Fallbeispiel EnBW – Energie Baden-Württemberg

Zusammenfassung

Die Energie Baden-Württemberg AG (EnBW) ist das drittgrößte Energieversorgungsunternehmen in Deutschland.

20.1 Das Unternehmen

Die Energie Baden-Württemberg AG (EnBW ) ist das drittgrößte Energieversorgungsunternehmen in Deutschland.

Mit rund sechs Millionen Kunden und rund 20.500 Mitarbeitern hat die Energie Baden-Württemberg AG 2010 einen Jahresumsatz von über 17 Mrd. € erzielt. Der EnBW-Konzern ist eine Aktiengesellschaft bestehend aus einer Holding und über 30 Gesellschaften.

Den Focus ihrer Aktivitäten sieht die EnBW am Standort Baden-Württemberg. Darüber hinaus ist sie auch auf weiteren Märkten Europas aktiv.

Die wesentlichen Geschäftsfelder der EnBW sind:

• Strom – Erzeugung und Handel,

• Strom – Netz und Vertrieb,

• Gas und

• Energie- und Umweltdienstleistungen.

Zu den Energie- und Umweltdienstleistungen zählen auch die Immobiliengesellschaften des Konzerns.

Die Immobiliengesellschaften haben die Aufgabe, den Konzerngesellschaften Grundstücke und Gebäude zur Nutzung in definierter Qualität, Quantität und Zeit bereit zu stellen.

20.2 Immobilienbezogene Angaben

Der wesentliche Teil des Immobilienvermögens ist in vier Immobiliengesellschaften zusammengefasst.

Das Portfolio dieser Immobiliengesellschaften umfasst ca. 18 Mio. m² Grundstücksflächen für konventionelle Kraftwerke und erneuerbare Energien, für Transport- und Verteilnetze (Strom, Gas, Wasser), für Büro-, Betriebs- und Logistikstandorte mit ca. 1.450 Gebäuden und technischen Anlagen mit einer BGF von ca. 1,4 Mio. m². Zum Gebäudebestand zählen Bürogebäude, Gewerbeobjekte, Werkstätten, Lager, kleinere Laufwasserkraftwerke, Umspannwerksanlagen, Schaltanlagengebäude, Wohngebäude, Seminarhäuser, Kantinen unterschiedlichster Größe und Ausstattung.

Abbildung 20.1 zeigt den Gebäudekomplex der EnBW City in Stuttgart.

Abb. 20.1

EnBW City in Stuttgart

Zu den Eigenimmobilien kommen noch angemietete Objekte hinzu, wobei der Anteil mit derzeit 0,1 % bei Grundstücksflächen und etwa 3 % bei Gebäudeflächen gering ist.

Der Schwerpunkt dieser Immobiliengesellschaften liegt in der bedarfsgerechten Bereitstellung der im Eigenbestand befindlichen Grundstücks- und Gebäudeflächen für die Konzerngesellschaften zu bestmöglichen Marktkonditionen.

20.3 FM-Ziele und -Politik

Die kaufmännische und technische Verwaltung dieser Immobilienbestände erfolgt durch die EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH , kurz SIS genannt.

Die SIS soll sich als FM-Dienstleister innerhalb des EnBW Konzerns entwickeln. Ihr Ziel ist die Bereitstellung eines Coporate Real Estate Managements für den Energiekonzern mit seinem Kerngeschäft in der Erzeugung, Verteilung, Abrechnung, Messung und dem Vertrieb von Energie (Strom, Gas, Wasser Fernwärme). Die Aufgaben der SIS reichen von der Steuerung und Koordination operativer Leistungen (insbesondere IGM und TGM, ebenso auch Bau) bis hin zum Property Management , Asset Management und Portfolio Management der Immobiliengesellschaften für den Konzern der EnBW AG.

Bei der kaufmännischen Verwaltung liegt der Schwerpunkt auf der Vermietung des Immobilienbestandes an die Konzerngesellschaften. Hinzu kommen noch Anmietungen fremder Flächen und Gebäude sowie die Vermietung an externe Unternehmen und Privatpersonen.

Insgesamt werden ca. 2.000 aktive Verträge (Miete, Pacht, Erbpacht, Fischereirechte usw.) verwaltet.

