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Der Ophthalmologe

, Volume 116, Issue 11, pp 1046–1057 | Cite as

Work in Progress: Anpassung der elektronischen Patientenakte an die Anforderungen einer Universitätsaugenklinik

Individuelle Erweiterungen der Software „FIDUS“ an der Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes UKS
  • C. Spira-EppigEmail author
  • T. Eppig
  • M. Bischof
  • G. Schießl
  • G. Milioti
  • B. Käsmann-Kellner
  • H. Carstensen
  • B. Schick
  • B. Seitz
Originalien

Zusammenfassung

Hintergrund

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte (EPA) an der Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) im Januar 2016 war eine zeitgemäße Antwort auf wachsende Dokumentationspflichten und schnell zunehmende elektronische Diagnostikdaten. Die herstellerseitig ausgelieferte Software ist auf Fachpraxen ausgelegt und kann den Anforderungen von Kliniken nicht „out-of-the-box“ gerecht werden. Wir stellten uns die Frage, welche Funktionen einer digitalen Akte über die reine Ablösung der Papierakte hinaus den Klinikalltag erleichtern können und ob diese im laufenden Betrieb eingeführt werden können.

Methodik

Die EPA wurde gezielt hinsichtlich der Arbeitsprozesse und Dokumentationsanforderungen der Klinik für Augenheilkunde am UKS individualisiert. Die Anpassungen umfassten nicht nur die nahtlose Integration in das Klinikinformationssystem (KIS), sondern auch die Struktur und visuelle Darstellung der EPA sowie funktionelle Erweiterungen zur Erstellung von Befundskizzen und zur Verfolgung von Patientenbewegungen innerhalb der Klinik. Über eine internetbasierte Plattform wurde ein direkter Termin- und Datenaustausch mit Fachpraxen eingerichtet.

Ergebnisse

Durch die Einführung einer sog. „Geisterliste“ kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich die Patienten, die einem Arzt zugeordnet sind, gerade im Hause z. B. zur Diagnostik befinden. Die Erfassung der individuellen Behandlungszeit erlaubt eine Verfolgung der Patientenströme innerhalb der Klinik, die daraufhin optimiert werden können. Bestehende Papierdokumente, insbesondere zur grafischen Erfassung von Befunden, wie z. B. Skizzen, wurden digital abgebildet, wodurch das Einscannen der Dokumente entfällt. Durch das UKS.AUGEN.NETZ wurde eine internetbasierte Möglichkeit geschaffen, durch die Fachpraxen Terminvereinbarungen für Patienten online vornehmen sowie digitale Untersuchungsdaten und ärztliche Korrespondenz austauschen können.

Schlussfolgerung

Durch die beständig enge Zusammenarbeit von Mitarbeitern der Klinik für Augenheilkunde am UKS und dem Hersteller der Software kann eine kontinuierliche Optimierung der EPA auch bei laufendem Klinikbetrieb erfolgen und die Zusammenarbeit zwischen Klinik und niedergelassenen Praxen erleichtern.

Schlüsselwörter

Elektronische Dokumentation Vernetzung Individualisierung Optimierung Digitalisierung 

Work in progress: adaptation of electronic medical records to the requirements of a university eye clinic

Individual extensions of the software “FIDUS” at the Department of Ophthalmology of the Saarland University Medical Center UKS

Abstract

Background

The implementation of electronic medical records (EMR) in the Department of Ophthalmology at the Saarland University Medical Center (UKS) in January 2016 was a timely response to growing documentation requirements and rapidly increasing electronic diagnostic data. The software system was primarily developed for private practices and cannot therefore meet the different requirements of various clinics out of the box. The purpose of this study was to identify features of the EMR beyond purely paper replacement that can assist in the clinical workflow and whether these features can be implemented in a running system.

Methods

The EMR was specifically individualized with respect to the work processes and documentation requirements of the Department of Ophthalmology at the UKS. In addition to a seamless integration into the hospital information system (HIS) the modifications included changes in the structure and visual presentation of the EMR as well as functional extensions. An internet-based platform was set up to enable a direct exchange of appointments and patient data with specialist practices.

Results

Due to the introduction of a so-called ghost list the position of patients within the hospital who are allocated to a physician, e.g. for diagnostics, can be reconstructed at any point in time. The logging of the individual treatment times enables tracking of patient flow within the clinic and a reduction of waiting times. Existing paper documents particularly for the graphic recording of findings, such as sketches, are digitalized eliminating the need to scan documents. The UKS.AUGEN.NETZ is an internet-based portal to facilitate direct organization of appointments with specialist practitioners and for the exchange of digital examination data and medical correspondence.

Conclusion

The permanent close cooperation between employees of the Department of Ophthalmology at the UKS and the manufacturer of the software enables a continuous optimization of the EMR in a fully operational clinical workflow. In addition, the web-based interface improves the cooperation between the hospital and private practices.

Keywords

Electronic documentation Networking Individualization Optimization Digitalization 

Notes

Einhaltung ethischer Richtlinien

Interessenkonflikt

C. Spira-Eppig, T. Eppig, M. Bischof, G. Schießl, G. Milioti, B. Käsmann-Kellner, H. Carstensen, B. Schick und B. Seitz geben an, dass kein Interessenkonflikt besteht.

Für diesen Beitrag wurden von den Autoren keine Studien an Menschen oder Tieren durchgeführt. Für die aufgeführten Studien gelten die jeweils dort angegebenen ethischen Richtlinien.

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Copyright information

© Springer Medizin Verlag GmbH, ein Teil von Springer Nature 2019

Authors and Affiliations

  • C. Spira-Eppig
    • 1
    Email author
  • T. Eppig
    • 2
  • M. Bischof
    • 3
  • G. Schießl
    • 1
  • G. Milioti
    • 1
  • B. Käsmann-Kellner
    • 1
  • H. Carstensen
    • 3
  • B. Schick
    • 4
  • B. Seitz
    • 1
  1. 1.Klinik für AugenheilkundeUniversitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland
  2. 2.Institut für Experimentelle OphthalmologieUniversität des SaarlandesHomburg/SaarDeutschland
  3. 3.Zentrum für Informations- und KommunikationstechnikUniversitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland
  4. 4.Ärztliche Direktion, Universitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland

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