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Projektgründung

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Zusammenfassung

Die Entscheidungen, die zu Beginn eines Projekts getroffen werden, haben die weitreichendsten Folgen. Damit ein Projekt überhaupt die Chance bekommt, erfolgreich zu sein, müssen die Festlegungen vollständig und eindeutig sein und schriftlich festgehalten werden. Die Initiierung eines Projekts umfasst die Klärung der Aufgabenstellung und Ziele sowie die grobe Definition des Inhalts und Umfangs in Gestalt einer Projektdefinition (siehe Abb. 3.1). Besondere Anforderungen mit juristischen und finanziellen Aspekten sind bei extern beauftragten Projekten zu beachten. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden Vereinbarungen über die zu erfüllenden Anforderungen und über die Lieferungen und Leistungen getroffen. Diese Vereinbarungen werden in Form von Angeboten und Aufträgen nachvollziehbar dokumentiert.

Die Entscheidungen, die zu Beginn eines Projekts getroffen werden, haben die weitreichendsten Folgen. Damit ein Projekt überhaupt die Chance bekommt, erfolgreich zu sein, müssen die Festlegungen vollständig und eindeutig sein und schriftlich festgehalten werden.

Die Initiierung eines Projekts umfasst die Klärung der Aufgabenstellung und Ziele sowie die grobe Definition des Inhalts und Umfangs in Gestalt einer Projektdefinition (siehe Abb. 3.1). Besondere Anforderungen mit juristischen und finanziellen Aspekten sind bei extern beauftragten Projekten zu beachten. Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden Vereinbarungen über die zu erfüllenden Anforderungen und über die Lieferungen und Leistungen getroffen. Diese Vereinbarungen werden in Form von Angeboten und Aufträgen nachvollziehbar dokumentiert.

Abb. 3.1

Prozesse der Projektgründung

3.1 Projektinitiierung

Jedes Projekt erfordert Aufwand und verursacht Kosten. Zur Legitimierung muss es beantragt und genehmigt werden (siehe Abb. 3.2). Dies gilt für interne genauso wie für externe Projekte. In einer kurzen Definition werden die wesentlichen Merkmale des Projekts grob dargestellt. Hierzu gehört die Beschreibung der Ausgangssituation und der Zielsetzung, sowie die Benennung der einzuhaltenden Randbedingungen und kritischer Faktoren. Der Projektinhalt, also die wesentlichen Arbeitspakete müssen skizziert werden, auch wenn dies zu Beginn nicht einfach ist. Außerdem sollen die terminlichen und finanziellen Rahmenbedingungen in Form von Phasen, Meilensteinen und Budgets beziffert werden.

Abb. 3.2

Aktivitäten zur Initiierung eines Projekts

In jedem Projekt einer praxisrelevanten Größe gibt es viele Ziele, die erreicht werden müssen oder sollen. Um den Überblick zu behalten, ist eine Gliederung der vielen Teilziele notwendig. Als erste grobe Einteilung ist die als Zieldreieck bezeichnete Gliederung in Qualitäts- bzw. Funktionalitätsziele, Terminziele und Kostenziele geeignet.

Qualitätsziele fassen alle fachlichen Anforderungen an die zu erbringenden Funktionen und deren Qualitätsniveau zusammen. Terminziele legen die Anforderungen für den Ablauf des Projekts und für die angestrebten Termine fest. Kostenziele schließlich benennen den Kostenrahmen für das gesamte Projekt und auch die Budgets für Teilprojekte. Zwischen den Zieldimensionen Qualität, Termine und Kosten bestehen starke Abhängigkeiten, so dass Verbesserungen bei einer Dimension oft zu Lasten der anderen Dimensionen gehen. Typische Fehlverläufe in Projekte lassen sich im Zieldreieck durch charakteristische Profile veranschaulichen.

