SARS-CoV-2. Spätestens seit März 2020 wissen wir, dass weitreichende Maßnahmen zu Beschränkungen des öffentlichen Lebens zur Eindämmung der COVID-19-Epidemie erforderlich sein würden. Für Vereine und damit auch für die Kongresse und Versammlungen des FVDZ auf Landes- und Bundesebene stellen sich dringende Fragen.
1. Was ist bei Durchführung von Veranstaltungen zu beachten?
Veranstaltungen des FVDZ, seien es nun Kongresse, Fortbildungsveranstaltungen oder ähnliches, dürfen grundsätzlich unter Berücksichtigung der geltenden Abstands- und Hygieneregeln durchgeführt werden. Es gibt bundesweit geltende Abstands- und Hygieneregeln wie die Einhaltung eines Mindestabstands von 1,5 Metern. Über die weiteren Maßnahmen entscheiden die Bundesländer in eigener Verantwortung unter Berücksichtigung der regionalen Entwicklung der COVID-19-Infektionszahlen. Entsprechend findet man länderspezifische Verordnungen, so die NRW "Coronaschutz-Verordnung", die hessische "Corona Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung" oder die Berliner "SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung".
In diesen Verordnungen sind individuell zulässige Teilnehmerzahlen und weitere Abstands- und Hygienemaßnahmen ("Maßnahmenkataloge") geregelt, die unbedingt frühzeitig berücksichtigt werden sollten. Einerseits zur Auswahl der richtigen Location (Grundfläche), andererseits aber auch, um die Wirtschaftlichkeit einer Veranstaltung kalkulieren zu können. Schließlich macht es einen Unterschied, ob Sie pro Person eine Grundfläche von fünf Quadratmetern oder zehn ansetzen müssen, um die danach zulässige Gesamtpersonenzahl zu ermitteln. Man kommt hier aber auch räumlich an Grenzen, was dieses Jahr dazu führt, dass die FVDZ-Hauptversammlung mit ihren deutlich über 100 Delegierten nicht als Präsenzveranstaltung stattfinden wird.
2. Wie können Veranstaltungen abgesagt werden?
Der Lockdown im Kreis Gütersloh, die steigenden Infektionszahlen in Luxemburg oder den USA veranschaulichen deutlich, dass sichere und seriöse Prognosen zu Infektionszahlen und -verlauf für die nahe Zukunft nicht möglich sind. Dementsprechend ist es essenziell, eine interessengerechte Regelung für Absagen und Stornierungen von Veranstaltungen zu finden. Ob und in welchem Umfang eine Veranstaltung abgesagt werden kann, hängt grundsätzlich von der vertraglichen Gestaltung im Einzelfall ab.
Zunächst gilt es also, den Vertrag und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu prüfen.
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Sind Rücktritts- bzw. Stornoregelungen enthalten?
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Wenn ja, wie sind diese ausgestaltet?
Sollte sich aus dem Vertrag keine akzeptable Rücktritts- beziehungsweise Stornoregelung ergeben, sollte möglichst ein "Sonderkündigungsrecht" schriftlich mit dem Vertragspartner vereinbart werden. Für bereits abgeschlossene Verträge gilt: Ruhe bewahren und den Dialog mit dem Vertragspartner suchen.
3. Sind virtuelle Versammlungen erlaubt, und was passiert mit Abstimmungen und Beschlüssen?
Ohne eine ausdrückliche Regelung in der Satzung sind Mitgliederversammlungen nur als Präsenzveranstaltung rechtlich zulässig. Was also tun, wenn eine solche Regelung fehlt? Die Satzung beispielsweise des FVDZ sieht keine Möglichkeit für eine "virtuelle" Generalversammlung vor.
Da dies häufig der Fall ist, hat der Gesetzgeber zur Aufrechterhaltung der Handlungsfähigkeit unter anderem von Vereinen mit dem COVID-19-Gesetz Sonderregelungen geschaffen, die Erleichterungen für die Einberufung und Durchführung von Hauptversammlungen oder Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat enthalten. Das COVID-19-Gesetz ermöglicht virtuelle Mitgliederversammlungen, also Versammlungen ohne physische Präsenz, auch ohne Ermächtigung in der Satzung oder der Geschäftsordnung. Die Mitgliederrechte können entsprechend im Wege elektronischer Kommunikation - wie TelKo oder Videokonferenz - oder auch im schriftlichen Abstimmungsverfahren wahrgenommen und ausgeübt werden.
