Gestaltung internetbasierter kollaborativer Team- und Projektarbeit

Zusammenfassung

Dieser Beitrag der Zeitschrift Gruppe. Interaktion. Organisation (GIO) befasst sich mit der Gestaltung internetbasierter kollaborativer Team- und Projektarbeit. Um die Team- und Projektarbeit in Unternehmen zu unterstützten, werden verstärkt internetbasierte kollaborative Anwendungen eingesetzt. Diese ermöglichen es, Mitarbeitende im Unternehmen und über Standorte hinweg zu vernetzen, Wissen und Daten zu teilen und Projekte zu organisieren. Ob diese Vorteile tatsächlich genutzt werden können, hängt davon ab, wie der Einsatz der Werkzeuge gestaltet wird. Als Orientierung für eine effektive Nutzung kollaborativer Anwendungen wird im vorliegenden Beitrag ein Gestaltungsmodell für räumlich verteilte kollaborative Arbeit vorgestellt, das sich an soziotechnischer Systemgestaltung orientiert. Die Tauglichkeit des Modells wird anhand eines Praxisbeispiels demonstriert. Exemplarisch werden an einem Praxisbeispiel Gestaltungsaktivitäten aber auch Probleme bei der Nutzung der Anwendungen aufgezeigt und im Modell auf den Ebenen Strategie, Methoden und Technik verortet. Trotz einer hohen technischen Affinität und vielfältiger Gestaltungsmaßnahmen werden im Praxisbeispiel fünf zentrale Problemfeldern erkennbar: (1) parallele Nutzung von Anwendungen, (2) die Transparenz im Hinblick auf Veränderungen, (3) die hohe Taktzahl virtueller Meetings, (4) der Onboardingprozess, (5) die Spannung zwischen dem Tagesgeschäft und der Umsetzung interner IT-Projekte. Die exemplarische Prüfung des entwickelten Gestaltungsmodells ergibt, dass es Führungskräften und Arbeitsgestaltern eine Orientierung für die integrierte Gestaltung kollaborativer Anwendungen bieten kann.

Abstract

In order to support team and project work in companies, Internet-based collaboration software tools are increasingly being used. These software tools enable employees located within and outside the organization to communicate, share knowledge and data, and organize projects. Whether these benefits can be actualized depends on how the collaboration software is designed. As an orientation for the effective use of collaboration software tools, the present paper presents a design model for spatially distributed collaborative work and demonstrates its suitability based on a practical example. Therefore, we exemplarily show design activities and problems of the practical example and locate them within the model. Despite an extensive technical acumen and diverse design work, we identify problems with the use of collaboration tools. They focus on five problem areas: (1) parallel use of collaboration software tools, (2) transparency in terms of change, (3) the high rate of virtual meetings, (4) the onboarding process, and (5) the dilemma between the daily business and the implementation of internal IT projects.