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Controlling & Management Review

, Volume 58, Issue 7, pp 74–79 | Cite as

Ortsdaten aus Smartphones & Co. im Controlling einsetzen

  • Joachim Fischer
  • Dennis Hansmeier
  • André Wickenhöfer Bensberg
IT-Trends Mobilität
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Mobile Endgeräte eröffnen dem Controller neue Möglichkeiten. Insbesondere die Ortungsfunktion kann helfen, die Datenbasis zu verbessern und Fehlentscheidungen zu vermeiden. Die Autoren zeigen, wie und wo sich Smartphones und Tablets in der Praxis heute sinnvoll einsetzen lassen und was die nächste Generation der Geräte verspricht.

Einer der größten Wirtschaftskriminalitätsfälle der Republik liegt etwa 20 Jahre zurück. Ein expansiv wachsender Hersteller von Sportplatzbelägen hatte gegenüber seinen Banken den Auftragswert der in ganz Europa verteilten Baustellen übertrieben dargestellt und war so an überhöhte Kredite zur Vorfinanzierung der Projekte gelangt. Ein tieferer Einblick in das damalige Unternehmen lässt vermuten, dass weder Inhaber noch Controller sich anfangs der kriminellen Praktiken ihres Unternehmens bewusst waren. Sie dürften vom Vertrieb initiiert worden sein.

Mit der modernen Technologie der mobilen Endgeräte hätten die Controller heute die Ungereimtheiten sehr rasch aufgedeckt. Smartphones und Tablets verfügen über verschiedenste Sensoren, von denen speziell die Ortungsfunktion dem Controller neue Potenziale eröffnet. Mit Location Based Services kann jede Führungskraft ihre Erfahrungen und ihre persönliche Einschätzung einer Situation vor Ort mit deren Abbild in den Controlling-Systemen vergleichen: Baustellengrößen, Mitarbeiterzahlen, Bestände am Lager und an Gerätschaften sind unmittelbar überprüfbar, die Platzierung von Ressourcen oder von Produkten kann direkt nach ihrer Zweckmäßigkeit beurteilt werden. In dem beschriebenen Fall hätten Manager oder Controller also bei einem zielgerichteten oder zufälligen Besuch der Baustellen deren Auftragswert mit der räumlichen Größe abgleichen können. Der Betrug wäre intern bald aufgefallen.

„Speziell die Ortungsfunktion eröffnet dem Controller neue Potenziale.“

Damit solche Location Based Services für das Controlling nutzbar werden, müssen unternehmensinterne und unternehmensexterne Grunddaten der Controlling-Objekte wie z. B. Kostenstellen, Niederlassungen bzw. Filialen, Baustellen oder Kunden (vgl. Abbildung 1) in den Systemen verortet werden. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:
  • Es wird der dreidimensionale Ort von stationären internen Organisationen wie Kosten- und Erfolgsstellen (Inhouse) oder von Stakeholdern wie Kunden oder Lieferanten bestimmt. Heutige ERP-Systeme erfassen zwar die Adressen der Controlling-Objekte, doch sind diese für eine exakte Bestimmung der räumlichen Lage und der Größe der Objekte nicht geeignet. Smarte Endgeräte liefern und arbeiten hingegen mit Koordinaten. Diese werden von Kartenlieferanten wie Google (Google Maps) in Adressen und damit auch in Postleitzahlen umgerechnet. Für die Ortung innerhalb von Gebäuden wird an WLAN- und Bluetooth-Techniken gearbeitet (z. B. Apple iBeacon, Google Indoor Maps). Die Stammdaten der Controlling-Objekte können so um die entsprechenden Koordinaten erweitert werden.

  • Zur Verortung von Controlling-Objekten mit unterschiedlichen Standorten wie z. B. Baustellen oder Kundenfilialen sind die Ortungsfunktionen smarter Endgeräte hilfreich und sollten von mobilen Controllern oder von unterstützenden Mitarbeitern eingesetzt werden. Die Endgeräte verfügen darüber hinaus auch über Funktionen (Apps), die die Identifizierung von Geräten, Materialien oder Ähnlichem vor Ort unterstützen können. So können z. B. Typen optisch über den EAN-Code und Instanzen über den QR-Code oder drahtlos per RFID erkannt werden.

