Optimale procedure, minimale inspanningen

Abstract

Tijdens zijn differentiatiestage hield Ditmar te Lintum zich bezig met praktijkmanagement en personeelsbeleid. Omdat in zijn opleidingspraktijk wel functioneringsgesprekken werden gevoerd, maar niet op een gestructureerde wijze, ontwikkelde hij een checklist en een standaardbrief voor de assistentes. Achterliggend doel was het functioneren van de assistentes te verbeteren. Het ontwikkelde protocol en de voorbereidingsbrief voor de assistentes zijn wellicht ook in uw praktijk bruikbaar.

Standaardbrief voor de assistente

(U kunt deze brief downloaden als Word-document voor eigen gebruik via www.nhg.org/henwextra)

Beste …,

Ter voorbereiding op het functioneringsgesprek dat wij op … zullen hebben, wil ik je alvast over het doel en de opzet van het gesprek informeren. Uit onderstaande lijst van mogelijke gespreksonderwerpen kun je die punten kiezen die jij zelf aan bod wilt laten komen. Je hoeft dus niet op alle genoemde punten in te gaan.

Het doel van het gesprek is om aspecten in jouw functioneren die mogelijk kunnen worden verbeterd en jouw ontplooiingswensen en toekomstplannen te bespreken. We kunnen dan samen plannen maken voor de voortgang. Het is dus geen beoordelingsgesprek waarin jijzelf minder in te brengen zou hebben en waaraan salarisafspraken worden gekoppeld. Een functioneringsgesprek kent ‘tweerichtingsverkeer’ en is gebaseerd op gelijkwaardigheid.

Aan het begin van het gesprek leggen we de punten vast die jij en ik willen bespreken. Daarna nemen we de positieve en negatieve punten door en denken we na over mogelijke oplossingen. Deze zetten we dan om in concrete afspraken die we schriftelijk vastleggen en beiden ondertekenen.

Met vriendelijke groet,

…

Mogelijke gespreksonderwerpen

Taakinhoud

• 1. Wat zijn in hoofdlijnen de taken waarmee je in de afgelopen periode bezig bent geweest?

• 2. Hoe is je aandacht verdeeld over deze taken?

• 3. Door wie en hoe zijn de prioriteiten vastgesteld?

• 4. Zijn er het afgelopen jaar taken en verantwoordelijkheden bijgekomen?

• 5. Zijn er veranderingen in de taakstelling te verwachten?

Taakuitoefening

• 1. Wat zijn je sterke en zwakke kanten in je taakuitoefening?

• 2. Hoe is de relatie en communicatie tussen jou en je collega’s?

• 3. Hoe is de samenwerking?

• 4. Zijn er factoren die stimulerend of belemmerend hebben gewerkt in je taakuitoefening?

Werkomstandigheden

• 1. Heb je wensen en opmerkingen ten aanzien van de werkomstandigheden?

• 2. Zijn er organisatorische hinderpalen?

Ideeën voor de toekomst

• 1. Heb je wensen voor je functie in de toekomst?

• 2. Wat zou je kunnen doen om je beter in je functie te kunnen ontplooien?

• 3. Heb je behoefte aan opleiding, training, vorming of ervaring?

Ook de volgende vier vragen kunnen behulpzaam zijn bij de voorbereiding van het gesprek:

• 1. Over welke werkzaamheden ben je het meest tevreden?

• 2. Over welke werkzaamheden ben je het minst tevreden?

• 3. Op welke onderdelen van je taak vind je je functioneren bevredigend?

• 4. Aan welke onderdelen zou kunnen worden gewerkt om je functioneren nog verder te verbeteren? Dit kunnen verbeteringspunten zijn voor jezelf, maar ook voor praktijkfactoren, collega’s en anderen.