Advertisement

Inter-organizational Coordination in the Wild: Trust Building and Collaboration Among Field-Level ICT Workers in Humanitarian Relief Organizations

  • David J. Saab
  • Andrea Tapia
  • Carleen Maitland
  • Edgar Maldonado
  • Louis-Marie Ngamassi Tchouakeu
OriginalPaper

Abstract

As many NGOs find themselves responding to the same crises, they have realized the potential benefits of coordinating their information and communication technology (ICT) activities—sharing satellite communications and internet access, sharing disaster assessment information—and have created cross-organizational coordination bodies. Coordination at the headquarters level across organizations has proven to be insufficient, and some bodies are now engaging ICT personnel in their field offices in coordination efforts. This case study presents the findings of one body’s field office coordination efforts among its ICT workers, where trust building through collaborative activities is revealed to be essential elements in successful coordination across organizations.

Keywords

Inter-organizational coordination NGO ICT Humanitarian relief Trust Trust building collaboration Coordination Sub-organizational coordination 

Résumé

Alors que de nombreuses ONG doivent faire face aux mêmes crises, elles ont pris conscience des bénéfices potentiels d’une coordination de leurs activités en matière de technologie de l’information et de la communication (ICT - Information and Communication Technology), par le partage de leurs communications satellite et de leur accès à Internet, ainsi que l’échange de leurs informations sur l’évaluation des désastres. Elles ont également créé des instances de coordination inter-organisationnelles. La coordination au niveau du siège social à travers les organisations s’est révélée insuffisante et certaines instances recrutent à présent un personnel ICT pour leurs bureaux de terrain dans le cadre d’efforts de coordination. Cette étude de cas présente les constatations portant sur les initiatives de coordination d’un bureau de terrain d’une organisation entre ses collaborateurs ICT. Il apparaît qu’une confiance bâtie grâce à des activités de collaboration s’avère être un des éléments essentiels contribuant au succès d’une coordination à travers les organisations.

Zusammenfassung

Viele nicht-staatliche Organisationen reagieren auf die gleichen Krisen und haben so die möglichen Vorteile einer Koordination ihrer Informations- und Kommunikationstechnologie erkannt; sie teilen sich die Satellitenkommunikation sowie den Internetzugang, tauschen Informationen über die Katastropheneinschätzung aus und haben organisationsübergreifende Koordinationsgremien gegründet. Eine Koordination auf der Verwaltungsstellenebene zwischen den Organisationen hat sich als unzureichend erwiesen, und einige Gremien beauftragen nun Mitarbeiter im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie in ihren Büros vor Ort mit der Koordination. Die vorliegende Fallstudie präsentiert die Ergebnisse der Koordinationsbemühungen zwischen den Informations- und Kommunikationstechnologiemitarbeitern eines Gremiums in seinen Büros vor Ort, wo sich der Aufbau des Vertrauens durch gemeinschaftliche Aktivitäten als ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Koordination zwischen den Organisationen herausstellt.

Resumen

Dado que muchas ONG se encuentran respondiendo a las mismas crisis, se han dado cuenta de los beneficios potenciales de coordinar sus actividades de tecnología de la comunicación e información (TCI) compartiendo comunicaciones por satélite y el acceso a Internet, compartiendo información sobre evaluación de desastres y han creado organismos de coordinación interorganizacionales. La coordinación a nivel de la sede central en las organizaciones ha demostrado ser insuficiente y algunos organismos ahora están implicando a personal TCI en sus oficinas de campo en esfuerzos de coordinación. Este estudio de caso presenta los hallazgos de los esfuerzos de coordinación de la oficina de campo de un organismo entre sus trabajadores TCI, donde se revela que la creación de confianza mediante actividades de colaboración son elementos esenciales en una coordinación satisfactoria entre organizaciones.