Der Erfolg eines Projekts steht und fällt mit den beteiligten Personen. Daher gehört die Erfassung der Stakeholder zu den ersten Aufgaben. Hierbei muss zwischen internen und externen Stakeholdern unterschieden werden sowie zwischen den aktiv zum Erfolg beitragenden Beteiligten und den Personen, die von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Eine weitere Sichtweise unterscheidet zwischen Opponenten und Promotern und untersucht deren Einflussstärke. Aus den Ergebnissen dieser Analyse können passende Maßnahmen für den Umgang mit den Stakeholdern abgeleitet werden.

Neben dem personellen Umfeld gehört auch die Analyse des sächlichen Umfelds in Form von Vorschriften, Richtlinien und Gesetzen sowie der Infrastruktur zu den Aufgaben der Projektgründung.

Aufgabe 3.1 Projektdefinition Knowhow-Datenbank

Sie leiten die Service-Abteilung eines Herstellers von Messgeräten. Zu den Aufgaben Ihrer Mitarbeiter zählt die Schulung der Kunden, die regelmäßige Einstellung und Kalibrierung der Geräte sowie die Behebung von Störungen und Fehlern. Da bei den verschiedenen Mitarbeitern immer wieder ähnliche Probleme auftreten, möchten sie das Wissen der Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank einspeisen und allen Mitarbeitern zugänglich machen. Bei Ihrem Bereichsleiter möchten Sie nun ein Projekt zum Aufbau einer solchen Knowhow-Datenbank beantragen. Hierfür benötigen Sie eine kurze Projektdefinition.
  1. a)

    Formulieren Sie die Ausgangssituation.

     
  2. b)

    Legen Sie die wichtigen Ziele des Projekts fest.

     
  3. c)

    Formulieren Sie eine knappe Beschreibung des Projektinhalts.

     
  4. d)

    Benennen Sie die kritischen Faktoren.

     
  5. e)

    Schätzen Sie grob ein Budget und legen Sie mögliche Meilensteine fest.

     

Aufgabe 3.2 Fehlerhafte Projektdefinition „Solaranlage“

Abbildung 3.3 zeigt einen Ausschnitt aus einer Projektdefinition. Was fällt Ihnen positiv oder negativ auf?

Abb. 3.3

Fehlerhafte Projektdefinition

Aufgabe 3.3 Zieldreieck interpretieren

Das in Abb. 3.4 dargestellte Projektdreieck beschreibt das Ergebnis eines abgeschlossenen Projekts. Interpretieren und erläutern Sie die Ergebnisse.

Abb. 3.4

Zieldreieck

Aufgabe 3.4 Stakeholder für einen Umzug

Ihre Bewerbung bei der Firma in Neustadt war erfolgreich. In wenigen Wochen werden Sie dort anfangen. Sie möchten zusammen mit Ihrer Familie umziehen, Ihre Mietwohnung in Altdorf kündigen und in Neustadt eine Wohnung oder besser ein Haus zur Miete suchen. Welche Stakeholder gibt es für dieses Vorhaben? Wer ist aktiv beteiligt, wer ist betroffen? Welche Stakeholder sind zu diesem Vorhaben positiv, negativ oder neutral eingestellt?

Aufgabe 3.5 Zuordnung von Einzelzielen zum Zieldreieck

Die folgenden Ziele wurden einem Lastenheft entnommen. Ordnen Sie jedes Ziel zu einer der drei Zieldimensionen des Projektdreiecks zu.
  • Die Herstellkosten für das neu zu entwickelnde Produkt müssen 20 % unter der bisherigen Version liegen.

  • Im Falle einer Nichtabnahme stehen für die Fehlerbehebung maximal drei Wochen zur Verfügung.

  • Der erste Meilenstein „Konzept erstellt“ muss sechs Wochen nach Projektstart erreicht sein.

  • Die Budgets für die drei Projektphasen betragen 50 % (Phase I), 30 % (Phase II) und 20 % (Phase III) des Gesamtbudgets.

  • Die Sprache der Bedienoberfläche des Geräts muss zwischen Englisch, Deutsch und Spanisch umschaltbar sein.

