Erfolgstipp. Wir wollen digitalisieren! Das unterschreibt fast jede Zahnarztpraxis sofort. Indes ist die Umstellung individuellen Möglichkeiten unterworfen. So auch bei den Finanzprozessen.

Verfolgt man den Gesamtprozess der Finanzen vom Ursprung - dem Beleg - bis zur Übergabe an das Steuerbüro, so sind bei der Digitalisierung neben den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung zu berücksichtigen. Zu unterscheiden ist zwischen Eingangsbelegen (Rechnungen der Lieferanten) und Ausgangsrechnungen (den Rechnungen an die Patienten, generiert im Praxisverwaltungssystem PVS).

Achtung - Patientendaten!

Patientenrechnungen können nicht ohne Weiteres an das Steuerbüro weitergeleitet werden, weder in digitaler noch in analoger Form. Dies ist für die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch nicht notwendig. Bei bilanzierungspflichtigen Praxen muss mit dem Steuerbüro ein praktikabler Weg gefunden werden, ohne dass die Rechnungen zusammen mit medizinischen Patientendaten in die buchhalterische Verarbeitung einfließen.

Ausgangsrechnungen können digital nur dann als Grundlage für die Buchhaltung dienen, wenn sie in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) archiviert werden, das den Vorschriften der Finanzbehörden an eine ordnungsgemäße Buchführung entspricht. Eine einfache Speicherung auf einem beliebigen Serverordner reicht nicht aus.

Digitale Bankschnittstellen

Nahezu jede Praxis wird mittlerweile Rechnungen auf digitalem Weg begleichen. Häufig wird hierfür noch Banking-Software eingesetzt. Sofern eine Anbindung der Banken über digitale Schnittstellen zur Finanzsoftware der Praxis möglich ist, sollte dieser Weg genutzt werden.

Häufig können dann Zahlungen direkt darüber beziehungsweise mittels Dateien-Uploads bei den Banken ausgelöst werden. Wenn alle Daten zentral gebündelt werden, ist die Gefahr der Fehleranfälligkeit und des Informationsverlustes geringer als bei der Verwendung unterschiedlicher Datensilos.

Praxisbuchhaltung vorbereiten

Buchhaltung ist kein Hexenwerk, sie besteht aus Regeln. Diese werden vorgegeben durch die Finanzbehörden, die dann die Abläufe, Absprachen und Vereinbarungen zwischen Praxis und Steuerbüro bestimmen. Welche Aufgaben kann oder will die Praxis übernehmen? Welche Arbeiten liegen auf Seiten des Steuerbüros?

Digitale Software bietet eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten. Wichtig ist, dass sich Praxis und Steuerbüro abstimmen hinsichtlich der Datenübergabe und der Erwartungshaltung.

Wenn beispielsweise das Steuerbüro bereits mit dem Kontoauszugsmanager und dessen komfortablen Regeln arbeitet, wird häufig nur noch ein Blick in die (digitalen) Belege notwendig sein.

Digitale Vorbereitung der Buchhaltung in der Zahnarztpraxis meint nicht notwendigerweise "kontieren". Die Kontierung stellt die Zuordnung der Transaktionen zu unterschiedlichen steuerlichen und buchhalterischen Strukturen dar.

Ob es sich bei einer Rechnung um einen Instandhaltungsaufwand oder um ein aktivierungspflichtiges Anlagegut handelt, bedarf häufig steuerlicher Bewertung. Manche Praxen haben kaufmännisch geschulte Mitarbeiter, welche die Daten korrekt aufbereiten können. Mit einem entsprechenden Anwenderprogramm kann die Praxis aber auch ungebuchte Verknüpfungen von Beleg und Bankumsatz an das Steuerbüro übergeben.

Ganz ohne Papierordner

Am Ende des konsequent digitalisierten Prozesses sollte dann auch keine Übergabe von USB-Stick oder Papierordner mehr notwendig sein. Schnittstellen ermöglichen sowohl die Übergabe der Buchhaltung als auch der Belege. Jedoch gilt abermals: Eine Absprache mit dem Steuerbüro ist zwingend, da die dortigen Verarbeitungsprozesse sehr unterschiedlich sein können. Ein ausführliches Gespräch zwischen dem Steuer- oder Buchhaltungsbüro und den Anwendern in der Zahnarztpraxis vor der Einführung digitaler Prozesse erleichtert den Workflow.