Um diesen Aufgaben auch langfristig gerecht zu werden, wurde als mittelfristiges Ziel die Schaffung einer verlässlichen, gemeinsamen und redundanzfreien Datenbasis für die technische, kaufmännische und buchhalterische Dokumentation der Liegenschaften, die den Eigentümergesellschaften gehören oder über diese angemietet sind, gesteckt.

20.4 Ausgangssituation

Mit der Fusion der Vorgängerunternehmen und der Neuaufstellung des EnBW-Konzerns wurde auch die interne Vermietung neu strukturiert. Die bis dahin gebräuchliche Kostenstellenverrechnung wurde durch eine interne Mietverrechnung abgelöst. Um die steigenden Anforderungen an die interne Mietverrechnung bezüglich Kostentransparenz und Flächennachweis gerecht zu werden, wurde im Jahr 2000 SAP RE Classic eingeführt. Die bereits im Einsatz befindliche CAFM-Software speedikon wurde weiterhin für das technische FM und das Belegungsmanagement genutzt (vgl. Abb. 20.2). Anfangs wurden die Vertragsdaten im SAP RE Classic manuell auf Basis der Belegungsdaten aus dem CAFM gepflegt, später wurde dieser Prozess durch eine ASCII-Schnittstelle unterstützt, deren Betrieb jedoch immer wieder einen hohen Bedarf an manueller Betreuung erforderte.

Abb. 20.2

IT-Systeme und Datenbestände

Nicht zuletzt durch die Anreizregulierung der Bundesnetzagentur zur Steigerung des Wettwebers in der Energiewirtschaft stiegen die Anforderungen an Kostentransparenz, was zur Einführung der im EnBW Konzern als L1 Mietverrechnung bezeichneten Kostenverrechnung führte. Auf Grund der starren Objekthierarchie von SAP RE Classic erfordert diese Kostenverrechnung eine Vielzahl von Einzelverträgen mit unzulänglichen Kompromissen an die Realität.

Bedingt durch die Größe des Konzerns und die Größe des Immobilienportfolios beschäftigen sich verschiedene SIS-Bereiche aus unterschiedlichen Sichten mit denselben Gebäuden und Grundstücken. Der Bereich „Facility Management“ in der SIS dokumentiert die wesentlichen Liegenschaften der EnBW Immobiliengesellschaften in technischer und immobilienwirtschaftlicher Hinsicht. Die Organisationseinheit „Gebäudebetrieb“ dokumentiert diese Liegenschaften aus Betreibersicht. Und die Anlagenbuchhaltung ist für die buchhalterische Dokumentation des Anlagevermögens der EnBW zuständig, wozu auch die Sachanlagevermögen der Immobiliengesellschaften gehören. Die Dokumentation der verschiedenen Sichten erfolgte auch in verschiedenen Datenbasen, was die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis für ein einheitliches Facility- und Immobilienmanagement nur mit hohem Aufwand ermöglicht.

Probleme mit dem Ist-Zustand der Systemunterstützung, wie

• unvollständiger Datenbestand,

• unterschiedliche Inhalte,

• keine Integration zum Anlagenbuch,

• keine übergreifende Prozessunterstützung,

• keine Klarheit über den Gesamtbestand,

• keine Klarheit über das Anlagevermögen,

• nicht kommunizierende Datenbestände,

• Datenredundanzen,

• keine Integration von Immobilienwirtschaft und Anlagevermögen,

• keine integrierte Grafikunterstützung für Flächenmanagement,

• Schnittstelle Grafikanwendung – SAP RE Classic nicht mehr zeitgemäß und

• starre Datenhierarchie in SAP RE Classic

führten zur Aufsetzung des Projektes LiDoku.

20.5 Das CAFM-Projekt

Mit dem Projekt LiDoku wurden folgende Ziel verfolgt:

• Konsistente Verknüpfung der Daten von Gebäuden und Grundstücken (nicht TGA) über die Sichten der „Anlagenbuchhaltung“, „Liegenschaften“ und „Gebäudebetrieb“ hinweg.

• Schaffung einer Daten-Grundstruktur als Basis für weitere Vorhaben zum ganzheitlichen Facility Management, z. B. für eine kennzahlenbasierte Steuerung des Immobilienportfolios.

