Auszug einer NA-U Abrechnung der GEMA

Abb. 6.6

Auswahl des Importmoduls für die Konzertliste

Für die Identifizierung der Veranstaltung stehen das Datum für den Beginn und bei mehrtägigen Veranstaltungen wie Festivals ggf. das Datum für das Ende der Veranstaltung zur Verfügung. Ebenfalls verfügbar sind Angaben zur Uhrzeit des Beginns, wobei hier offen ist, ob damit der Beginn der Veranstaltung oder der Aufführung gemeint ist. Gerade bei Veranstaltungen, bei denen Interpret*innen mehrfach auftreten ist die Startzeit der Aufführung das einzige Unterscheidungsmerkmal der einzelnen Auftritte. Das Feld zur Uhrzeit befindet sich auf dem Musikfolgebogen bei den Daten zur Veranstaltung, was ein Indiz dafür ist, dass hiermit der Beginn der Veranstaltung gemeint ist.

Weiterhin finden sich in der NA-U Datei Angaben zum Ort (in dieser Spalte werden Postleitzahl und Ortsname in einem Feld zusammengefasst), zum Namen des Veranstaltungsortes sowie des Veranstalters. Um einen möglichst automatisierten Abgleich der Abrechnung zu ermöglichen, sollten genau diese Angaben in der abzugleichenden Soll-Setliste (siehe Abschn. 6.2.3) vorhanden sein.

Weitere Daten sind das Segment der Veranstaltung, die Anzahl der Aufführungen³, Angaben zu Interpret*innen, sowie theoretisch zum „Musikalischen Leiter“. Theoretisch aus dem Grund, da trotz Angabe des Musikalischen Leiters auf dem Musikfolgebogen dieser nicht in der entsprechenden Spalte aufgeführt wird. Abschließend ist zu erwähnen, dass falls es sich bei der Abrechnung um eine bereits reklamierte Aufführung handelt, die GEMA ein entsprechendes Referenzkennzeichen schicken kann, welches auf einen entsprechenden Bearbeitungsvorgang hinweist. Die entsprechenden Zeilen enthalten dann in dieser Zelle ein „R“.

6.2.2 Referenzdaten

Um von der GEMA abgerechneten Daten nun möglichst automatisch kontrollieren zu können, benötigen Urheber*innen bzw. Verlage die Referenz- oder Soll-Daten in einem maschinenlesbaren Format. Musikfolgebögen werden entweder analog auf Papier oder als PDF-Dokument ausgestellt. Selbst bei einer Onlinemeldung bei der GEMA per Webformular können diese Daten nur als PDF heruntergeladen werden. Es empfiehlt sich also eine manuelle Sammlung der entsprechenden Daten parallel zu den bei der GEMA angegebenen Daten beispielsweise als Excel-Datei.

Um die Daten für einen automatisierten Abgleich nutzen zu können, sollten sie Angaben zu der Veranstaltung enthalten (Adressdaten zur Veranstaltung, Datum und Uhrzeit sowie Veranstalter*in mit Adresse) sowie die jeweils auf der Veranstaltung aufgeführte Setliste. Auf dieser sind dann Angaben zu den gespielten Werken verzeichnet (GEMA-Werknummer, Titel, Komponist*in sowie ggf. Bearbeiter*in und Verlag).

Liegen diese Informationen in einer gepflegten Liste vor, existiert eine Referenz der gemeldeten Werke. Anhand dieser kann dann die Abrechnung, wie nachfolgend gezeigt, automatisiert überprüft und reklamiert werden.