  • Die Abnahme erfolgt zwei Wochen nach der Inbetriebnahme.

  • Alle vier Wochen ist ein detaillierter Statusbericht vorzulegen.

  • Das Produkt muss die Anforderungen der Maschinenrichtlinie und der EMV-Richtlinie erfüllen.

Aufgabe 3.6 Aussagen aus einer Projektdefinition

Die folgenden Aussagen stammen aus der Definition eines Projekts zur Entwicklung einer webbasierten Software für die Handhabung von Kundendaten.
A1:

„Skepsis der Vertriebsmitarbeiter gegen eine transparente Datenverwaltung.“

A2:

„Kompatibilität der App mit allen gängigen Smart-Phone-Betriebssystemen.“

A3:

„Erstellung eines Feinkonzepts für die zu entwickelnde Software.“

A4:

„Auslieferung der ersten lauffähigen Software-Version.“

A5:

„Ihre Kundendaten verwalten die Vertriebsmitarbeiter in Eigenregie.“

A6:

„Gleichmäßige Aufteilung der Gesamtkosten auf die drei Projektphasen.“

Ordnen Sie die Aussagen zu den verschiedenen Teilen einer Projektdefinition zu.

3.2 Der Projektauftrag

Bei der Projektgründung müssen Aufgabe, Inhalt und Umfang des Projekts definiert werden. Im Lastenheft beschreibt ein Auftraggeber seine Erwartungen und Anforderungen an die Projektdurchführung und das Projektergebnis. Die Antwort eines Auftragnehmers hierauf ist das Pflichtenheft , in dem erläutert wird, wie diese Anforderungen erfüllt werden sollen.

Beide Dokumente sind Bestandteil des Projektauftrags, mit dem ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geschlossen wird. Wie in Abb. 3.5 dargestellt, gliedert sich ein Auftrag in einen fachlichen, einen organisatorischen und einen juristischen Teil. Im fachlichen Teil werden die Ausgangssituation und die Aufgabenstellung beschrieben und es werden die Anforderungen, die Ziele und die kritischen Faktoren benannt. Der organisatorische Teil umfasst Angaben zu den geplanten Meilensteinen, zum Budget und eventuell zum Projektteam. Der juristische Teil legt die vertraglichen Bedingungen für die zu erbringenden Leistungen und Gegenleistungen fest.

Abb. 3.5

Bestandteile und Verantwortlichkeitsbereiche des Projektauftrags

Aufgabe 3.7 Angebotsgliederung gemäß VDI-Richtlinie 4504

Die folgende alphabetisch sortierte Liste enthält einige der Elemente, die ein Angebot laut VDI-Richtlinie 4504 (Angebotsdokumente im Vertrieb komplexer technischer Produkte) enthalten sollte:

Angaben zur Firmierung

Angebotsbedingungen

Aufgabenstellung (detailliert)

Deckblatt

Inhaltsverzeichnis

Ihre Anforderungen

Leistungsumfang

Lieferbedingungen

Lieferumfang

Lösungsvorschlag (detailliert)

Preisübersicht

Technische Daten

Unsere Lösung für Sie

Vorteile auf einen Blick

 

Zur Gliederung werden vier Abschnitte vorgesehen: Vorspann, Allgemeiner Teil, Technische Beschreibung, Liefer- und Leistungsumfang. Versuchen Sie die aufgelisteten Elemente, jeweils einem der vier Abschnitte zuzuordnen. Der allgemeine Teil dient dabei vor allem für eine anschauliche Beschreibung, während die technische Beschreibung auf alle Einzelheiten eingeht.

