Towards quality assurance: implementation of a POCUS image archiving system in a high-volume community emergency department

Abstract

Background

Quality assurance review is an integral part of point-of-care ultrasound (POCUS) programs but may not be routine practice in community hospitals. Lack of image acquisition and documentation can result in suboptimal patient care. In cases with an adverse outcome and no record of images, there is no mechanism for quality improvement.

Objectives

Our goal was to implement a system of POCUS image archiving in a community hospital. Our SMART (Specific, Measurable, Actionable, Realistic, Timely) aim was to have > 50% of emergency department (ED) POCUS users archiving scans, and > 80% of all billed POCUS scans archived, measuring improvements bi-weekly over a period of 9 months.

Methods

The study was conducted at a single-community ED between August 2020 and April 2021. The POCUS archiving workflow was developed and refined through multiple plan-do-study-act (PDSA) cycles. Surveys, stakeholder meetings, audits, and feedback were used to generate and re-evaluate the interventions. These included introduction of QPathE© software, streamlining of the workflow process, strategic machine placement, POCUS rounds, use of a website for POCUS workflow instructions, and dissemination of audit results. Scans were tracked biweekly, and indexed by the number of scans billed. The primary outcome measure was the number of POCUS scans archived per 100 scans billed.

Results

Over a 9-month period, spanning 72,986 ED visits, 550 scans were archived. The percentage of POCUS users who changed practice to consistently archiving scans was 51%. The rate of POCUS scans archived per 100 scans billed was > 80%, compared to no archiving at baseline.

Conclusion

We were able to transition from a system with entirely unarchived POCUS scanning, to one with > 80% of scans archived over a period of 9 months. This is the first published paper documenting implementation of a POCUS image archiving system in a Canadian Community ED.

Résumé

Contexte

L'examen de l'assurance qualité fait partie intégrante des programmes d'échographie au point d’intervention (POCUS), peut ne pas être une pratique courante dans les hôpitaux communautaires. L’absence d’acquisition et de documentation d’images peut entraîner des soins sous-optimaux pour le patient. Dans les cas où l'issue est défavorable et où il n'y a pas d'enregistrement des images, il n'existe aucun mécanisme d'amélioration de la qualité.

Objectifs

Notre objectif était de mettre en place un système d'archivage des images POCUS dans un hôpital communautaire. Notre objectif SMART (Specific, Measurable, Actionable, Realistic, Timely) était de faire en sorte que > 50% des utilisateurs de POCUS aux urgences archivent les scans, et que > 80% de tous les scans POCUS facturés soient archivés, en mesurant les améliorations toutes les deux semaines sur une période de 9 mois.

Méthodes

L'étude a été menée dans une seule urgence communautaire entre août 2020 et avril 2021. Le flux de travail de l'archivage POCUS a été développé et affiné à travers de multiples cycles Planification- Exécution—Étude—Action (PEEA) [en anglais Plan-Do-Study-Act (PDSA)]. Des sondages, des réunions de parties prenantes, des audits et des commentaires ont été utilisés pour générer et réévaluer les interventions. Il s'agit notamment de l'introduction du logiciel QPathE©, de la rationalisation du processus de flux de travail, de l'emplacement stratégique des machines, des tournées POCUS, de l'utilisation d'un site web pour les instructions de flux de travail POCUS et de la diffusion des résultats des audits. Les scans étaient suivis toutes les deux semaines et indexés en fonction du nombre de scans facturés. Le principal critère d'évaluation était le nombre de scans POCUS archivés pour 100 scans facturés.

Résultats

Sur une période de 9 mois, couvrant 72 986 visites aux urgences, 550 scanners ont été archivés. Le pourcentage d'utilisateurs de POCUS qui ont changé de pratique pour archiver systématiquement les scans était de 51 %. Le taux de scanners POCUS archivés pour 100 scanners facturés était > 80%, par rapport à l'absence d'archivage au départ.

Conclusion

Nous avons pu passer d'un système où les scanners POCUS n'étaient pas du tout archivés à un système où plus de 80% des scanners ont été archivés sur une période de 9 mois. Il s'agit du premier article publié sur la mise en œuvre d'un système d'archivage d'images POCUS dans une urgence communautaire canadienne.