6.2.3 GEMA-Checker

Vielfach wurden und werden die von der GEMA gemeldeten Abrechnungen von Liveaufführungen von Verlagen händisch überprüft, da, wie bereits beschrieben, die Fehlerquote relativ hoch und der damit verbundene wirtschaftliche Schaden für die Verlage nicht hinnehmbar ist. Aus Ermangelung an Alternativen wird im Wesentlichen ein manueller Vergleich der Soll-Setliste als Referenz (wie auch immer diese strukturiert ist) mit den von der GEMA erhaltenen Abrechnungen (im NA-U Format) vorgenommen. Da auch dieser Abgleich durch die manuelle Durchführung zeitaufwendig und fehleranfällig ist, wurde von der Universität Leipzig mit dem Tool Society Statement Checker ein Prototyp zum softwarebasierten, semi-automatisierten Listenabgleich entwickelt.⁴ Anhand von diesem soll im Folgenden der Ablauf einer solchen Überprüfung illustriert sowie die diversen Herausforderungen exemplarisch aufgezeigt werden. Fokus liegt dabei nicht auf der Vorstellung der Bedienung dieses einen Tools. Vielmehr soll dieses der Illustration dienen und somit Verständnis des allgemeinen Vorgehens und möglicher Stolpersteine bei der Überprüfung erzielen – unabhängig davon, wie die technische Umsetzung erfolgt.

Der Checker arbeitet prinzipiell in vier Schritten, bestehend aus:

• 1. Dem Einlesen der von Nutzer*innen bereitgestellten Soll-Daten (Listen von Veranstaltungen sowie zu den Veranstaltungen zugehörige Setlisten),

• 2. Dem Einlesen der von der GEMA gelieferten Nutzungsaufstellungen,

• 3. Dem Abgleich dieser Daten (inklusive einer Konfiguration dieses Abgleichs),

• 4. sowie der Unterstützung der anschließenden manuellen Kontrolle des Ergebnisses der Überprüfung.

Entsprechend dieser vier Schritte werden auch nachfolgende Ausführungen gegliedert.

6.2.3.1 Import von Setlisten

Der erste Schritt beim Abgleich ist der Import der Referenzlisten mit den gemeldeten Werken. Dazu wurde ein flexibles Modul zum Einlesen der Soll-Daten aus einem Excel-Datenblatt entwickelt, da die Daten je nach Präferenzen des Verlags bzw. der Urheber*innen unterschiedlich vorgehalten werden können (Abb. 6.6). Es gibt somit mehrere mögliche Formate zur Auswahl, welche jeweils aus Praxisanforderungen abgeleitet wurden und ggf. auch noch angepasst werden können (z. B. welche Spalte der Excel welche Daten enthält). Weiterhin wurde ein modularer Aufbau gewählt, sodass andere Formen des Datenimports, wie bspw. der Import von Daten aus „LibreOffice“ oder einer „Google Tabelle“ problemlos integriert werden können. Die für den Abgleich relevanten Datenfelder sind das Datum der Veranstaltung, sowie die Postleitzahl und der Ortsname des Veranstaltungsortes. Über diese Daten wird im Kern der Abgleich vorgenommen. Diese Daten müssen also zwingend vorliegen.

In dem gewählten Beispiel liegen die Veranstaltungsdaten in einer Exceltabelle vor, die zugehörigen aufgeführten Werke in Form von CSV-Dateien. Letztere, auf den gemeldeten Werken basierende Daten, konnten lange Zeit vom GEMA-Portal heruntergeladen werden. Zu beachten ist, dass dieser Download zum einen nicht korrekt war (die Fassungsnummer des Werkes wurde nicht mit exportiert) und zum anderen dies im aktualisierten Web-Frontend der GEMA inzwischen nicht mehr möglich ist. Nichtsdestotrotz kann dieses Import-Modul auch weiterhin verwendet werden. Die entsprechenden CSV-Dateien müssen nur manuell erstellt werden.

Nach Auswahl des Import-Formats und Angabe des Speicherorts werden die Daten eingelesen. Eine Überprüfung der eingelesenen Daten kann ebenso vorgenommen werden (siehe Abb. 6.7).

Abb. 6.7

Darstellung der eingelesenen Konzertlisten

6.2.3.2 Import der GEMA NA

Im nächsten Schritt wird/werden die NA-Datei(en) der GEMA eingelesen. Da der Checker bezüglich der Abgleiche zustandslos⁵ arbeitet, ist es hier am besten, alle erhaltenen NAs, auch der vergangenen Jahre, einzulesen. So können auch ältere Veranstaltungslisten bearbeitet werden, welche noch nicht abgerechnete Veranstaltungen enthalten. Nachverrechnete Konzerte werden so ebenfalls als abgerechnet markiert, bzw. auch nach mehreren Jahren noch nicht verrechnete Konzerte weiterhin in der Reklamationsliste gehalten. Auch die importierten NAs werden in einer besser lesbaren Form dargestellt, als dies bei der Anzeige im Texteditor möglich wäre (siehe Abb. 6.8).