Aufgabe 3.8 Zielformulierung für die Einführung von Open-Source-Software

Sie sind Assistent des technischen Direktors eines Unternehmens. In einer Besprechung, in der es um die ständig anfallenden Kosten für die Anschaffung und Installation neuer Software-Versionen geht, gibt der Direktor den anwesenden Abteilungsleitern den Auftrag, zeitnah auf kostenlose Open-Source-Programme umzusteigen. Der Leiter der IT-Abteilung weist darauf hin, dass dies nicht so einfach gehe, sondern zuerst einmal eine gründliche Analyse notwendig sei. Daraufhin wird beschlossen, in einem Projekt den Umstieg auf die Open-Source-Software zu analysieren, vorzubereiten und umzusetzen. Sie erhalten den Auftrag, die Ziele für dieses Projekt festzulegen. Wie könnten derartige Ziele aussehen?

Aufgabe 3.9 Lasten- und Pflichtenheft

Die folgende Auflistung enthält Kapitelüberschriften für verschiedene Beschreibungen aus einem Projekt zur Entwicklung eines Fahrkartenautomaten:
  • Beschreibung der aktuellen Situation,

  • Grobplanung des Projektablaufs,

  • Beschreibung des Hardware-Konzepts,

  • Einleitung und Übersicht,

  • Terminliche Rahmenbedingungen,

  • Anforderungen an die Datensicherheit.

Welche dieser Beschreibungen gehören in das Lastenheft und welche gehören in das Pflichtenheft? Welche können in beiden Dokumenten auftauchen? Begründen Sie die von Ihnen gewählte Zuordnung.

Aufgabe 3.10 Aussagen aus Projektauftragsdokumenten

Ein mittelständisches Unternehmen möchte seine Kundendaten in Zukunft über eine Web-basierte Anwendung verwalten. Dazu hat es einem Software-Haus den Auftrag zur Entwicklung einer solchen Anwendung erteilt. Dort wird der Auftrag in Form eines Projekts durchgeführt. Die folgenden Aussagen stammen aus verschiedenen Dokumenten, die im Laufe der Projektgründung erstellt wurden. Beurteilen Sie, welche Aussagen aus dem Lastenheft und welche aus dem Pflichtenheft stammen und welche Aussagen in keinem dieser beiden Dokumente enthalten sein sollten.
A1:

„Die erste Software-Version wird dem Kunden an Meilenstein MS4 zum Akzeptanztest ausgeliefert.“

A2:

„Die Anwendung soll von allen Vertriebsbeauftragten jederzeit genutzt werden können.“

A3:

„Das Projektteam besteht aus einer Datenbankspezialistin, einem Programmierer für Web-Interfaces und zwei PHP-Programmierern.“

A4:

„Die Kundendaten können in die Datenbank der Buchhaltung exportiert werden.“

A5:

„Für den Export der Kundendaten wird eine Schnittstelle im XML-Format implementiert.“

A6:

„Das Projekt wird mit einem Gesamtumfang von 180.000 € und einer maximalen Laufzeit von acht Monaten genehmigt. Für Projektphase I wird ein Budget von 50.000 € frei gegeben.“

A7:

„Die endgültige Version der Software muss inklusive der Dokumentation spätestens zehn Monate nach Auftragserteilung abgeliefert werden.“

A8:

„Der geschätzte Personalaufwand liegt bei 9,5 Personenmonaten mit einer Standardabweichung der Schätzung von 0,5 Personenmonaten.“

A9:

„Zum Anlegen neuer Kunden wird eine Eingabemaske benötigt, deren Felder möglichst mit Standardwerten vorbelegt werden.“

3.3 Projektkalkulation

Aufgrund seiner Einmaligkeit enthält jedes Projekt viele Unsicherheiten. Verlässliche Aussagen über die zu erwartenden Projektkosten sind daher schwierig und aufwändig. Dies führt zum Dilemma, dass eine präzise Kalkulation einen hohen Aufwand erfordert und das Risiko birgt, den Auftrag nicht zu erhalten, während eine schnelle und grobe Kalkulation im Auftragsfall unerwartete Mehrkosten verursachen kann.

Mögliche Lösungen sind die Nutzung von Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten, die Verwendung standardisierter Ausschreibungen in Form von Leistungsverzeichnissen sowie bei sehr umfangreichen Projekten die Durchführung von Vorprojekten oder Projektstudien .