• „Dateninventur“ zur Steigerung der Datenqualität. Abgleich der Daten von etwa 18.500 Flurstücken und etwa 1.500 Gebäuden im Sachanlagevermögen mit dem Liegenschaftsbereich. Kontrolle der Daten mittels Grundbuch und Katasterunterlagen.

• Einführung von effizienten Geschäftsprozessen, die eine hohe Datenqualität bei geringerem Pflegeaufwand gewährleisten. Damit Steigerung der Kapazitäten für die Wert schöpfenden Kernaufgaben.

• Optimierung der eingesetzten IT-Systeme zur verbesserten Prozessunterstützung. Nutzung bisher brachliegender Funktionalitäten bei gleichzeitiger Reduzierung der eingesetzten Systeme.

Zur besseren Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten wurde das Projekt in mehrere Teilprojekte unterteilt. Das Teilprojekt Datenstruktur hatte zur Aufgabe die zukünftige Datenstruktur auf Basis der Analyse der vorhandenen Daten und Kundenanforderungen zu definieren. Das Teilprojekt Inventur beschäftigte sich mit der Planung und Durchführung der Inventur. Im Teilprojekt Prozesse wurden nach eingehender Analyse der Ist-Prozesse und unter Berücksichtigung der neuen Aufgaben und Ziele ein neuer Organisationsaufbau entworfen und die Soll-Prozesse modelliert. Das Teilprojekt Systeme baute auf den Ergebnissen der anderen Teilprojekte auf und diente der Definition und Einführung eines IT-Systems zur optimalen Unterstützung der definierten Soll-Prozesse auf Basis der definierten Datenstrukturen.

Im Folgenden wird nur das LiDoku Teilprojekt Systeme näher betrachtet. In der ersten Projektphase wurden durch die EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH die Ergebnisse der Teilprojekte Datenstruktur, Inventur und Prozesse sowie alle fachlichen und prozessualen Anforderungen der betroffenen Fachbereiche in einem einheitlichen, integrierten Lastenheft zusammengeführt. In dieser Projektphase wurde bereits die Entscheidung gefällt, dass zukünftig SAP als das führende IT-System für die Prozesse des Immobilien- und Facility Managements zum Einsatz kommen soll.

Anschließend wurden mit Unterstützung der SAP Consulting die Anforderungen mit Prioritäten versehen und das Lastenheft mit Umsetzungsvorgaben ergänzt und in ein Pflichtenheft überführt. Dieses Pflichtenheft war die Grundlage für die Ausschreibung der Umsetzung zum Festpreis. Die Vergabe der Umsetzung erfolgte an SAP Consulting zusammen mit dem SAP Partner KORASOFT GmbH .

Da für die Umsetzung des Projektes nur ein Zeitfenster von fünf Monaten zur Verfügung stand, wurde die Realisierung in sechs Pakete gegliedert, die zum Teil zeitlich aufeinanderfolgend und zum Teil auch parallel umgesetzt werden konnten.

Im Paket 1 – Migration – wurden das neue Stammdatenmodell (vgl. Abb. 20.3) entwickelt und auf dieser Grundlage die Qualitätssicherung und Migration des Datenbestands aus RE Classic nach RE-FX durchgeführt.

Abb. 20.3

SAP-Datenmodell

Die Migration wurde mit Hilfe der SAP-Standardmigration REMICL durchgeführt. Dabei wurden sowohl die aktuellen als auch historischen Daten übernommen, die Sammelmietverträge auf standortübergreifende Verträge umgestellt und die SAP-Beratungslösung „Raumliste“ wurde in die SAP Standard Architektonische Sicht übernommen.

Mit dem Paket 2 – Flexibles Immobilienmanagement RE-FX – wurden im Rahmen der Umstellung auf SAP RE-FX direkt einige funktionale und prozessuale Möglichkeiten von RE-FX eingeführt.

Durch die Einführung der Architektonischen Sicht des RE-FX wurde eine geografisch aufgebaute Objekthierarchie geschaffen, die es ermöglicht, alle Flächenobjekte der EnBW – vermietete, nicht vermietete, nicht vermietbare und auch gemeinschaftlich genutzte – mit einer einheitlichen Objekt ID zentral zu führen und zu pflegen.

Mit Hilfe der MS Office-Integration können alle individuellen Korrespondenzen abgewickelt und in objektbezogenen Akten abgelegt werden.

