Erfolgstipp. Ambitionierte Freizeitsportler wissen: Leistungssteigerungen sind oft mit Schmerzen verbunden. Das ist bei der Entwicklung von Praxisstrukturen ähnlich. Festgefahrenes zu ändern, bedeutet für alle Beteiligten, auch Unannehmlichkeiten zu ertragen und sich auf Neues einzulassen.

Aus vielfacher Erfahrung bei der Neuorganisation von Strukturen und Prozessen im Bereich der Finanzbuchhaltung haben sich Schwerpunkte herauskristallisiert, die wir - ohne Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben - Praxen zur besonderen Beachtung empfehlen.

Ablagestruktur definieren und kommunizieren

In der Zahnarztpraxis ist eine klare Ablagestruktur für die Patientendaten selbstverständlich. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden hierüber intensiv unterrichtet, da dies für den Praxisablauf unverzichtbar ist. Die Ablagestruktur für den Finanzprozess wird aber häufig immer noch stiefmütterlich behandelt. Manchmal ist es sogar so, dass die "Struktur" erst kurz vor Übergabe der Unterlagen an das Steuerbüro erarbeitet wird. Loseblattsammlungen mit Belegen werden aufgelöst und im Pendelordner Kontoauszügen zugeordnet, die in Einzelfällen ebenfalls noch nicht vollständig einsortiert wurden. Hier hilft nur die Einführung eines Prozesses, der fortlaufend und zeitnah die strukturierte Erfassung aller anfallenden Belege sicherstellt - und der allen bekannt ist und an den sich ausnahmslos alle halten.

Belegbearbeitung vom Eingang bis zur Verbuchung

Auf welchen Wegen erreichen Belege die Praxis? Wer ist für Beleg- und Wareneingangsprüfung zuständig? Wie werden die Kontrollen dokumentiert und wohin werden die Belege zwecks weiterer Bearbeitung übergeben? Die Definition dieses Prozesses stellt sicher, dass Belege nicht untergehen, doppelt erfasst oder bezahlt werden. Und ganz nebenbei ist es ein wichtiger Baustein der für alle Unternehmen verpflichtend notwendigen Verfahrensdokumentation, zu der Ihr Steuerberater Ansprechpartner ist.

Terminplanung in der Finanzbuchhaltung

Neben den GOBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geben auch die Steuertermine der Finanzbehörden klare Fristen vor, innerhalb derer Buchhaltung vorzubereiten und zu erstellen ist. Fristen und Termine sollten in der Praxis langfristig vorausgeplant und mit allen Betroffenen kommuniziert werden. Praxen mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen und der Verpflichtung zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung müssen berücksichtigen, dass zwischen der Übergabe der Buchhaltungsunterlagen und dem Steuertermin ausreichende Bearbeitungszeit im Steuerbüro gegeben sein muss. Der Termin für die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung ist, abhängig von der Steuerlast des Vorjahres, jeweils monatlich oder quartalsweise am 10. Kalendertag des Folgemonats. Mittels Dauerfristverlängerung kann diese Frist um einen Monat verlängert werden; auch hierüber kann Ihr Steuerberater Auskunft geben.

Technische Routinen und Hintergründe

Die Übergabe von vorbereiteter Buchhaltung an das Steuerbüro findet im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung immer häufiger nicht mehr analog, sondern im Rahmen der Datenübergabe statt.

Die einzuhaltenden Arbeitsschritte hängen maßgeblich von der verwendeten Software ab. Wichtig ist, diesen Prozessschritt zunächst einmal gemeinsam mit dem Steuer- oder Buchungsbüro auszutesten und anschließend detailliert zu dokumentieren. Dies aus zweierlei Gründen: Die zuverlässige Einhaltung der Übergabeprozesse garantiert nahtlose Weiterverarbeitung ohne zeitlichen Mehraufwand. Bei einem kurzfristigen Ausfall der Buchhaltungskräfte in der Praxis können sachkundige Personen auf Basis der Dokumentation diesen zeitkritischen Arbeitsschritt jederzeit durchführen.

Auch wenn das Tagesgeschäft der Zahnarztpraxis häufig die Beschäftigung mit den vorgenannten Arbeitsschritten hintenanstellen lässt, können wir aus Erfahrung berichten, dass die eingesetzte Zeit für die Prozessoptimierung sich im späteren Verlauf sowohl monetär als auch im Hinblick auf die zeitliche und nervliche Belastung der Prozessbeteiligten positiv auswirken wird.