Aufgabe 3.11 Angebotsszenario

Sie arbeiten in der Projektierungsabteilung eines Herstellers von kundenspezifischem Equipment für messtechnische Aufgaben. Ein langjähriger Kunde sendet Ihnen die Ausschreibung für einen neuen Messtisch. Den Material- und Geräteaufwand für den neuen Tisch können Sie recht gut einschätzen. Die Entwicklungsabteilung kann aber ohne genauere, zeitaufwändige Analyse keine Aussage über den erforderlichen Konstruktionsaufwand machen. Wegen der derzeitigen hohen Auslastung ist auch nicht klar, wann der mögliche Auftrag eingeplant werden kann. Auf Ihre Nachfrage beim potentiellen Auftraggeber, ob dieser Tisch in Zukunft eventuell öfter benötigt werden könnte, erhalten Sie eine ausweichende Antwort.

Suchen Sie (mindestens drei) verschiedene Möglichkeiten, wie Sie in dieser Situation vorgehen können. Erläutern Sie deren Vor- und Nachteile.

3.4 Lösungen

Lösung 3.1 Projektdefinition Knowhow-Datenbank

  1. a)

    Ausgangssituation: Die beim Einsatz der Service-Mitarbeiter gewonnen Erfahrungen werden derzeit nicht festgehalten und lassen sich daher nur zufällig nutzen.

     
  2. b)

    Zielzustand: Die bei den Service-Einsätzen gemachten Erfahrungen werden durch die Mitarbeiter dokumentiert und in eine Datenbank eingegeben. Alle anderen Mitarbeiter haben hierauf von überall und jederzeit Zugriff.

     
  3. c)

    Projektbeschreibung: Erstellung einer webbasierten Datenbank zur Eingabe und Nutzung des Erfahrungswissens der Service-Mitarbeiter. Hierfür soll auf das Konzept von Wikipedia zurückgegriffen werden.

     
  4. d)

    Kritische Faktoren: Da die Knowhow-Datenbank von der Einspeisung und Nutzung von Wissen durch die Mitarbeiter lebt, ist die Akzeptanz der Datenbank und der Benutzerschnittstelle der kritischste Faktor.

     
  5. e)

    Budget und Meilensteine: Anschaffungskosten für eine solche Datenbank sind vernachlässigbar, da entsprechende Skripte wie z. B. aus dem Wiki-Projekt kostenlos zur Verfügung stehen. Für die Installation eines Rechners mit Webzugriff und der Skripte sowie einen ausgiebigen Test mit ersten Inhalten werden 30 Personentage veranschlagt. Der weitere Ausbau der Datenbank erfolgt regelmäßig und ist nicht Bestandteil des Projekts. Das Projekt soll sofort begonnen und in acht Wochen abgeschlossen sein. Weitere Meilensteine sind nicht vorgesehen.

     

Lösung 3.2 Fehlerhafte Projektdefinition „Solaranlage“

Die Ausgangssituation ist sehr knapp dargestellt. Hier sind einige zusätzliche Angaben notwendig, insbesondere Terminangaben über den Bau der Halle.

Das beschriebene Ziel ist nachvollziehbar, aber etwas vage. Die Rahmenbedingungen sind konkret und präzise. Sie sind auch als Muss-Ziele eindeutig erkennbar.

Das Fehlen kritischer Faktoren ist zu bemängeln. Es ist offensichtlich, dass zumindest die Einhaltung der Termine kritisch ist. Der geplante Zieltermin (30.6.) ist mit der harten Randbedingung identisch. Hier sind Schwierigkeiten vorprogrammiert.

Die wesentlichen Aufgaben sind mit der für eine Projektdefinition gebotenen Kürze benannt und es sind keine offensichtlichen Lücken zu erkennen.

