Patiententracking mit Beacon-Technologie

Zusammenfassung

Wartezeiten werden in der Medizin oft noch als unvermeidlich angenommen. Doch die Wartezeit ist eine wesentliche Determinante der Patientenzufriedenheit. Da die Erwartungshaltung der Patienten steigt, sollten sich medizinische Institutionen des Themas annehmen. Dazu braucht es v. a. Transparenz über die jeweils aktuellen Abläufe in den Einrichtungen. Bisherige Informationssysteme bieten oft keine ausreichenden Möglichkeiten, dies in Echtzeit mit einer übersichtlichen Darstellung zu gewährleisten. In einem Pilotprojekt in einer radiologischen Praxis wurde deshalb der Einsatz eines Patiententracking-Systems auf Basis der Beacon-Technologie getestet. Ziel war es, den tatsächlichen Standort der Patienten in der Praxis zu verfolgen und darüber den Patientenstatus (z. B. Patient wartet) zu ermitteln und die gesamten Abläufe innerhalb der Praxis in einem übersichtlichen Dashboard darzustellen. Das erfolgreiche Pilotprojekt hat gezeigt, dass die Technologie alle Anforderungen erfüllt, die Patienten das System akzeptieren und das Personal nach einer gewissen Zeit mit den neuen Abläufen vertraut ist. Erstmalig wurden damit die Patientenströme inklusive der Wartezeiten übersichtlich und in Echtzeit auf einem Dashboard dargestellt. So wurde die Möglichkeit geschaffen, aktiv auf Abläufe und Wartezeiten Einfluss zu nehmen, die zuvor nie strukturiert erfasst und meist nur bei Beschwerden wahrgenommen wurden. Technisch ist das System beliebig skalierbar, wobei die Anbindung an verschiedene Informationssysteme eine Herausforderung sein wird. Gelingt dies, sind die Möglichkeiten jedoch vielfältig. Die geschaffene Transparenz ermöglicht es, Wartezeiten zu reduzieren und auch Patienten aktiv über Wartezeiten zu informieren und damit zur Steigerung der Patientenzufriedenheit beizutragen.

Abstract

Waiting times are still assumed to be unavoidable in medicine. However, waiting time is an essential factor of patient satisfaction. Because patient expectations are increasing, medical institutions should address the issue. Above all, this requires transparency about the current processes in the facilities. Conventional information systems often do not offer sufficient solutions to ensure this in real time combined with helpful visualization. In a pilot project in a radiological practice, the use of a patient tracking system based on beacon technology was tested. The aim was to track the actual location of the patients in the practice, to determine the patient status (e.g. patient waiting) and to display the entire processes on a smart dashboard. The successful pilot project has shown that the technology meets all requirements, that patients accept the system and that staff are familiar with the new processes after some time. For the first time, patient flows, including waiting times, were displayed clearly and in real time on a dashboard. This made it possible to control processes and waiting times that had previously never been recorded in a structured manner and were usually only recognized in the event of complaints. From a technical point of view, the system is arbitrarily scalable, whereby the connection to different information systems will be a challenge. If this succeeds, however, the possibilities are manifold. The created transparency makes it possible to reduce waiting times and to actively inform patients about waiting times and thus contribute to increasing patient satisfaction.