摘要

如果,许多非政府机构发现自己与其他类似机构都在面临相同的危机与挑战,因而越来越认识到有必要协调其信息和通讯技术(ICT)活动,共享卫星通讯和互联网连接,共享灾难评估信息,并创建了一些跨机构的协调组织。机构之间总部级别的协调业已证明并不足够,有些机构现在开始在现场办事处雇佣信息和通讯技术人员来进一步促进协调工作。本文所载之案例研究阐述了某个机构现场办事处的信息和通讯技术人员的协调工作,我们发现,通过协作活动来构建信任关系是跨机构合作取得成功的关键要素。

要約

多くの NGO 団体は気がつくと同じような危機に対処することがあるが、情報を調整する潜在的な利益と、災害査定情報を共有して衛星通信とインターネットアクセスを共有する通信技術 (ICT) 活動を理解するようになり、組織間のコーディネート本体を構成してきたといえる。組織のレベルを超えた本部のコーディネートが不十分であると判断される場合、団体でのコーディネートの努力によって現地事務所でのICT人員が確保されることになる。このケーススタディでは、 ICT 労働者に関する 1 団体の現地事務所におけるコーディネートの努力による調査結果を提示する。結果として、共同作業による信用構築が組織を超えたコーディネートの成功に必要不可欠であることが明らかになった。

ملخص

المنظمات الغير حكومية (NGOs) مثل العديد تجد نفسها تستجيب لنفس الأزمات، لقد أدركوا الفوائد المحتملة لتنسيق المعلومات وتكنولوجيا الإتصالات(ICT) الخاصة بهم و أنشطة تقاسم الإتصالات عبر الأقمار الإصطناعية، والإتصال بشبكة الإنترنت، تبادل المعلومات في حالات تقييم الكوارث وأنشأت هيئات التنسيق المشتركة بين المنظمات. وقد ثبت أن التنسيق على مستوى المكاتب الرئيسية عبر المنظمات غير كافي و بعض الهيئات يشركون الآن العاملين بتكنولوجيا المعلومات والإتصالات (ICT) في مكاتبهم الميدانية في جهود التنسيق. دراسة الحالة هذه تعرض النتائج التي توصلت إليها جهود هيئة واحدة في مجال التنسيق بين العاملين في مكتب تكنولوجيا المعلومات والإتصالات (ICT) الخاصة بها ، حيث تم الكشف عن بناء الثقة من خلال الأنشطة التعاونية لتكون عناصر أساسية في نجاح التنسيق بين المنظمات.