Abb. 6.8

Darstellung der eingelesenen GEMA-NA

6.2.3.3 Abgleich der Daten

Liegen die Veranstaltungslisten (Solldaten) und die abgerechneten Daten (GEMA NAs) vor, kann der Abgleich beginnen. Dazu hat man die Möglichkeit, festzulegen, in welcher Rolle man sich befindet (Urheber*in oder Verlag) und für wen man die Überprüfung durchführen möchte (siehe Abb. 6.9). Dies ist notwendig, falls im Repertoire auch Werke anderer Urheber*innen sind. Diese sollen natürlich nicht reklamiert werden, da man für diese ja auch keine Tantiemen bekommt und die Daten somit auch korrekterweise nicht in der GEMA NA enthalten sind. Da die Werke aber aufgeführt wurden, sind sie aber dennoch in den Setlisten der Interpret*innen (Solldaten) vorhanden und müssen vom Reklamationsprozess ausgeschlossen werden.

Abb. 6.9

Konfiguration und Durchführung der Überprüfung

Des Weiteren kann man Informationen wie Namen des/der Reklamierenden und zugehörige GEMA-Mitgliedsnummer angeben, die dann automatisch in die Reklamation eingefügt werden.

6.2.3.4 Erstellung der Reklamation

Nach erfolgtem Check wird eine Zusammenfassung der Ergebnisse gegliedert nach den Interpret*innen angezeigt (siehe Abb. 6.10). Je nach Status kann eine manuelle Bearbeitung zwingend erforderlich sein. Erst danach lassen sich die Reklamationen erstellen. Es ist aber in jedem Fall ratsam, sich zumindest einen Überblick über die Ergebnisse zu verschaffen und sie auf Plausibilität zu prüfen.

Abb. 6.10

Zusammenfassung der Überprüfung

In der Detailansicht werden dann alle Veranstaltungen aus der Veranstaltungsliste der ausgewählten Interpret*innen mit dem jeweiligen Status angezeigt (siehe Abb. 6.11). Dabei wird der Status der Veranstaltungen farblich hervorgehoben. Mögliche Zustände sind dabei:

Abb. 6.11

Detailansicht der überprüften Konzerte

• Rot: Veranstaltungen, die eine Userinteraktion erfordern, weil bei der Überprüfung keine eindeutige Zuordnung getroffen werden konnte.

• Gelb: Veranstaltungen, bei denen mit hoher Wahrscheinlichkeit Soll- und Ist-Daten zugeordnet werden konnten und bei denen jedoch mindestens ein Werk nicht abgerechnet wurde.

• Grün: Veranstaltungen, wo alle gemeldeten Werke auch abgerechnet wurden.

Es wird weiterhin angegeben, wie viele Songs abgerechnet und wie viele gemeldet wurden, sowie wie viele Werke zu viel abgerechnet wurden. Eine Angabe wie zum Beispiel 16/18 (+2) bedeutet (siehe Zeile 1 in Abb. 6.11), dass von 18 gemeldeten Werken 16 abgerechnet wurden, jedoch auch 2 zusätzliche Werke von der GEMA abgerechnet wurden.

Soll eine bestimmte Veranstaltung, bzw. die fehlenden Werke der Veranstaltung, nicht reklamiert werden, kann diese explizit von der Reklamation ausgeschlossen werden (Exclude). Abschließend ist es möglich, eine Detailsicht des Abgleichs aufzurufen (Show), in der alle zu den Konzerten und gemeldeten bzw. abgerechneten Werken verfügbaren Daten angezeigt werden, um eine Überprüfung bzw. manuelle Zuordnung vornehmen zu können. Denn aufgrund der bereits erwähnten Medienbrüche unterscheiden sich die Angaben der Daten der Urheber*innen teilweise erheblich von denen der GEMA-NA. Das Tool führt dabei die Berechnung einer Matching-Wahrscheinlichkeit zwischen den Angaben zu einer Veranstaltung aus den GEMA-Daten und den Soll-Daten der Urheber*innen durch.