Als vollkommen misslungen muss die Angabe der Meilensteine bezeichnet werden. Aus formaler Sicht wird mit lauter unterschiedlichen und teilweise unpräzisen Zeitangaben gearbeitet. Was ist mit „Beschaffung“ gemeint? Das Ende der Beschaffung oder der Beginn oder läuft die während des Monats April? Meilensteine müssen immer als Ereignisse definiert werden! Aus inhaltlicher Sicht ist außerdem zu bemängeln, dass zwischen Ende September und dem 28.2. des Folgejahres kein Meilenstein liegt, aber dann innerhalb recht kurzer Zeit drei Meilensteine aufeinander folgen.

Tadellos ist die Angabe des Budgets. Das Budget ist konkret benannt und auch der Personalaufwand. Soweit man dies als Nicht-Fachmann einschätzen kann, sehen die Werte auch plausibel aus.

Lösung 3.3 Zieldreieck interpretieren

Bei dem Projekt entspricht die erreichte Qualität exakt der angestrebten Qualität. Allerdings liegt der Termin deutlich hinter der Planung zurück. Auch die Kosten sind höher als ursprünglich geplant, allerdings ist das Problem hier nicht so ausgeprägt, wie bei den Terminen. Insgesamt ist das Projekt aber, trotz guter Qualität nicht allzu gut gelaufen.

Lösung 3.4 Stakeholder für einen Umzug

Unmittelbar betroffen und auch als Akteur des Vorhabens gefragt ist natürlich die eigene Familie. Bezüglich der Wohnung in Altdorf ist der Vermieter zu informieren. Außerdem müssen die Versorgungsverträge mit den Lieferanten für Strom, Wasser und Gas, gekündigt werden. Falls die Wohnung mit dem Auszug zu renovieren ist, muss ein Maler gefunden werden. Für die Suche nach einer Wohnung oder einem Haus in Neustadt könnte ein Makler eingeschaltet werden. Eventuell kann die neue Firma hier auch helfen. Wenn ein geeignetes Objekt gefunden wurde, muss ein Umzugsunternehmen beauftragt werden. In Neustadt müssen auch die Versorger kontaktiert werden. Als weitere Stakeholder sollten auch Nachbarn, Freunde und Bekannte berücksichtigt werden. Sie sollten zumindest informiert werden. Vielleicht können aber einige auch bei der Suche nach einer Wohnung, der Suche nach Nachmietern oder gar beim Umzug helfen.

Viele Akteure, wie Versorger, Makler, Umzugsfirma stehen dem Vorhaben neutral gegenüber. Widerstand ist hier nicht zu erwarten. Nachbarn, Bekannte oder Freunde werden das Vorhaben (hoffentlich) nicht mit Freude quittieren, sie werden aber auch keine Probleme bereiten. Am kritischsten wird wohl die eigene Familie zu sehen sein. Abhängig von der persönlichen Situation werden sie dem Vorhaben entweder positiv oder negativ gegenüberstehen. Auf alle Fälle sind die Familienmitglieder am meisten betroffen und auch als aktive Beteiligte gefragt.

Lösung 3.5 Zuordnung von Einzelzielen zum Zieldreieck

Tabelle 3.1 zeigt die Zuordnung der Ziele zu den drei Zieldimensionen.

Tab. 3.1

Zuordnung der Teilziele zum Zieldreieck

Ziel

Dimension

 

Herstellkosten

Kosten

 

Nachbesserung nach Nichtabnahme

Termin

 

Meilenstein nach 6 Wochen

Termin

 

Budget-Stufen

Kosten

 

Sprachen

Qualität

 

Abnahme

Termin

 

Statusberichte alle 4 Wochen

Termin

 

Richtlinienerfüllung

Qualität

 

Die Zieldimension Qualität ist sehr umfassend zu verstehen. Die Zuordnung eines Teilziels zu dieser Zieldimension ist daher nicht immer ganz offensichtlich. Hat man aber alle Teilziele erkannt, die offensichtlich Kosten oder Termine betreffen, so gehören die verbleibenden zur Qualitäts-Dimension.