  • Verfügen mobile Controlling-Objekte über Sensorik und Nahbereichskommunikation (z. B. per Bluetooth), können smarte Endgeräte zur Übertragung von Leistungsmengen und -zeiten (z. B. von Fahrzeugen, Baumaschinen) genutzt werden.

Abb. 1

Ortstypen von Controlling-Objekten und -Instanzen mit Beispielen

  

stationär

stationär, wechselnde Orte

mobil

  

organisatorisch eingeordnet, nicht verortet

org. eingeordnet, verortet

org. eingeordnet, verortet

org. nicht eingeordnet, ortbar

org. eingeordnet, ortbar

org. nicht eingeordnet, ortbar

Beispiele

 

Fertigungskostenstelle

Niederlassung, Filiale

Baustelle

Arztpraxis, Kundenfiliale

Außendienst, Lkw

Fremd-Lkw

Controlling-Instanz

stationär

Bereichs-Controlling

Filial-Controlling

Vertriebs-Controlling

 

Außendienst-Controlling

 
 

mobil, verortet

  

Baustellen-Controlling

Verkaufsstellen-Controlling

  

Quelle: eigene Darstellung

Um das Beispiel des Sportplatzbelagherstellers wieder aufzugreifen und eine Nutzung der Location Based Services daran zu veranschaulichen, sind für das Baustellen-Controlling für Kunstrasensportplätze zunächst die Controlling-Ziele in den Projektphasen des Vorhabens zu definieren:

In der Vorleistungsphase sind für die Angebotskalkulation die erforderlichen Eigenschaften der Produkte „Tartanbahn“ und „Fußballfeld“ aus den klimatischen und geografischen Eigenschaften der Baustelle abzuleiten. Diese lassen sich aus externen Datenquellen wie dem Katasteramt gewinnen. Regionen mit starkem Niederschlag und steinigen Böden bedürfen eines stärker perforierten Bodenbelages sowie einer gegebenenfalls angepassten Menge oder Mischung an wasserabführenden Untergrundmaterialen wie etwa Sand oder Kunststoffgranulat. Ein solches ortsbezogenes Schichtenmodell der Baustelle lässt sich mit den üblichen CAD-Systemen aufbauen.

In der Leistungsphase können Plan- mit Ist-Mengen bzw. -Zeiten verglichen werden. An der Baustelle vorhandene Materialien und Gerätschaften (Baumaschinen, Werkzeug) können erfasst und deren Einsatzmengen und Einsatzzeiten in den Bauvorgängen und mit dem Baufortschritt abgeglichen werden. Dadurch lassen sich z. B. lange Standzeiten frühzeitig erkennen und vermeiden sowie Soll-Ist-Vergleiche nach Arbeitsplatz und Anlage sowie nach dem Vorgang oder der Bauphase erstellen. Bei öffentlichen Bauvorhaben können abgerechnete mit tatsächlich erbrachten Leistungen abgeglichen werden (vgl. Abbildung 2).
Abb. 2

Ortsbezogene Auswertungen im Baustellen-Controlling für einen Hersteller von Sportplatzbelägen

In der Nachleistungsphase lassen sich aus den Ist-Daten ortsbezogene Leistungsarten und -tarife für Projekte mit vergleichbaren klimatischen oder geografischen Verhältnissen bilden. Das Vertriebs-Controlling kann aktive oder abgeschlossene Projekte und Baustellen mit den dort verkauften Produkten und Dienstleistungen auf „Absatzlandkarten“ geografisch darstellen und der Vertriebs-Organisation zuordnen. Angereichert mit fachspezifischen Informationen zum Objekt und kundenindividuellen Informationen aus externen Datenquellen (z. B. Nutzungsdauer in Stunden / Jahr) können Aussagen z. B. über komplementär zu vertreibende Dienstleistungen wie Inspektions-, Wartungs- und Reparaturservices abgeleitet und dem Außendienst zur Verfügung gestellt werden.