Als erstes wird dazu überprüft, ob die gemeldete Veranstaltung überhaupt geprüft werden soll. Dazu muss diese in Deutschland stattgefunden haben, sie muss innerhalb des gegebenenfalls von den Benutzer*innen eingestellten Überprüfungszeitraumes liegen und die Benutzer*innen dürfen die Veranstaltung nicht explizit von der Überprüfung ausgeschlossen haben. Des Weiteren müssen die Angaben zum Veranstaltungsdatum und dem Veranstaltungsort (Venue) zwingend vorhanden sein.

Für eine sichere Übereinstimmung muss das Datum der Veranstaltung innerhalb der von der GEMA abgerechneten Veranstaltung liegen, sowie Postleitzahl und der Name des Veranstaltungsorts zwischen der Soll-Setliste und der NA übereinstimmen. Außerdem müssen mindestens zwei Werke der beiden Setlisten identisch sein, sowie die Startzeiten, falls vorhanden, übereinstimmen. Außerdem darf nur eine Veranstaltung in der GEMA-NA-Liste existieren, welche diese Kriterien erfüllt. Sind diese Bedingungen erfüllt, wäre dieses Konzert im Falle fehlender Werke bereit für eine Reklamation (orange markierte Einträge).

Ist dies nicht der Fall, wird überprüft, ob das Konzert mit der Veranstaltung aus der GEMA-Liste übereinstimmen könnte. Dazu wird beim Datum der Veranstaltung aus der GEMA-Liste eine Kulanz von einem Tag nach vorn und nach hinten eingerechnet und es muss maximal ein Werk auf beiden Setlisten übereinstimmen. Aus den anderen vorliegenden Daten, wie der Ähnlichkeit der Namen der Veranstaltungsorte, einer Wichtung verschiedener Kriterien, wie der Übereinstimmung der aufführenden Künstler*innen, der gespielten Werke, der Startzeiten und der Namen der Organisator*innen⁶ wird ein sogenannter Konfidenzwert ermittelt, der zwischen 1 % und 100 % liegen kann. Je höher der Konfidenzwert, desto wahrscheinlicher sind beide Veranstaltungen identisch. Eine automatisierte Zuordnung erfolgt dabei aber nicht. Dieser Wert hilft Usern nur bei der dann manuell zu treffenden Entscheidung, ob die mögliche Übereinstimmung eine tatsächliche ist. Ist eine benutzerseitige Zuordnung notwendig, sind die entsprechenden Einträge rot markiert.

Sind alle manuellen Anpassungen erfolgt, kann die Reklamationsliste erstellt werden. Die GEMA stellt dafür eine Excel-Tabelle zur Verfügung, die von den Berechtigten auszufüllen ist. Der Society Statement Checker schreibt die relevanten Daten in diese Vorlage. Dabei wird, entsprechend des Wunsches der GEMA, eine Datei pro Interpret*in erzeugt, die dann an die GEMA geschickt bzw. über ein Web-Frontend der GEMA hochgeladen werden kann.

Der Erfolg der Reklamation ist dabei analog zu den turnusgemäßen Abrechnungen zu überprüfen. Es kann dabei durchaus ein rekursives Vorgehen – die Reklamation der Reklamation (siehe Eingangszitat) – notwendig werden.

6.3 Reklamationen International

Der im vorangegangenen Abschnitt vorgestellte Ansatz zur Überprüfung der Abrechnungen von Livekonzerten ist auf diese Weise jedoch nur für Veranstaltungen möglich, die in dem von der GEMA verwalteten Territorium, also Deutschland, stattgefunden haben. Werden Konzerte im Ausland gespielt, gibt es für die Abrechnung im Prinzip zwei Möglichkeiten.

Die erste Möglichkeit ist, dass das Werk ebenfalls bei der entsprechenden ausländischen Verwertungsgesellschaft angemeldet ist. Dies ist, wie oben dargestellt, bei einer direkten Mitgliedschaft der Rechteinhaber*innen bei der ausländischen Verwertungsgesellschaft der Fall. In diesem Szenario erhalten die Rechteinhaber*innen die Abrechnung von dieser Verwertungsgesellschaft, und zwar zumeist in dem von dieser Gesellschaft präferierten Format. Dieses variiert häufig, teilweise haben Rechteinhaber*innen jedoch die Wahl zwischen verschiedenen Optionen. Die Bandbreite reicht hier von PDF-Abrechnungen, über verwertungsgesellschaftsspezifische Datenformate bis hin zu CRD.