Lösung 3.6 Aussagen aus einer Projektdefinition

Die Skepsis der Vertriebsmitarbeiter (A1) stellt sicherlich einen Risikofaktor dar.

Die Kompatibilität der App (A2) gehört entweder zu den Zielen oder zu den Randbedingungen.

Die Erstellung eines Feinkonzepts (A3) stellt einen Teil des Projektinhalts dar.

Die Auslieferung (A4) ist ein Ereignis, das einen Meilenstein charakterisiert.

Die Verwaltung der Kundendaten (A5) beschreibt den derzeitigen Zustand.

Unschwer ist A6 als Aussage über das Budget zu erkennen.

Lösung 3.7 Angebotsgliederung gemäß VDI-Richtlinie 4504

Tabelle 3.2 zeigt die in der Richtlinie vorgenommene Zuordnung. Diese ist aber nicht immer zwingend, so dass auch eine andere Art der Gliederung oder auch der Zuordnung denkbar ist.

Tab. 3.2

Gliederung der Angebotsinhalte

Vorspann

Allgemeiner Teil

 

Deckblatt

Inhaltsverzeichnis

Angaben zur Firmierung

Vorteile auf einen Blick

Ihre Anforderungen

Unsere Lösung für Sie

Preisübersicht

Angebotsbedingungen

Lieferbedingungen

 

Technische Beschreibung

Liefer- und Leistungsumfang

 

Aufgabenstellung (detailliert)

Lösungsvorschlag (detailliert)

Technische Daten

Leistungsumfang

Lieferumfang

 

Lösung 3.8 Zielformulierung für die Einführung von Open-Source-Software

Bei der Formulierung von Zielen bzw. Teilzielen für das Projekt kann man sich zunächst am Zieldreieck orientieren, also nach Qualitäts-, Kosten und Terminzielen unterscheiden.
  • So weit wie möglich sollen Open-Source-Programme eingesetzt werden.

  • Alle existierenden Datenbestände müssen in der neuen Software importierbar sein.

  • Der Umstieg muss an allen Rechnerarbeitsplätzen des Unternehmens erfolgen.

  • Die Wartung der Software darf höchstens halb so teuer sein, wie bisher.

  • Der Arbeitsaufwand für das Projekt darf 200 Personentage nicht übersteigen.

  • Das Ergebnis der Analyse soll zwei Monate nach Projektbeginn vorliegen.

  • Nach weiteren zwei Monaten soll die Einführung vorbereitet sein.

  • Nach insgesamt sechs Monaten muss der Umstieg vollständig durchgeführt sein.

Lösung 3.9 Lasten- und Pflichtenheft

Wenn Lasten- und Pflichtenheft getrennte Dokumente sind, sollten beide eine „Einleitung und Übersicht“ enthalten.

Im Lastenheft beschreibt ein Auftraggeber seine Anforderungen an das Projekt und das Projektergebnis. Die aktuelle Situation kennt ein Auftraggeber am besten, daher sollte sie von ihm dokumentiert werden. Auch die Rahmenbedingungen für die Termine und die Anforderungen an die Datensicherheit kommen vom Auftraggeber.

Der Auftragnehmer beschriebt im Pflichtenheft, wie er das Projektergebnis gestalten wird und wie er das Projekt durchführen möchte. Daher gehören die Beschreibung des Hardware-Konzepts und die Grobplanung des Projektablaufs ins Pflichtenheft.