Die verschiedenen Möglichkeiten von SAP für Anpassung und Erweiterung von Auswertungen wurden genutzt, um die Standardreports an die EnBW-Spezifika anzupassen.

Mit Paket 1 und 2 wurde das SAP RE Classic- durch das SAP RE-FX Modul abgelöst und damit die Basis für die Einführung und Nutzung weiterer SAP-Funktionalitäten zur Unterstützung der Immobilien- und Facility-Management-Prozesse geschaffen.

Im Rahmen des Paketes 3 – CAD Integration – wurde die bestehende Lösung für das grafische Belegungsmanagement in speedikon FM und die Schnittstelle zu RE Classic durch ein in RE-FX integriertes Belegungsmanagement abgelöst.

Die CAD-Integration auf Basis eines Grafikservers (Autodesk Map Guide) unterstützt zum einem das automatische Anlegen und Anpassen der architektonischen Räume auf der Grundlage von CAD-Plänen und stellt zum anderen eine „intelligente“ Grafiksicht auf die CAD-Pläne innerhalb des SAP RE-FX bereit. Diese Grafikansicht ermöglicht die grafisch gesteuerte Navigation zu den SAP-Stammdaten und die grafische Unterstützung von RE- und FM-Prozessen. Mit Hilfe dieser Grafikansicht wurde das Belegungsmanagement direkt in SAP integriert und bietet eine grafisch unterstützte Belegungsplanung mit mehreren Varianten sowie Möglichkeiten zur grafischen Planung von Umbaumaßnahmen.

Mit der Aktivierung einer Belegungsplanung kann die SAP RE-FX Nutzungssicht (Bildung von Kostenstellen-Mietobjekten) automatisch angepasst werden. Für die Umlage der gemeinschaftlich genutzten Flächen wird pro Gebäude automatisch ein Gemeinschaftsflächenfaktor ermittelt, auf dessen Basis für jedes einzelne Mietobjekt eine Zuschlagsfläche berechnet wird.

Für die Verwaltung der im Rahmen des Gesamtprojekts LiDoku – Teilprojekt Inventur – erfassten Flurstücke wurde im Paket 4 – SAP Liegenschaftsverwaltung – das SAP-Modul LUM mit einer Integration zum Immobilienmanagement RE-FX und der Anlagenbuchhaltung FI-AA eingeführt. Das qualitätsgesicherte Inventurergebnis (18.000 Flurstücke) wurde nach SAP LUM übernommen und dient als Basis für die Dokumentation von zukünftigen Bestandsänderungen. Durch die Integration zum Immobilienmanagement RE-FX können alle Kauf- und Verkaufsvorgänge von Flurstücken über SAP RE-FX Verträge abgebildet werden.

Zur Sicherstellung eines durchgängigen und effektiven Informationsflusses und zur Vermeidung von Medienbrüchen wurden im Paket 5 – Workflow – die an den Immobilienprozessen beteiligten EnBW-Bereiche über SAP-Workflow miteinander verknüpft. So werden u. a. für folgende Aktivitäten automatisch Workflows generiert:

• Wiedervorlagen zu Verträgen (Laufzeiten, Ankündigungen)

• Bestandsänderungen in LUM

• Vertragsaktivierungen

• Anpassungen des Gemeinschaftsflächenfaktors

Durch eine Integration von Outlook können die am Prozess Beteiligten zusätzlich durch Outlook Mail über anstehende Aufgaben informiert werden.

Zur strukturierten Ablage von Dokumenten wurde im Paket 6 – Digitale Immobilienakte – das SAP Records- und Case Management eingeführt. Mit der digitalen Immobilienakte wurde für jedes relevante Stammdatenobjekt ein einheitliches Aktenmodell bereitgestellt. Die Funktionen, die eine solche digitale Immobilienakte bietet, reichen von der automatischen Aktualisierung von Aktenattributen bei Stammdatenänderungen über eine automatische Ablage von SAP-Korrespondenzen (z. B. Nebenkostenabrechnung, Vertragsformular) in der Akte bis hin zum direkten Scannen in eine digitale Immobilienakte. Über EnBW-spezifische Suchhilfen wird eine zielgerichtete Suche nach Akten und Dokumenten unterstützt, was ein effektives und serviceorientiertes Arbeiten ermöglicht. Zu folgenden Objekten werden automatisch Akten angelegt und aktualisiert:

• Gebäude (Architektur und Nutzung mit gemeinsamer Akte)

• Flurstücke

• alle Verträge (Anmietung, Vermietung, Pachten, Kauf, Verkauf, usw.)