„Ortsbezogene Daten bieten auch stationären Controllern bessere Einsichten in das Geschehen vor Ort.“

Möglichkeit für bessere Berichtsaussagen

Neben dem Einsatz durch mobile Controlling-Instanzen bieten ortsbezogene Daten auch stationären Controllern bessere Einsichten in das Geschehen vor Ort (vgl. Abbildung 1). Am Beispiel einer Pflanzenschutz-Sparte sind die Vorteile für das Controlling klar zu erkennen: So können Anbauflächen bestimmter Feldfrüchte, dortige klimatische Einflüsse, periodische Absatzpläne dafür zugelassener Produkte, Risiken in den Produktionsstätten durch geografische Gegebenheiten wie etwa der Lage in einem Überflutungsgebiet und Distributionswege wie z. B. über Filialen von Landwirtschaftsgenossenschaften viel unmittelbarer beurteilt werden, da die Zahlen durch Karten untermauert sind. Auch die Eignung der konzernweiten Controlling-Instrumente für die besonderen Gegebenheiten z. B. in Hochinflations- oder Entwicklungsländern lässt sich durch lokale Daten wie etwa der Preisentwicklung von Grundnahrungsmitteln oder Reiseströme besser beurteilen. Erst Besuche in solchen Ländern machen deutlich, dass Arbeiter statt mit dem lokalen Geld mit Nahrungsmitteln bezahlt werden und dass sich der Wechselkurs manchmal nicht durch Transaktionen zwischen Banken, sondern entsprechend den Reisen der Drogenhändler bildet. Nicht zuletzt können entsprechende Stammdaten und Web-Schnittstellen helfen, Orientierungsschwierigkeiten bei konzerninternen Reisen vorzubeugen. Fragen, in welchem Organisations- oder Budgetbereich man sich befindet oder wer der verantwortliche Ansprechpartner ist, können einfach mithilfe des mobilen Endgerätes geklärt werden.

„Die technische Entwicklung erfordert zum einen eine entsprechende Ausbildung der Anwender und birgt zum anderen Gefahren.“

Für ortsbezogene Analysen von Controlling-Flussgrößen wie Absatz, Erlösen oder Kosten werden Zeitreihen benötigt, die die Entwicklung bis zum vor Ort beobachteten Zustand und möglichst deren Ursachen beschreiben. Nur so kann die jeweilige Führungskraft die Aussagefähigkeit der Controlling-Systeme angesichts der momentan vor Ort zu beobachtenden Situation beurteilen. Darüber hinaus werden vorschnelle Schlüsse aus der aktuellen Situation auf die eigene Lage und auf die Lage der Wettbewerber vermieden.

Während die heutige Generation smarter Endgeräte auf ortsbezogene Abrufe („react to call“ = die Controlling-Instanz definiert zu recherchierende Controlling-Größen) ausgerichtet ist, zielt die sich ankündigende neue Generation (z. B. Google Glass) auf automatische lokale Reaktionen („react to contact“) ab. Das heißt, Controlling-Größen, die von Interesse sind, werden aus dem Kontext und der Historie der Controlling-Instanz generiert und entsprechend recherchiert. Diese technische Entwicklung erfordert zum einen eine entsprechende Ausbildung der Anwender und birgt zum anderen Gefahren:

Sowohl der mobile als auch der stationäre Controller muss lernen, ortsbezogene interne Daten um externe dauerhafte (z. B. geologische), sich entwickelnde (z. B. soziodemografische) und temporäre (z. B. klimatische) Daten zu ergänzen, um die Potenziale und Risiken vor Ort bewerten zu können. Speziell bei der Beurteilung von Entwicklungen im Ausland sind die dortigen Spezifika viel intensiver als heute meist üblich zu durchdringen. Besonders in den Bereichen Governance, Risk Management und Compliance kann fehlende Sensibilität für lokale Gegebenheiten große Folgen für die betroffenen Unternehmen haben. So wären z. B. Verbraucherproteste aufgrund von Arbeitsunfällen in der Textilindustrie in Bangladesch oder der bekannte Rückruf von Pkw aufgrund anderer Bediengewohnheiten in den USA vermeidbar gewesen.