Lösung 3.10 Aussagen aus Projektauftragsdokumenten

Im Lastenheft spezifiziert der Auftraggeber seine Anforderungen. Formulierungen wie z. B. „soll“, „muss“ oder „darf nicht“ deuten auf Anforderungen hin. Auch die Kunden- bzw. Nutzersicht für eine Aussage ist typisch für Anforderungen. Aus dem Lastenheft stammen wahrscheinlich folgende Aussagen:
A2:

„Die Anwendung soll von allen Vertriebsbeauftragten jederzeit genutzt werden können.“

A4:

„Die Kundendaten können in die Datenbank der Buchhaltung exportiert werden.“

A7:

„Das endgültige Version der Software muss inklusive der Dokumentation spätestens zehn Monate nach Auftragserteilung abgeliefert werden.“

A9:

„Zum Anlegen neuer Kunden wird eine Eingabemaske benötigt, deren Felder möglichst mit Standardwerten vorbelegt werden.“

Im Pflichtenheft listet der Auftragnehmer die Lieferungen und Leistungen auf, zu denen er sich verpflichtet. Technische Aussagen zur Realisierung, aber auch Einschränkungen und auch Details zur Projektorganisation sind daher typischerweise im Pflichtenheft zu finden:
A1:

„Die erste Software-Version wird dem Kunden an Meilenstein MS4 zum Akzeptanztest ausgeliefert.“

A3:

„Das Projektteam besteht aus einer Datenbankspezialistin, einem Programmierer für Web-Interfaces und zwei PHP-Programmierern.“

A5:

„Für den Export der Kundendaten wird eine Schnittstelle im XML-Format implementiert.“

In keinem der beiden Dokumente werden die beiden folgenden Aussagen zu finden sein:
A6:

„Das Projekt wird mit einem Gesamtumfang von 180.000 € und einer maximalen Laufzeit von acht Monaten genehmigt. Für Projektphase I wird ein Budget von 50.000 € frei gegeben.“

A8:

„Der geschätzte Personalaufwand liegt bei 9,5 Personenmonaten mit einer Standardabweichung der Schätzung von 0,5 Personenmonaten.“

Die Genehmigung des Projekts und die Freigabe eines Budgets (A6) ist entweder Sache des externen Auftraggebers oder des internen Lenkungskreises auf Auftragnehmerseite. Sehr eindeutig ist die Situation bei der Aufwandsschätzung (A8). Sie ist nur für den internen Projektantrag bestimmt und darf auf keinen Fall nach außen gelangen.

Lösung 3.11 Angebotsszenario

Angesichts der derzeitig guten Auslastung wäre es denkbar, gar kein Angebot abzugeben. Dass der eigene Abteilungsleiter bei diesem Vorschlag wohl im Dreieck springt, ist vielleicht noch zu verkraften, aber bedenklich ist das Risiko, eventuell einen guten, langjährigen Kunden zu verprellen und bei folgenden Ausschreibungen nicht mehr angefragt zu werden.

Eine zweite Option wäre, den erforderlichen Aufwand für die gründliche Analyse des Konstruktionsaufwands zu investieren, um ein detailliertes Angebot mit überschaubarem Risiko erstellen zu können. Wegen der guten Auslastung ist es aber schwierig, die kurzfristig benötigte Zeit hierfür frei zu schaufeln. Falls dann der Auftrag nicht erteilt würde, täte dies wegen der entstandenen Kosten und der verschobenen anderen Arbeiten doppelt weh.

Daher wäre es auch denkbar, nur wenig Aufwand in die Angebotserstellung zu investieren, den Aufwand grob abzuschätzen und im Angebot mit einem kräftigen Risikozuschlag zu versehen. Wahrscheinlich würde man in diesem Fall keinen Auftrag erhalten, was wegen der aktuellen Auftragslage gut zu verschmerzen wäre. Allerdings könnte ein deutlich über dem Wettbewerb liegendes Angebot beim Auftraggeber für Unverständnis oder gar Verärgerung führen.

Eine vierte Variante wäre ein Gespräch mit dem Ausschreiber, um dessen Prioritäten zu verstehen. Eventuell könnte so heraus gefunden werden, ob dort Verständnis für die Nichtabgabe eines Angebots oder für ein Angebot mit Risikozuschlag zu erwarten ist oder ob eventuell Spielraum für eine spätere Angebotsabgabe besteht.

Copyright information

© Springer Fachmedien Wiesbaden 2015

Authors and Affiliations

  1. 1.Hochschule TrierTrierDeutschland

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