Der zeitliche Ablauf des CAFM-Projektes bei EnBW ist in Tab. 20.1 skizziert.

Tab. 20.1 Etappen des CAFM-Projektes bei EnBW

Das LiDoku Teilprojekt Systeme konnte im Rahmen der vorgesehenen Zeit und des verfügbaren Budgets erfolgreich umgesetzt werden. Damit wurde eine IT-Basis geschaffen, die die aktuellen Prozesse optimal unterstützt und auch für zukünftige Prozesse erweiterbar ist.

20.6 Erfahrungen und Bewertung

Die Umsetzung eines Projektes dieser Größenordnung sowohl innerhalb des vorgegebenen zeitlichen als auch finanziellen Rahmens ist nicht immer einfach und bedarf der gemeinsamen Anstrengung aller am Projekt Beteiligten.

Eine gründliche Vorbereitung von Seiten der EnBW, die Einbeziehung von erfahrenen Anwendern und den Rückhalt durch die Firmenleitung waren letzten Endes für den Projekterfolg ebenso ausschlaggebend wie die Fachkompetenz der IT-Spezialisten.

Durch die Einführung dieser neuen Lösung wurde das Verhältnis zwischen CAFM- und SAP-System praktisch vom Kopf auf die Füße gestellt. Wurden Belegungsdaten früher ins RE zur Verrechnung der Mieten überspielt, werden diese Daten heute noch zu Auswertungszwecken ins CAFM-System übertragen. Die Prozesse werden vollständig mit der Grafikerweiterung im RE-FX abgewickelt, so dass bei der Verrechnung immer – unabhängig vom Erfolg eines Batch-Laufes – auf die aktuellen Daten zurückgegriffen werden kann. Nicht nur durch die neue Qualität der verrechneten Mieten hat sich die Akzeptanz bei den Nutzern erheblich erhöht. Die Plausibilität der Verrechnung kann jederzeit durch visuelle Reports an den historisch verfügbaren Nutzungsdaten und Geschossplänen validiert werden.

Wichtigste „Lessons learned“ sind:

• Korrekte Verrechnungsergebnisse erfordern eine hohe Qualität der Stammdaten.

• Die Stammdatenpflege erfordert auf Grund der Menge an Informationen, die aus den Stammdaten abgeleitet werden, konsequente Prüfungen und geeignete Werkzeuge für ggf. erforderliche Korrekturen und die dafür erforderlichen Ressourcen.

Insbesondere durch die Übernahme von „Alt“-Daten kam es nach der Produktivsetzung immer wieder zur Konstellationen bei den Stammdaten, die von den integrierten Prüfroutinen nicht ausreichend analysiert wurden und dann zu unverständlichen Fehlermeldungen führten, was bei ungeübten Anwendern Verunsicherung auslöste. Ebenso gab es auch noch Verbesserungspotenziale in der Handhabung der Lösung, wo durch kleine Korrekturen eine deutliche Akzeptanzverbesserung bei den Anwendern erzielt werden konnte. Die Verbesserungspotenziale konnten aber erst durch die intensive Nutzung der neuen Lösung durch die verschiedenen Anwendergruppen aufgedeckt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass ein Projekt solchen Umfangs nicht mit der Produktivsetzung abgeschlossen ist. Eine enge Zusammenarbeit der Projektbeteiligten auch nach Produktivsetzung im Rahmen eines Wartungsvertrages trägt entscheidend dazu bei, die Akzeptanz bei allen Anwendergruppen langfristig zu erhalten und nicht nach der ersten Begeisterung in Alltagsproblemen zu ersticken. Entscheidend dabei ist nicht die Quantität der Zusammenarbeit sondern die Qualität.

Motiviert durch die positiven Erfahrungen bei der Projektdurchführung als auch bei der Nutzung wurden bereits Pläne für eine Erweiterung der CAFM-Lösung geschmiedet. Hier soll neben einer Erweiterung der bereits existierenden Funktionalitäten vor allem die Realisierung einer Portallösung mit

• tabellarischen und grafischen Auswertungen sowie

• Selfservice für Controlling-Aufgaben

im Vordergrund stehen.