„Die heutige Technologie der ‚Teenies’ wird zur Technologie des Controllers von morgen.“

Unternehmensweit ist eine einheitliche ortsbezogene Informationsbasis samt zulässigen Analysestrukturen z. B. über Kostenstellen oder über Mitarbeiter, deren Entlohnung und Arbeitsumfeld zu etablieren. Darüber hinausgehende, frei aus dem Web bezogene Informationen können den Betriebsfrieden gefährden, da die Spezifika in bestimmten Ländern von den Mitarbeitern anderer Standorte häufig nicht richtig eingeschätzt werden können. So lassen sich z. B. die „Kantinenkosten“ aufgrund unterschiedlicher Entlohnungsstrukturen (Löhne und Inflationsraten) standortübergreifend nicht immer direkt miteinander vergleichen.

Politische und wirtschaftliche Gegebenheiten eines Standorts sowie die damit verbundenen Potenziale und Risiken können sich — wie dies in einigen arabischen Staaten und Brasilien zu beobachten war — sehr rasch ändern, sodass ortsbezogene Erfahrungen schnell veralten können.

Die smarte Technologie entwickelt sich rasant. Die heutige Technologie der „Teenies“ wird zur Technologie des Controllers von morgen. Bei altgedienten Mitarbeitern kann dies zu Akzeptanz- und Kompetenzprobleme führen. Jüngere Mitarbeiter, die mit der vermeintlichen „Dampflok“ SAP in der heutigen Form wenig anfangen können, werden gewohnheitsmäßig vermeintliche Informationsdefizite durch Recherchen in Suchmaschinen, sozialen Netzwerken oder Geodatensystemen zu überwinden versuchen.

Zusammenfassung

  • Das Beispiel eines Herstellers von Sportplatzbelägen zeigt, dass Fehler, die vor 20 Jahren durch das Controlling nicht identifiziert wurden, heute durch den Einsatz von mobilen Endgeräten vermeidbar sind.

  • Insbesondere die Ortungsfunktion der Geräte kann genutzt werden, um Controlling-Daten durch standortspezifische Informationen anzureichern.

  • Um die Funktionen der mobilen Endgeräte optimal im Controlling einsetzen zu können und auch mögliche Risiken zu erkennen, müssen Controller eigens dafür geschult werden.

Kernthesen

  • Zur Nutzung von ortsbezogenen Softwarediensten müssen die Controlling-Ziele der einzelnen Projektphasen definiert werden.

  • Die ortsbezogenen Daten müssen aufbereitet werden, um Aussagekraft für Führungsentscheidungen zu besitzen.

  • Die nächste Generation smarter Endgeräte wird neue Möglichkeiten, aber auch neue Risiken bringen.

Fazit

Smartphones und Tablets verfügen heute schon über überragende Vernetzungs- und Sensorikfähigkeiten und werden diese in Zukunft noch stark ausbauen. So werden smarte Endgeräte in naher Zukunft das Messen von Körperfunktionen ermöglichen und erweiterte Kommunikations- und Aktorikfähigkeiten aufweisen. Diese Sensorikfähigkeiten lassen sich mit den zugänglichen externen Datenbanken im mobilen und stationären Controlling gewinnbringend nutzen. Voraussetzung ist jedoch, dass man auch die internen Datenbestände mit den entsprechenden Dimensionen — wie z. B. Ortsangaben — versieht und die Controller darauf hin ausbildet. Aufgabe des Controllings ist es, die Potenziale und Risiken, die sich aus dieser zunehmenden Sensorik für die Aktivitäten eines Unternehmens ergeben, mit Weitblick umfassend zu durchdenken und eine zukunftssichere Informationsbasis zu schaffen.

Handlungsempfehlungen

  • Stellen Sie Ihre ERP-Systeme auf kompatible, koordinatenbezogene Ortsangaben für interne (z. B. Kostenstellen) und externe (z. B. Baustellen) Controlling-Objekte um.

  • Nehmen Sie ortsbezogene Analysen in die Ausbildung Ihrer Controller auf.

  • Integrieren Sie ortsbezogene Analysen in Ihre Business Intelligence und damit in Ihre Berichtssysteme.

Copyright information

© Springer Fachmedien Wiesbaden 2014

Authors and Affiliations

  1. 1.WiesbadenDeutschland

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