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Evaluation of Time, Attendance of Medical Staff, and Resources During Radiotherapy for Head and Neck Cancer Patients

The DEGRO-QUIRO Trial

Evaluation der Raumbelegungs- sowie der Arbeitszeit für das medizinische Personal während der Strahlentherapie von Patienten mit Kopf-Hals-Tumoren (DEGRO-QUIRO-Trial)

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Strahlentherapie und Onkologie Aims and scope Submit manuscript

Abstract

Introduction:

A number of national and international societies have published recommendations regarding the required equipment and manpower that is assumed to be necessary to treat a specific number of patients with radiotherapy. None of these recommendations were based on actual time measurements needed for specific radiotherapy procedures. The German Society of Radiation Oncology (DEGRO) was interested in substantiating their recommendations by prospective evaluations of all important core procedures of radiotherapy in the most frequent cancer treated by radiotherapy. The results of the examinations of radiotherapy in head and neck cancer (HNC) patients are presented in this manuscript.

Patients and Methods:

Four radiation therapy centers (University of Jena, University of Erlangen, University of Düsseldorf and the community hospital of Neuruppin) participated in this prospective study. Working time of the different occupational groups and room occupancies for the core procedures of radiotherapy in HNC were prospectively documented during a 4-month period and subsequently statistically analyzed.

Results:

The time needed per patient varied considerably between individual patients and between centers for all evaluated procedures. Room occupancy, presence of technicians, and overall medical staff times were 21 min, 26 min, and 42 min, respec-tively, for planning CT with i.v. contrast medium (n = 79), and 23 min, 44 min, and 51 min respectively, for planning CT without contrast medium (n = 45). Definition of the target volume (n = 91) was the most time consuming procedure for the physicians taking 1 h 45 min on average. Medical physicists spent a mean time of 3 h 8 min on physical treatment planning (n = 97) and 1 h 8 min on authorization of the treatment plan (n = 71). Treatment simulations (n = 185) required an average room occupancy of 23 min, and a mean technicians presence of 47 min. The mean room occupancy (n = 84) was 24 min for the first radiotherapy including portal imaging associated with a mean presence of the technicians of 53 min. For routine radiotherapy sessions (n = 2,012) and routine radiotherapy sessions including portal imaging (n = 407), mean room occupancies were 13 min and 16 min, respectively. The presence of increasing number of technicians was significantly associated with shorter room occupancy. IMRT including portal imaging (n = 213) required an average room occupancy of 24 min and a mean technician time of 48 min.

Conclusion:

The data presented here allow an estimate of the required machine time and manpower needed for the core procedures of radiotherapy in an average head and neck cancer patient treated with a specific number of fractions. However, one has to be aware that a number of necessary and time consuming activities were not evaluated in the present study.

Zusammenfassung

Fragestellung:

Internationale Gesellschaften haben Empfehlungen für die erforderliche technische Ausrüstung und für die Anzahl von Mitarbeitern zur Behandlung von Tumorpatienten in der Strahlentherapie veröffentlicht. Keine dieser Empfehlungen basiert auf durchgeführten Messungen für die einzelnen Behandlungsabschnitte in der Strahlentherapie, sondern sind Schätzwerte. Die Deutsche Gesellschaft für Radioonkologie will ihre Empfehlungen durch prospektive Auswertungen aller wichtigen Abläufe in der Strahlentherapie bei den häufigsten Tumorentitäten untermauern. Ziel dieser Untersuchung war es, die erforderlichen Ressourcen bei der strahlentherapeutischen Behandlung von Kopf- und Halstumoren zu evaluieren.

Methodik:

Vier Strahlentherapie-Zentren (Universität Jena, Universität Erlangen, Universität Düsseldorf und das Städtische Krankenhaus Neuruppin) nahmen an dieser prospektiven Studie teil. Die Arbeitszeit der verschiedenen Berufsgruppen sowie die Raumbelegung bei der Planung und Durchführung der Strahlentherapie wurde prospektiv während eines Zeitraumes von 4 Monaten dokumentiert und statistisch ausgewertet.

Ergebnis:

Die Zeit für die einzelne Abschnitte der Behandlung variierte erheblich zwischen den einzelnen Patienten und den Behandlungszentren. Für ein CT mit Kontrastmittel (n = 79) wurden im Durchschnitt 21 Minuten für die Raumbelegungszeit benötigt. 26 Minuten benötigten die medizinisch-technischen Angestellten für die Durchführung des CTs und 42 Minuten das gesamte medizinische Personal. Für ein CT ohne Kontrastmittel (n = 45) betrug die Raumbelegungszeit 23 Minuten, 44 Minuten benötigten die m.-t. Assistenten (MTA) und 51 Minuten das gesamte medizinische Personal. Die Definition des Zielvolumens (n = 91) war das zeitaufwendigste Verfahren für das ärztliche Personal und dauerte 1 h 45 min. Die Medizin-physiker brauchten 3 h 8 min für die physikalische Bestrahlungsplanung (n = 97). Die Verifikation der Pläne durch die Ärz-te (n = 71) betrug 1h 8 min. Die Simulationen von Kopf-Hals-Tumorpatienten (n = 185) erforderten eine durchschnittliche Raumbelegungszeit von 23 min, und der Zeitaufwand für die MTA betrug 47 min. Die mittlere Raumbelegung (n = 84) betrug 24 min für die ersten Strahlentherapie einschließlich der Verifikationsaufnahme. Der zeitliche Aufwand betrug für eine MTA 53 min. Für die routinemäßige Bestrahlung von Kopf-Hals-Tumoren ohne Verifikationsaufnahme (n = 2012) waren 13 Minuten erforderlich, mit Verifikationsaufnahmen (n = 407) 16 min. Die Anwesenheit von mehreren MTAs korrelierte signifikant mit einer kürzeren Raumbelegungszeit (p < 0,05). Die intensitätsmodulierte Radiotherapie mit Verifikation (n = 213) erforderte eine durchschnittliche Raumbelegungszeit von 24 min mit der Anwesenheit einer MTA von 48 min.

Schlussfolgerung:

Die Untersuchung ermöglicht die Abschätzung des durchschnittlichen Personal- und Ressourcenbedarf für die Kernprozeduren einer Strahlentherapie bei Patienten mit Kopf-Hals-Tumoren, die mit einer bestimmten Anzahl von Fraktionen behandelt werden. Dabei ist zu beachten, dass eine Reihe von erforderlichen und zeitaufwendigen Tätigkeiten in der Studie nicht evaluiert wurden.

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Budach, W., Bölke, E., Fietkau, R. et al. Evaluation of Time, Attendance of Medical Staff, and Resources During Radiotherapy for Head and Neck Cancer Patients. Strahlenther Onkol 187, 449–460 (2011). https://doi.org/10.1007/s00066-011-2273-z

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