References

  1. Benini, A. A. (1999). Network without centre? A case study of an organizational network responding to an earthquake. Journal of Contingencies and Crisis Management, 7, 38–47.CrossRefGoogle Scholar
  2. Bui, T., Cho, S., Sankaran, S., & Sovereign, M. (2000). A framework for designing a global information network for multinational humanitarian assistance/disaster relief. Information Systems Frontiers, 1, 427–442.CrossRefGoogle Scholar
  3. Comfort, L. K., Sungu, Y., Huber, M., Piatek, J., Dunn, M., & Johnson, D. (1999). Self organization in disaster mitigation and management: Increasing community capacity for response. Washington, DC: TIEMS Conference.Google Scholar
  4. Comfort, L. K., Ko, K. & Zagorecki, A. (2003). Modeling fragility in rapidly evolving disaster response systems. Working Paper Series, Institute of Governmental Studies, University of California, Berkeley, July 28, 2003 from http://repositories.cdlib.org/cgi/viewcontent.cgi?article=1024&context=igs, last accessed October 25, 2004.
  5. Czajkowski, J. M. (2007). Leading successful interinstitutional collaborations using the collaboration success measurement model. Chair Academy’s 16th Annual International Conference: Navigating the Future through Authentic Leadership, Jacksonville.Google Scholar
  6. Dirks, K. T., & Ferrin, D. L. (2001). The role of trust in organizational settings. Organization Science, 12, 450–467.CrossRefGoogle Scholar
  7. Gambetta, D. (Ed.). (1988). Trust: Making and breaking cooperative relations. Oxford: Basil Blackwell.Google Scholar
  8. Gulati, R. (1995). Does familiarity breed trust? The implications of repeated ties for contractual choice in alliances. Academy of Management Journal, 38, 85–112.CrossRefGoogle Scholar
  9. Hord, S. (1986). A synthesis of research on organized collaboration. Educational Leadership, 43, 22–26.Google Scholar
  10. Hveinden, B. (1994). Divided against itself: A study of integration in welfare bureaucracy. Oslo: Scandinavian University Press.Google Scholar
  11. Knuth, R. (1999). Sovereignty, globalism, and information: Flow in complex emergencies. The Information Society, 15, 11–19.CrossRefGoogle Scholar
  12. Kreps, G. A., & Bosworth, S. L. (1994). Organizing, role enactment and disaster—A structural theory. Newark: University of Delaware Press.Google Scholar
  13. Malone, T. W. (1987). Modeling coordination in organizations and markets. Management Science, 33, 1317–1332.CrossRefGoogle Scholar
  14. Mattesich, P. W., Murray-Close, M., & Monsey, B. (2001). Collaboration: What makes it work. St. Paul: Amherst H. Wilder Foundation.Google Scholar
  15. Middleton, N., & O’Keefe, P. (1998). Disaster and development: The politics of humanitarian aid. Chicago: Pluto Press.Google Scholar
  16. Newell, S., & Swan, J. (2000). Trust and Inter-organizational Networking. Human Relations, 53, 1287–1328.Google Scholar
  17. Noteboom, B., & Six, F. (2003). The trust process in organizations. Northampton: Edward Elgar Publishing.Google Scholar
  18. Orlikowski, W. J. (1993). Learning from notes: Organizational issues in groupware implementation. The Information Society, 9(3), 237–250.CrossRefGoogle Scholar
  19. Paton, D., Johnston, D., & Houghton, B. F. (1998). Organizational response to a volcanic eruption. Disaster Prevention and Management, 7, 5–13.CrossRefGoogle Scholar
  20. Ring, P. S., & Van De Ven, A. H. (1994). Developmental processes of co-operative inter-organizational relationships. Academy of Management Review, 19, 90–118.Google Scholar
  21. Rogers, D. L., & Whetten, R. A. (1982). Interorganizational coordination: Theory, research and implementation. Ames: University of Iowa Press.Google Scholar
  22. Saab, D. J., Maldonado, E., Orendovici, R., Tchouakeu, L.-M., Van Gorp, A., Zhao, K., Maitland, C. & TAPIA, A. H. (2008). Building global bridges: Coordination bodies for improved information sharing among humanitarian relief agencies. In F. Fiedrich & B. V. D. Walle (Eds.), 5th International ISCRAM Conference, Washington.Google Scholar
  23. Stephenson, M. (2005). Making humanitarian relief networks more effective: Operational coordination, trust and sense making. Disasters, 29, 337–350.CrossRefGoogle Scholar
  24. Stephenson, M., & Schnitzer, M. H. (2006). Inter-organizational trust, boundary spanning and humanitarian relief coordination. Nonprofit Management and Leadership, 17, 211–233.CrossRefGoogle Scholar
  25. Suparamaniam, N., & Dekker, S. (2003). Paradoxes of power: The separation of knowledge and authority in international disaster relief work. Disaster Prevention and Management, 12, 312–318.CrossRefGoogle Scholar
  26. Thompson, D. (1967). Organizations in action. New York: McGraw-Hill.Google Scholar
  27. Thompson, F. J., Frances, J., & Mitchell, J. (1991). Markets, hierarchy and networks: The coordination of social life. London: SAGE.Google Scholar
  28. Tierney, K. J. (1985). Emergency medical preparedness and response in disasters: The need for interorganizational coordination. Public Administration Review, 45, 77–84.CrossRefGoogle Scholar
  29. Uvin, P. (1999). The influence of aid in situations in violent conflict. Paris: OECD, Informal Task Force on Conflict, Peace and Development Co-operation.Google Scholar
  30. Wood, D., & GRAY, B. (1991). Toward a comprehensive theory of collaboration. Journal of Applied Behavioral Science, 27, 139–162.CrossRefGoogle Scholar
  31. Zaheer, A., Mcevily, B., & Perrone, V. (1998). Does trust matter? Exploring the effects of interorganizational and interpersonal trust on performance. Organization Science, 9, 141–159.CrossRefGoogle Scholar

Copyright information

© International Society for Third-Sector Research and The John's Hopkins University 2012

Authors and Affiliations

  • David J. Saab
    • 1
  • Andrea Tapia
    • 1
  • Carleen Maitland
    • 1
  • Edgar Maldonado
    • 1
  • Louis-Marie Ngamassi Tchouakeu
    • 1
  1. 1.College of Information Sciences and TechnologyThe Pennsylvania State UniversityUniversity ParkUSA

Personalised recommendations