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Strahlentherapie und Onkologie

, Volume 190, Issue 5, pp 433–443 | Cite as

Protection of quality and innovation in radiation oncology: The prospective multicenter trial the German Society of Radiation Oncology (DEGRO-QUIRO study)

Evaluation of time, attendance of medical staff, and resources during radiotherapy with IMRT
  • H. Vorwerk
  • K. Zink
  • R. Schiller
  • V. Budach
  • D. Böhmer
  • S. Kampfer
  • W. Popp
  • H. Sack
  • R. Engenhart-Cabillic
Original article

Abstract

Background

A number of national and international societies published recommendations regarding the required equipment and manpower assumed to be necessary to treat a number of patients with radiotherapy. None of these recommendations were based on actual time measurements needed for specific radiotherapy procedures. The German Society of Radiation Oncology (DEGRO) was interested in substantiating these recommendations by prospective evaluations of all important core procedures of radiotherapy in the most frequent cancers treated by radiotherapy. The results of the examinations of radiotherapy with intensity-modulated radiation therapy (IMRT) in patients with different tumor entities are presented in this manuscript.

Patients, material, and methods

Four radiation therapy centers [University Hospital of Marburg, University Hospital of Giessen, University Hospital of Berlin (Charité), Klinikum rechts der Isar der Technischen Universität München] participated in this prospective study. The workload of the different occupational groups and room occupancies for the core procedures of radiotherapy were prospectively documented during a 2-month period per center and subsequently statistically analyzed.

Results

The time needed per patient varied considerably between individual patients and between centers for all the evaluated procedures. The technical preparation (contouring of target volume and organs at risk, treatment planning, and approval of treatment plan) was the most time-consuming process taking 3 h 54 min on average. The time taken by the medical physicists for this procedure amounted to about 57 %. The training part of the preparation time was 87 % of the measured time for the senior physician and resident. The total workload for all involved personnel comprised 74.9 min of manpower for the first treatment, 39.7 min for a routine treatment with image guidance, and 22.8 min without image guidance. The mean room occupancy varied between 10.6 min (routine treatment without image guidance) and 23.7 min (first treatment with image guidance).

Conclusion

The prospective data presented here allow for an estimate of the required machine time and manpower needed for the core procedures of radiotherapy in an average radiation treatment with IMRT. However, one should be aware that a number of necessary and time-consuming activities were not evaluated in the present study.

Keywords

Medical staff Resources Equipment Radiation Evaluation of time 

Evaluation von Zeit, Personal- und Resourcenbedarf während der IMRT-Strahlentherapie

Die DEGRO-QUIRO-Studie

Zusammenfassung

Fragestellung

Internationale Gesellschaften haben Empfehlungen über die erforderliche technische Ausrüstung und für die Anzahl von Mitarbeitern zur Behandlung von Tumorpatienten in der Strahlentherapie veröffentlicht. Keine dieser Empfehlungen basiert auf durchgeführten Messungen für die einzelnen Behandlungsabschnitte in der Strahlentherapie, sondern sind Schätzwerte. Die Deutsche Gesellschaft für Radioonkologie (DEGRO) will ihre Empfehlungen durch prospektive Auswertungen aller wichtigen Abläufe in der Strahlentherapie bei den häufigsten Tumorentitäten untermauern. Ziel dieser Untersuchung war es, die erforderlichen Ressourcen bei der strahlentherapeutischen Behandlung mit intensitätsmodulierter Bestrahlungstechnik bei unterschiedlichen Tumorentitäten zu evaluieren.

Material und Methodik

Vier Strahlentherapiezentren (Universität Marburg, Universität Gießen, Charité Berlin, Universität München rechts der Isar) nahmen an dieser prospektiven Studie teil. Die Arbeitszeit der verschiedenen Berufsgruppen sowie die Raumbelegung bei der Planung und Durchführung der Strahlentherapie wurden prospektiv während eines Zeitraums von jeweils 2 Monaten pro Zentrum dokumentiert und statistisch ausgewertet.

Ergebnisse

Die Zeit für die einzelnen Abschnitte der Behandlung variierte erheblich zwischen den Tumorentitäten, Patienten und den Behandlungszentren. Für die technische Vorbereitung eines Patienten (Definition der Zielvolumina und Risikoorgane, Bestrahlungsplanung und Autorisation des Bestrahlungsplans) wurden im Mittel 3 h 54 min benötigt. Der Zeitanteil der Medizinphysikexperten betrug dabei 57 %. Der Ausbildungsanteil für die Vorbereitungszeit lag etwa bei 87 % der gemessenen Zeit für Facharzt und Assistenzarzt zusammen. Die Arbeitszeit vom gesamten beteiligten Personal für eine Fraktion war im Mittel 74,9 min für eine Ersteinstellung, 39,7 min für eine Routineeinstellung mit „Image guidance“ und 22,9 min für eine Routinebestrahlung ohne „Image guidance“. Die Raumbelegung variierte dabei zwischen 10,6 min (Routinebehandlung ohne „Image guidance“) und 23,7 min (Erstbestrahlung mit „Image guidance“).

Schlussfolgerung

Diese prospektive Untersuchung ermöglicht erstmals den Personal- und Resourcenbedarf einer Bestrahlung mit intensitätsmodulierter Bestrahlungstechnik für verschiedene Tumorentitäten zu bestimmen, wobei „Overhead“-Aufgaben und -Kosten nicht berücksichtigt wurden.

Schlüsselwörter

Medizinisches Personal Ressourcen Ausstattung Zeitanalyse Strahlentherapie 

Notes

Compliance with ethical guidelines

Conflict of interest

H. Vorwerk, K. Zink, R. Schiller, V. Budach, D. Böhmer, S. Kampfer. W. Popp, H. Sack, and R. Engenhart-Cabillic state that there are no conflicts of interest.

The accompanying manuscript does not include studies on humans or animals.

References

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Copyright information

© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2014

Authors and Affiliations

  • H. Vorwerk
    • 1
  • K. Zink
    • 1
    • 2
  • R. Schiller
    • 1
  • V. Budach
    • 3
  • D. Böhmer
    • 3
  • S. Kampfer
    • 4
  • W. Popp
    • 5
  • H. Sack
    • 6
  • R. Engenhart-Cabillic
    • 1
    • 2
  1. 1.Department of Radiotherapy and RadiooncologyUniversity of MarburgMarburgGermany
  2. 2.Department of Radiotherapy and RadiooncologyUniversity of GiessenGiessenGermany
  3. 3.Department of Radiotherapy and RadiooncologyCharité, University of BerlinBerlinGermany
  4. 4.Department of Radiation-OncologyTechnische Universität MünchenMünchenGermany
  5. 5.Prime Networks AGBaselSwitzerland
  6. 6.Department of Radiotherapy and RadiooncologyUniversity of EssenEssenGermany

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