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Der Ophthalmologe

, Volume 115, Issue 10, pp 868–877 | Cite as

Per aspera ad astra: Einführung einer elektronischen Patientenakte an einer Universitätsaugenklinik

Erfahrungen mit „FIDUS“ in der Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes UKS
  • C. Spira-Eppig
  • T. Eppig
  • M. Bischof
  • G. Schießl
  • G. Milioti
  • B. Käsmann-Kellner
  • H. Carstensen
  • B. Schick
  • B. Seitz
Originalien

Zusammenfassung

Hintergrund

Mehr als 60 Jahre lang führte die Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes UKS handschriftliche Papierakten. Wachsende Dokumentationspflichten, sprunghaft zunehmende elektronische Diagnostikdaten, überfüllte Archive und nichtverfügbare Papierakten waren wesentliche Gründe zur Einführung einer elektronischen Patientenakte (EPA).

Methodik

Die EPA wurde gezielt an die Anforderungen der Klinik für Augenheilkunde am UKS angepasst, um eine standardisierte und reibungslose Dokumentation und Patientenbetreuung in allen Klinikbereichen zu gewährleisten. Eine nahtlose Integration in das Klinikinformationssystem (KIS) und eine netzwerkfähige Diagnostiksoftware waren neben einer zeitnahen Digitalisierung der bereits vorhandenen Papierakten essenziell. Faktoren wie die visuelle Gestaltung der elektronischen Akte, Benutzerfreundlichkeit und Referenzinstallationen der Software in anderen Kliniken waren entscheidend für die Wahl von FIDUS (Arztservice Wente GmbH, Darmstadt, Deutschland) als EPA-Software.

Ergebnisse

Nach 1 ½-jähriger Vorbereitungszeit führten wir im Januar 2016 die EPA erfolgreich ein und entwickeln sie fortlaufend weiter. Über Schnittstellen erhält die EPA Patientenstammdaten vom KIS sowie Untersuchungsdaten direkt von elektronischen Diagnostikgeräten. Papierakten werden datenschutz- und rechtskonform digitalisiert und sind aus der EPA direkt elektronisch aufrufbar.

Diskussion

Bei sorgfältiger Planung unter rechtzeitiger Einbindung von IT-Experten, Ärztinnen und Ärzten, nichtärztlichem Personal sowie der Forschungsabteilung und Verwaltung kann die Umstellung auf eine EPA bei laufendem Klinikbetrieb erfolgreich durchgeführt werden.

Schlüsselwörter

Klinikinformationssystem Elektronische Patientenakte Dokumentation Archivierung Diagnosegeräte 

Per aspera ad astra: implementation of electronic patient records in a university eye hospital

Experience with FIDUS in the Clinic for Ophthalmology at the Saarland University Medical Center UKS

Abstract

Background

For more than 60 years patient records of the Department of Ophthalmology at the Saarland Medical Center in Homburg were documented on handwritten paper documents and filed in archives. Increasing requirements for medical documentation, exploding volumes of diagnostic data, overcrowded archives and unavailable files when needed, were the essential rationales for the implementation of an electronic patient archive (EPA).

Methods

The EPA has been specifically adapted to the requirements of the Department of Ophthalmology in order to guarantee a standardized unobstructed documentation and patient care across all sections of the department. Seamless integration into the clinic information system (KIS) and network-compatible diagnostic software were essential as well as a timely digitization of existing paper charts. Decisive factors for using FIDUS (Arztservice Wente GmbH, Darmstadt, Germany) as the EPA software were the visual layout of the EPA, user friendliness and reference installations of the software in other ophthalmology departments.

Results

After one and a half years of meticulous preparation with specific adaptations to the requirements of our department, the EPA was finally implemented in January 2016 and since then we have been working on improvements. The EPA software retrieves basic patient data from the KIS and diagnostic data from electronic devices via various interfaces. Expenses for printers could be reduced but computer workplaces had to be expanded or newly created. For previous patients paper files are digitized externally and stored in an electronic archive directly accessible from the EPA.

Discussion

Successful reorganization and implementation of electronic documentation during clinical routine is feasible with careful preparation and timely involvement of information technology experts, motivated physicians, nurses, research departments and the administration.

Keywords

Hospital information systems Electronic health records Documentation Archives Diagnostic equipment 

Notes

Einhaltung ethischer Richtlinien

Interessenkonflikt

C. Spira-Eppig, T. Eppig, M. Bischof, G. Schießl, G. Milioti, B. Käsmann-Kellner, H. Carstensen, B. Schick und B. Seitz geben an, dass kein Interessenkonflikt besteht.

Dieser Beitrag beinhaltet keine von den Autoren durchgeführten Studien an Menschen oder Tieren.

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Copyright information

© Springer Medizin Verlag GmbH 2017

Authors and Affiliations

  • C. Spira-Eppig
    • 1
  • T. Eppig
    • 2
  • M. Bischof
    • 3
  • G. Schießl
    • 1
  • G. Milioti
    • 1
  • B. Käsmann-Kellner
    • 1
  • H. Carstensen
    • 3
  • B. Schick
    • 4
  • B. Seitz
    • 1
  1. 1.Klinik für AugenheilkundeUniversitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland
  2. 2.Institut für Experimentelle OphthalmologieUniversität des SaarlandesHomburg/SaarDeutschland
  3. 3.Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik ZIKUniversitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland
  4. 4.Ärztliche DirektionUniversitätsklinikum des Saarlandes UKSHomburg/SaarDeutschland

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