Besteht keine direkte Mitgliedschaft des Rechteinhabers bei dieser Verwertungsgesellschaft, rechnet diese die Aufführung gegenüber der GEMA ab (wenn das Werk dort gemeldet ist). Die GEMA wiederum rechnet die Veranstaltung dann gegenüber den Rechteinhaber*innen ab. Für diese Aufführung gibt es jedoch nur eine Einzelaufstellung (EA) Ausland, die kontraintuitiv zur Bezeichnung eine aggregierte Darstellung der im jeweiligen Land erfolgten Erlöse eines Werkes aufzeigt. Es ist also nur sichtbar, in welchem Land Werk X abgerechnet wurde. Damit ist eine Überprüfung der Vollständigkeit oder gar Plausibilität nicht möglich und auch die Reklamationsmöglichkeiten bei ausreichenden Verdachtsmomenten nur über die GEMA und nur pauschal durch Angabe aller Aufführungen des Werkes möglich.

Eine direkte Mitgliedschaft und Anmeldung der Werke bei der Verwertungsgesellschaft des jeweiligen Landes umgeht zwar den Umweg über die GEMA, führt jedoch nicht zwangsläufig zu einer Verbesserung der Reklamationssituation, da Verwertungsgesellschaften ihre eigenen Formate verwenden, wo im Einzelfall zu prüfen ist, ob diese die für notwendigen Daten enthalten.

So gibt es mit CRD zwar eine von der CISAC entwickelte internationale Spezifikation für die Darstellung der Nutzungen und zugehörigen Tantiemenverteilungen von Werken (siehe Abschn. 5.2), jedoch erlaubt diese in der Regel keine automatisierte Überprüfung der Abrechnungen. Gründe hierfür sind teilweise hinsichtlich der Semantik der Felder nicht standardkonforme Angaben in den Datenfeldern sowie ein nicht ausreichender Umfang der angegebenen Daten.

So wird für die Quelle der Werknutzung (Exploitation Source Name) häufig nur ein allgemeiner Name (z. B. der Name des aufführenden Interpreten), das Land der Nutzung, sowie der Nutzungstyp (z. B. Live) angegeben (siehe Abb. 6.12). Die Granularität der Angaben in der CRD-Datei hängt laut Spezifikation davon ab, in welchem Detailierungsgrad die Empfänger*innen die Inhalte empfangen wollen und in welchem Grad die Verwertungsgesellschaft diesen Anforderungen gerecht werden kann. Nach der Spezifikation wäre es zum Beispiel sowohl möglich, jede Live-Aufführung nach Datum und Uhrzeit aufzuschlüsseln, als auch in einem einzigen Datensatz ohne Daten und Uhrzeiten zusammenzufassen. Insgesamt wird jedoch keine detaillierte Aufschlüsselung der Werknutzungen nach Veranstaltungen über Postleitzahl, Name und Ort der Veranstaltung – wie bei der GEMA-NA – ermöglicht. In einer solchen Form ist eine CRD-Datei lediglich zur Information von Rechteinhaber*innen oder zur Erstellung von Abrechnungen von Verlagen gegenüber den von ihnen vertretenen Urhebern nutzbar, für einen (teil-)automatisierter Abgleich wie in den vorigen Kapiteln beschrieben jedoch nicht.

Abb. 6.12

Angaben zu einer Live-Performance in einer CRD

Eine detaillierte Plausibilitätsprüfung, wie in Abschn. 6.2.3 am Beispiel der GEMA dargestellt, ist bei internationalen Werknutzungen damit aufgrund fehlender Daten aktuell nicht möglich. Dies stellt, solange die Abweichungen zwischen den Nutzungsmeldungen und Abrechnungen hoch bleiben, einen signifikanten Nachteil in der internationalen Wahrnehmung von Urheberrechten im Livebereich dar.